Planowanie odpowiedniej liczby pracowników w zakładzie produkcyjnym nie może być realizowane w oderwaniu od planowania samej produkcji – powinno także uwzględniać różne ograniczenia związane z tym procesem. Już z perspektywy planowania produkcji na poziomie operacyjnym powinniśmy wiedzieć, jaką obsadą dysponujemy. Jak więc efektywnie ją zaplanować?
| REKLAMA | ||
 |
Planowanie obsady na produkcji – jak zacząć?
Jeśli spojrzymy na planowanie produkcji z perspektywy długofalowej (czy nawet procesu S&OP), zaczynamy od prognoz popytu, mówiących o zapotrzebowaniu na produkty. To na ich podstawie przygotowujemy długofalowy plan produkcyjny, wskazujący na potrzeby w zakresie obsady. Ma nam on odpowiedzieć na 3 zasadnicze pytania:
Wychodząc od prognoz popytu, realizując następnie proces planowania produkcji, jesteśmy w stanie uzyskać informację na temat zapotrzebowania na zdolności produkcyjne, materiały i obsadę. Na tym etapie pojawia się obszar HR, którym zajmują się pracownicy średniego szczebla, odpowiedzialni za nadzór nad produkcją.
Przy planowaniu obsady biorą pod uwagę różne ograniczenia. Wynikają one z przepisów prawa pracy, formy zatrudnienia pracowników, ich kompetencji, odbytych szkoleń, posiadanych uprawnień, a także różnych indywidualnych cech pracownika. Mogą to być też jego prośby dotyczące dyspozycyjności w poszczególnych dniach pracy, wnioski urlopowe, odbiory nadgodzin, zastępstwa i oddelegowania.
System APS – narzędzie do planowania i harmonogramowania produkcji a planowanie obsady
Narzędzia do szczegółowego planowania i harmonogramowania produkcji, takie jak systemy klasy APS, potrafią uwzględnić zasoby ludzkie, traktując je jako zasób w procesie produkcyjnym. Nie biorą jednak pod uwagę bardzo istotnej kwestii – ich dostępności. Gdy mówimy o zasobach maszynowych, mówimy w zasadzie o kalendarzu czasu pracy maszyn, który zazwyczaj jest dość prosty, uzupełniony o zapisy dotyczące utrzymania ruchu. I o ile w przypadku maszyn jesteśmy w stanie bardzo dobrze sobie z tym poradzić, to w przypadku planowania obsady pojawia się problem. Systemy planowania produkcji wymagają dokładnego kalendarza dostępności zasobów, a stworzenie go dla zasobów ludzkich nie jest już takie łatwe.
W praktyce mistrzowie/brygadziści bardzo często tworzą plany ręcznie, w Excelu. Z perspektywy planowania produkcji albo zakładają, że ludzie nie są dla nich ograniczeniem (co może być dotkliwe w skutkach), albo wykonują przybliżony bilans. W momencie, gdy pojawia się potrzeba obsadzenia stanowisk produkcji osobami o konkretnych kompetencjach, na drodze staje dodatkowa przeszkoda – dostępność danego pracownika. W przypadku prostych grafików pracy (jednozmianowych, w stałych godzinach) zwykle nie ma z tym większego problemu. Natomiast w zakładach pracy, gdzie systemy czasu pracy są bardziej skomplikowane, rzadko który system do planowania jest w stanie spojrzeć na ludzi z dokładnością co do jednego człowieka.
Wsparcie dla procesów zarządzania pracownikami
Podstawowymi narzędziami wspomagającymi procesy zarządzania pracownikami produkcyjnymi są:
Ręczne planowanie grafików jest zadaniem bardzo żmudnym i czasochłonnym. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi pozwala nie tylko stworzyć grafik pracy zgodny z przepisami prawa pracy, ale także realizować różne strategie planowania grafików, w zależności od przyjętych kryteriów. Przykładowo kryterium takim może być ciągłość pracy pracownika (planujemy tak, aby pracownik miał zaplanowane wszystkie dni robocze w miesiącu), stawka godzinowa pracownika (np. planujemy tak, aby produkować przy najniższych możliwych kosztach pracowniczych), równomierne rozłożenie godzin w okresie rozliczeniowym, sobót w danym okresie rozliczeniowym, czy uwzględnienie planów urlopowych pracowników. Takie kryteria można dodatkowo parametryzować i dodawać. Można również wyłączać dodatkowe weryfikatory związane z celami biznesowymi lub, na przykład, robić to w zależności od tego, czy pracownik będzie samodzielnie określać swoją dyspozycyjność.
