System billingowy: Jedno rozwiązanie dla tysięcy klientów

Dla firm specjalizujących się w sprzedaży mediów nadszedł czas zmian. Nowe wyzwania, takie jak deregulacja rynku i wynikająca z niej zwiększona konkurencja w branży czy program uwalniania rynku gazu powodują, że przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, chcąc świadczyć usługi tysiącom klientów, poszukują rozwiązań, które zapewnią im skuteczną realizację celów biznesowych. O wyzwaniach przedsiębiorstw użyteczności publicznej opowiada Joanna Stencel, Senior Konsultant odpowiedzialny za rozwój rozwiązań IT w branży utilities w firmie HICRON Sp. z o.o.

System ERP dla przedsiębiorstw użyteczności publicznej

Aby firmy z branży utilities mogły efektywnie realizować swoje cele biznesowe, potrzebują systemu informatycznego, który zintegruje procesy przedsiębiorstwa na wszystkich jego szczeblach. Taka rolę spełnia system ERP, który obejmuje całość procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i pozwala zoptymalizować pracę w wielu obszarach jego funkcjonowania.

Idealnym rozwiązaniem biznesowym dla przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą mediów jest system SAP ERP. Dzięki niemu firmy otrzymują gwarancję możliwości stałego podnoszenia jakości usług oraz elastyczność pozwalającą na szybką reakcję na zmiany rynkowe” – informuje Joanna Stencel.

System oferowany przez czołowego dostawcę rozwiązań wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem - niemiecką firmę SAP AG - posiada bazę procesów referencyjnych nabytych w wyniku 30 letnich doświadczeń światowych oraz 15 letnich doświadczeń krajowych SAP. Dotyczy to również procesów biznesowych unikalnych dla branży gazowniczej, energetycznej, wodociągowej oraz dostawców usług telekomunikacyjnych czy komunalnych.

Standardowy system nie wystarczy

Czy funkcjonalności dostępne w ramach standardowych systemów ERP wystarczą, aby firmy utilities skutecznie stawiały czoła wyzwaniom stale zmieniającej się branży? Mając na uwadze odmienność procesów biznesowych w przedsiębiorstwach użyteczności publicznej, standardowe systemy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem należy traktować jako punkt wyjścia do wdrożenia rozwiązań skuteczniej realizujących unikalne dla nich procesy.

Zapewnienie kompleksowego rozliczenia oferowanych usług czy automatyzacja fakturowania klientów to tylko niektóre z wyzwań, jakie stoją przed firmami z branży gazowniczej czy energetycznej. Firmy te, ze względu na specyfikę działania, potrzebują rozwiązania branżowego idealnie dostosowanego do ich potrzeb biznesowych. - tłumaczy Joanna Stencel. Dzięki wiedzy naszych konsultantów na temat procesów zachodzących w przedsiębiorstwach użyteczności publicznej, udało nam się opracować HICRON Billing Solution. Rozwiązanie to wykorzystuje w maksymalnym stopniu funkcjonalności systemu SAP ERP, dając przedsiębiorstwom możliwość dostosowania go do indywidualnych wymogów branży i firmy. Ponadto umożliwia przepływ danych pochodzących z różnych obszarów systemu, wykorzystując je w celach analitycznych i raportowych. – wyjaśnia.

Szybko i skutecznie

Wdrożenie rozwiązania billingowego w branży użyteczności publicznej gwarantuje podniesienie jakości świadczonych usług. Rozwiązanie optymalizuje i automatyzuje, wszystkie operacje przeprowadzane przez firmy specjalizujące się w sprzedaży mediów – począwszy od całościowej obsługi urządzeń pomiarowych na zarządzaniu danymi dotyczącymi energii kończąc. Szczególnie ważnym udogodnieniem z punktu widzenia przedsiębiorstw użyteczności publicznej jest możliwość kompleksowego rozliczania faktur w ramach rozwiązania billingowego.

