System ERP w Grupie Graal

Graal jest największym krajowym producentem konserw rybnych oraz liderem branży przetwórstwa ryb. Obecnie Grupę Kapitałową Graal tworzy dziewięć spółek: Graal S.A., Superfish, Kordex, Kooperol, Koral, Polinord, Gaster, Ruskij Caviar, Agrofish. Jej oferta handlowa obejmuje m.in. konserwy rybne, owoce morza, kawiory, ryby mrożone, ryby wędzone, marynaty, pasty, sałatki rybne i warzywne z dodatkiem mięsa, dania obiadowe oraz konserwy mięsne. Od początku 2008 roku GK Graal wykorzystuje system wspomagający zarządzanie klasy ERP – IFS Applications.

Od 2004 roku spółka Graal S.A. uczestniczy w konsolidacji na rynku przetwórstwa ryb w Polsce i rozszerza swoją działalność zagranicą.

W pewnym momencie doszliśmy do wniosku, że szybki wzrost naszej fi rmy nie może być realizowany wyłącznie poprzez rozwój organiczny. Przyjęliśmy strategię przejęć kolejnych spółek w Polsce – były to zarówno przedsiębiorstwa produkcyjne, jak i takie, które posiadały własne kanały dystrybucyjne i znaczący udział w rynku. Po dwóch latach zaczęliśmy przejmować również spółki wytwarzające inne produkty niż ryby. Takie zróżnicowanie oferty umożliwiło nam zdobycie przewagi na rynku – mówi Robert Wijata, dyrektor finansowy Grupy Kapitałowej Graal.

Graal, podczas kilkunastoletniej działalności, stworzył Grupę Kapitałową i wprowadził na rynek wiele znanych marek, m.in.: Graal, Black Rose, SuperFish, Koral, Kordex, Gaster, Tess.

Grupa Kapitałowa Graal jest także producentem marek prywatnych dla sieci handlowych: Biedronka, Tesco, Carrefour, Real, Macro Cash&Carry, Kaufl and, Netto, Aldi, Intermarche, Auchan, Elea i Eperia Holding. Grupa eksportuje produkty do wielu krajów Europy, a także USA, Kanady i Meksyku. Dynamiczny rozwój Grupy i włączanie w jej skład przejmowanych spółek spowodował, że Zarząd fi rmy zdał sobie sprawę z potrzeby ujednolicenia wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Poszukiwano rozwiązania, które miało ułatwić monitorowanie na bieżąco działalności spółek wchodzących w skład grupy.

Rośnie Grupa – rosną potrzeby

Mimo że w fi rmie Koral, wchodzącej w skład Grupy działał już system wspomagający zarządzanie, w 2006 roku Zarząd Grupy Kapitałowej zdecydował się na poszukiwanie innego systemu, który mógłby zostać potem wdrożony we wszystkich spółkach. Na decyzję wpłynęło kilka czynników. Przede wszystkim oprogramowanie, które posiadał Koral nie miało wystarczająco rozbudowanych funkcjonalności.

Jako liderzy rynku przetwórstwa rybnego poszukiwaliśmy zaawansowanego technologicznie systemu wspomagającego zarządzanie, na którym moglibyśmy bazować w zakresie produkcji, dystrybucji i budowania strategii. Zależało nam również na korzystaniu z informacji na poziomie zarządczym. To wymagało od nas wykonania kolejnego dużego skoku – uporządkowania całej organizacji tak, aby realizowana sprzedaż była pod pełną kontrolą. Nasza struktura była już tak rozbudowana, że nie mogliśmy sobie pozwolić na korzystanie z systemów o mało rozbudowanej funkcjonalności. Nowy system miał rozwijać się wraz z naszymi potrzebami – komentuje potrzebę zmiany Robert Wijata.

Kolejnym istotnym powodem zmiany systemu była konieczność integracji i efektywnego przepływu informacji w ramach całej Grupy Kapitałowej Graal. Dane były generowane w różnych lokalizacjach i działach fi rm, a ich spójność pozostawiała wiele do życzenia. Zakładano, że wraz z rozwojem Grupy, system będzie rozbudowywany, dlatego zwracano również uwagę na jakość usług oferowanych przez dostawcę. Czynnikami decydującymi o wyborze rozwiązania oferowanego przez IFS były: bogata funkcjonalność i elastyczność oferowanego rozwiązania. Umowa na dostarczenie najnowszej wersji IFS Applications została podpisana pod koniec 2006 roku i już na początku 2007 roku rozpoczęto pierwszy etap wdrożenia.

Jeden system w trzech spółkach

Pierwszy etap wdrożenia objął trzy spółki należące do Grupy: Graal S.A., która jako wiodąca w Grupie jest fi rmą handlową, Polinord, produkujący przetwory rybne oraz Superfi sh. W celu usprawnienia procesu wdrażania GK Graal i IFS powołały komitet sterujący. Wyznaczono lidera i podzielono się obszarami odpowiadającymi poszczególnym modułom systemu IFS Applications. Wdrożenie we wszystkich trzech spółkach zakończyło się sukcesem dzięki dobrej współpracy obu stron. W Grupie Kapitałowej Graal została wdrożona najnowsza wersja systemu IFS Applications, a zakres wdrożenia objął pięć modułów systemu: IFS Finanse, IFS Dystrybucję, IFS Produkcję, IFS Remonty oraz IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace dla łącznej liczby 150 użytkowników. Wiele pracy ze strony odbiorcy wymagało wdrożenie modułu IFS Produkcja.

W przypadku wdrożenia modułu IFS Produkcja trudność wynikała przede wszystkim z tego, że w Grupie nie wykorzystywano do tej pory systemu informatycznego do wspomagania zarządzania produkcją. Zdefi niowanie w systemie stosowanych w Grupie struktur recepturowych i produktowych, było niezbędne, aby spółki mogły w pełni korzystać z możliwości modułu produkcyjnego. Tę pracę musieli samodzielnie wykonać technolodzy spółek produkcyjnych – dodaje Marek Merchel, Konsultant Wiodący IFS Produkcja po stronie IFS Poland.

Eksploatacja – perspektywy

Nie wszystko da się przewidzieć i sprawdzić na etapie planowania rozwiązania. Dopiero założenie bazy, wprowadzenie danych i uruchomienie systemu oraz wyłączenie starego oprogramowania oznacza przejście do innej rzeczywistości.

System IFS Applications zaczął działać na początku 2008 roku, ale wciąż niektóre kwestie wymagają rozwiązania. Nie wynikają one z natury systemu – są związane głównie z niewystarczającą liczbą godzin szkoleń z obsługi systemu, zapisywaniem danych czy tworzeniem indeksów. Nasza fi rma nieustannie rozwija się, powoduje to konieczność wprowadzania zmian w konfi guracji systemu i dalszego szkolenia użytkowników. – mówi Robert Wijata.

Wśród głównych korzyści wynikających z wdrożenia systemu ERP IFS Applications wymieniane są m.in.: zgromadzenie w jednym miejscu i łatwy dostęp do informacji generowanych w różnych lokalizacjach i działach spółek należących do GK Graal.

Informacja zarządcza jest o wiele bardziej dostępna. Informatycy zatrudnieni w Grupie Kapitałowej Graal coraz sprawniej posługują się różnymi narzędziami generującymi raporty, umożliwiającymi przygotowywanie dowolnych zestawień z szerokiej bazy danych zgromadzonych w systemie. – mówi Robert Wijata.

Wśród korzyści z wdrożenia IFS Applications wymieniane są także:usprawnienie zarządzania obszarami działalności związanymi z fi nansami, produkcją, zakupami, logistyką i utrzymaniem niezawodności urządzeń.

Moduł IFS Produkcja pozwala na ewidencję w systemie struktur recepturowych i produktowych, wykorzystywanych w trakcie produkcji wyrobów gotowych (konserw i produktów rybnych) i półproduktów (sosów, keczupów i majonezów). Wdrożenie tego modułu umożliwia również szczegółowe śledzenie kosztów produkcji i bieżącego zużycia wykorzystywanych surowców. Z kolei moduł IFS Dystrybucja zapewnia wsparcie procesu sprzedaży produktów klientom GK Graal, wśród których są także duże sieci handlowe. Wymiana dokumentów, takich jak zamówienie czy faktura VAT pomiędzy spółkami Grupy Kapitałowej Graal a sieciami handlowymi odbywa się drogą elektroniczną (EDI), a integracja systemu ERP IFS Applications z mechanizmami wymiany danych stosowanymi przez odbiorców pozwala na śledzenie na bieżąco przekazywanych dokumentów i usprawnia współpracę. Wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie w wielu wypadkach rozwija się wraz z fi rmą i zmieniającymi się jej oczekiwaniami. Podobnie jest w przypadku GK Graal.

Przed nami jeszcze wdrożenie modułu kadrowo-płacowego, który nie został uruchomiony we wszystkich spółkach. Stosujemy nietypowy, bardzo elastyczny system płacowy, musimy wypracować sposób, w jaki zostanie on odwzorowany w module IFS Płace – podsumowuje Robert Wijata.

____________________________________________________________

Konsolidacja wymaga wsparcia IT

Wywiad z Bogusławem Kowalskim, prezesem Zarządu Grupy Kapitałowej Graal SA

Jakie czynniki wpłynęły na wybór systemu IFS Applications przez Grupę Kapitałową Graal?

Graal z małej rodzinnej fi rmy w niedługim czasie rozrósł się do Grupy Kapitałowej, w skład której obecnie wchodzi 9 spółek. Każda spółka była odrębnym organizmem i wykorzystywała różne narzędzia informatyczne. Koniecznym było znalezienia takiego rozwiązania, które ułatwiłoby monitorowanie na bieżąco działalności każdej ze spółek należącej do Grupy. Takie możliwości dało nam wdrożenie systemu IFS. Głównymi czynnikami wpływającymi na jego wybór była jego bogata funkcjonalność, elastyczność oraz konkurencyjna cena.