Największym wyzwaniem w branży utilities jest konieczność jednoczesnego wystawienia faktur dla tysięcy klientów.– stwierdza Joanna Stencel. Rozwiązanie do sprzedaży mediów musi więc być zintegrowane z układami pomiarowymi, by mogło automatycznie naliczyć należność na podstawie ustalonych wcześniej algorytmów. Powinno również być przygotowane do jednoczesnego przesyłu milionów rekordów, a także pozwalać na modyfikacje parametrów sprzedażowych przez dane przedsiębiorstwo. Rozwiązanie HICRON Billing Solution spełnia te kryteria w maksymalnym stopniu – zaznacza.

Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, rozszerzając system ERP o rozwiązanie billingowe, zyskują zaawansowane narzędzie wspierające zarządzanie relacjami z klientami. Firmy decydują się na wdrożenie systemów billingowych także ze względu na wsparcie realizacji procesów od strony technicznej.

Korzystając z rozwiązania bilingowego bez problemu można ustalić, co działo się z elementami układu pomiarowego (licznikiem, przekładnikiem czy reduktorem, sondą) od momentu przyjęcia do magazynu, poprzez wydanie do instalacji, montaż u klienta, demontaż do legalizacji urządzenia czy instalację u innych użytkowników aż po jego złomowanie. Firmy, które nie korzystają z systemów bilingowych rejestr zmian prowadzą głównie w formie papierowej, co wiąże się z koniecznością archiwizacji dokumentów i ryzykiem ich zagubienia. Dzięki automatycznemu zapisowi wszelkich niezbędnych informacji o ruchu urządzenia nie trzeba się dłużej tym martwić – pełna historia znajduje się w systemie, więc w razie potrzeby można dotrzeć do pojedynczego odczytu nawet sprzed kilku lat. – informuje.

Korzyść z billingu. Dla każdego

Rozwiązania billingowe opierają się na głębokiej znajomości procesów biznesowych unikalnych dla branży gazowniczej, energetycznej, wodociągowej, dostawców usług telekomunikacyjnych i komunalnych. Obejmując swym zasięgiem wszystkie operacje przeprowadzane w branży użyteczności publicznej, wpływają na usprawnienie pracy osób zajmujących rozmaite stanowiska – zarówno grupy inkasentów, jak i kierowników wysokiego szczebla.

Żadne inne rozwiązanie nie organizuje pracy inkasentów w tak efektywny sposób. - podkreśla Joanna Stencel. Dzięki możliwości wprowadzania do systemu billingowego wszelkich adnotacji dotyczących poszczególnych klientów, inkasent dysponuje pełną informacją o sposobie dotarcia do konkretnych lokali. Ma on ponadto możliwość dostosowania dróg odczytu w najbardziej dogodny dla niego sposób – maksymalnie optymalizuje trasę, by uniknąć niepotrzebnego cofania się. – wylicza udogodnienia.

Wdrożenie systemu ERP wraz z rozwiązaniem billingowym wiąże się z utworzeniem jednorodnego źródła danych, umożliwiając przedsiębiorstwom użyteczności publicznej zarządzanie wszystkimi procesami biznesowymi z poziomu jednego środowiska systemowego. Tym samym pracownicy szczebla zarządzającego, korzystając z jednolitej bazy danych, mogą prowadzić nadzór nad procesami gospodarczymi w bardziej dokładny sposób. Dzięki możliwości generowania sprawozdań zarządczych o dowolnym poziomie szczegółowości, kluczowe osoby w przedsiębiorstwie mogą podejmować trafniejsze decyzje strategiczne, znacznie zwiększając efektywność procesów gospodarczych.

Struktura danych w systemie obejmuje zarówno część techniczną, jak i handlową. Integracja tych obszarów przekłada się na spójność w obsłudze klienta – wszystkie zmiany wprowadzone przez dział handlowy są widoczne dla działu technicznego i na odwrót. Automatyczna aktualizacja danych i bezbłędna komunikacja pomiędzy działami usprawnia całościowe zarządzanie przedsiębiorstwem, zapewniając świadczenie usług najlepszej jakości.

Źródło: HICRON