Jakie Pana zdaniem korzyści przyniesie wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie w zarządzaną przez Pana Grupą Kapitałową?

Wdrożenie tego systemu umożliwiło nam przede wszystkim uzyskanie niezbędnych informacji zarządczych wspomagających podejmowanie decyzji oraz przeprowadzanie analiz koniecznych do podejmowania kolejnych kroków.

Jakie mają Państwo plany rozwoju na najbliższe miesiące? Jak w ich realizacji może Państwu pomóc wdrożony system?

Obecnie planujemy wprowadzić system do pozostałych spółek GK Graal. Poza tym planujemy kupić program analityczny, który wspomagałby IFS w pozyskiwaniu niezbędnych danych do tworzenia analiz w szybkim czasie.

____________________________________________________________

Graal płynie na fali

Wywiad z Robertem Wijatą, dyrektorem finansowym Grupy Kapitałowej Graal SA

W ciągu 18 lat fi rma z małego przedsiębiorstwa handlowego rozrosła się w Grupę Kapitałową, obejmującą 9 spółek, która jest największym w kraju producentem konserw rybnych oraz liderem branży przetwórstwa ryb w kraju. W jaki sposób Grupa Kapitałowa Graal budowała swoją pozycję na rynku?

W 2003 roku stwierdziliśmy, że drogą do szybkiego wzrostu fi rmy nie może być jedynie rozwój organiczny. Przyjęliśmy wtedy strategię akwizycji. Rozpoczęliśmy przejmowanie kolejnych spółek, były to nie tylko przedsiębiorstwa produkcyjne, ale również takie, które miały rozwiniętą sieć dystrybucji. Ze względu na to, że nasza pozycja fi nansowa z roku na rok stawała się coraz silniejsza, mogliśmy sobie pozwolić na kolejne, cenne akwizycje. Już w 2004 roku nabyliśmy pakiet większościowy spółki produkcyjnej Polinord, w kolejnym roku pozyskaliśmy spółkę Syrena Royal i przejęliśmy 51% udziałów w spółce Ruskij Caviar. Następnie w 2006 roku przejęliśmy kolejne spółki: Kooperal, Gaster, Kordex i Koral. W kolejnym roku kupiliśmy fi rmę Superfi sh S.A. Każda akwizycja wzmacniała naszą pozycję, i umożliwiała nam przejmowanie kolejnych fi rm.

Obecnie Grupa Kapitałowa Graal posiada prawie 30% udział w rynku. Jakie są dalsze perspektywy rozwoju Grupy?

Mimo że możemy pochwalić się większym udziałem w rynku niż wiele spółek, które należą do zagranicznych koncernów, nie spoczywamy na laurach. Planujemy kontynuować naszą strategię konsolidacji rynku, przejmując fi rmy w dobrej kondycji. Oczekujemy, że przejęcie przynosi obopólne korzyści, głównie ze względu na wymianę tzw. know-how. Polski rynek jest nadal bardzo chłonny. Średnia roczna spożycia ryb w Polsce wynosi 10 kg na mieszkańca, natomiast w Unii Europejskiej jest to średnio 20 kg, a w atlantyckiej Portugalii ten poziom przekracza nawet 40 kg. Możemy jednak zauważyć, że nawyki żywieniowe Polaków zmieniają się i coraz częściej doceniają zalety rybnej diety. Spodziewamy się, że sprzedaż ryb i ich przetworów w naszym kraju będzie rosła. Dostosowujemy naszą ofertę do możliwości rynku – są wśród niej zarówno produkty w niskich cenach jak i luksusowe.

Jak na tle dynamicznego rozwoju fi rmy jest postrzegane wdrożenie systemu IFS wspomagającego zarządzanie?

To jest bardzo ważne wydarzenie w historii fi rmy. Dynamiczny rozwój Grupy i włączanie w jej skład przejmowanych spółek spowodował, że w 2006 r. Zarząd rozpoczął poszukiwanie systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP, który miał ujednolicić wykorzystywane narzędzia informatyczne i umożliwić sprawniejszą kontrolę spółek wchodzących w skład Grupy na poziomie zarządczym. Zależało nam również na usprawnieniu procesów dystrybucji i produkcji. Wyznaczyliśmy sobie ambitne zadanie – chcieliśmy zinformatyzować jednocześnie centralę Grupy i dwie spółki produkcyjne. Osiągnęliśmy sukces – system IFS Applications już działa.

Jak będzie przebiegał dalszy rozwój systemu IFS Applications?

Planujemy wdrożenie systemu w kolejnych spółkach – Kooperol i Koral. Chcemy powrócić do wdrożenia modułów IFS Zasoby Ludzkie i IFS Płace w firmie Graal. Coraz lepiej w praktyce poznajemy możliwości systemu IFS Applications, mamy kolejne pomysły, jak można go lepiej wykorzystywać w naszej bieżącej pracy. Myślimy nad wdrożeniem kolejnych funkcjonalności systemu. Jednym słowem, system żyje i ciągle się rozwija.

Źródło: www.ifs.com.pl