Automatyczne grafiki – parametry
Kolejnym kryterium, które może być uwzględnione w automatycznych grafikach pracy, jest miejsce zamieszkania pracownika. To istotny parametr w sytuacji, gdy zapewniamy pracownikom wspólny transport do zakładu pracy.
Innym przykładowym kryterium może być w pierwszej kolejności planowanie obsady na bazie pracowników etatowych, a dopiero później na pracownikach na umowach cywilno-prawnych, czy pracownikach agencji pracy tymczasowej.
Właściwie stworzony grafik pracy może spełnić nie tylko oczekiwania z produkcji, czy oczekiwania biznesu (np. stworzenie takiego grafiku, aby koszty pracownicze były jak najniższe). Grafik może uwzględniać taki wybór zespołu, który zrealizuje zadania w jak najbardziej optymalny sposób, biorąc pod uwagę wszystkie nasze warunki i ograniczenia.
Automatyczne grafiki – narzędzia
Narzędzia do tworzenia automatycznych grafików pracy wspierają również planowanie urlopów. Pilnują tego, aby np. więcej niż 20% danego zespołu nie przebywało w tym samym czasie na urlopie, albo by na urlopach w tym samym czasie nie przebywały osoby o podobnych kompetencjach. Dodatkowo dział HR lub controlingu może – określając odpowiednio budżet urlopowy na poszczególne miesiące – przekazać informację mistrzowi/brygadziście, w których miesiącach i jakie ilości urlopu byłoby dobrze rozplanować, mając na uwadze sezonowość produkcji.
Zaawansowane narzędzia do automatycznego tworzenia grafików pozwalają na import danych z systemu ewidencji czasu pracy (na przykład na podstawie odczytu z RCP), czy też z systemu MES, służącego do ewidencji produkcji. Posiadają również możliwość wystawienia przez mistrzów/brygadzistów zleceń nadgodzin w zależności od faktycznych potrzeb. Prowadzi to do minimalizacji liczby nadgodzin.
Kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem
Pamiętajmy, że automatyczne planowanie czasu pracy nie może być oderwane od reszty zagadnień związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi na produkcji. Grafik pracy jest tylko jednym z elementów, ale, jak wskazano wcześniej, znacząco wpływa na możliwości optymalizacji kosztów w firmie oraz zwiększenie komfortu pracy pracowników.
Pracując na co dzień z firmami produkcyjnymi, dużo rozmawiamy o ich problemach związanych z procesami produkcyjnymi. Jeszcze parę lat temu dyskusje schodziły na kwestie zaopatrzenia, procesy wytwórcze, czasy przezbrojeń. Od dłuższego czasu, na pytanie o największy problem dla organizacji, otrzymujemy odpowiedź: „pracownicy!”. Przedsiębiorstwa borykają się z brakami kadrowymi lub brakami pracowników o odpowiednich kompetencjach. W tej sytuacji właściwe planowanie czy sterowanie produkcją powinno w pierwszej kolejności uwzględniać właśnie ich.
Źródło: EQ System
Jeśli spojrzymy na planowanie produkcji z perspektywy długofalowej (czy nawet procesu S&OP), zaczynamy od prognoz popytu, mówiących o zapotrzebowaniu na produkty. To na ich podstawie przygotowujemy długofalowy plan produkcyjny, wskazujący na potrzeby w zakresie obsady. Ma nam on odpowiedzieć na 3 zasadnicze pytania:
- Czy mamy odpowiednie zasoby - park maszynowy, żeby te prognozy zrealizować?
- Czy mamy odpowiednią ilość materiałów, by tak się stało?
- Czy mamy odpowiednią dostępność pracowników, aby zrealizować plan?
Wychodząc od prognoz popytu, realizując następnie proces planowania produkcji, jesteśmy w stanie uzyskać informację na temat zapotrzebowania na zdolności produkcyjne, materiały i obsadę. Na tym etapie pojawia się obszar HR, którym zajmują się pracownicy średniego szczebla, odpowiedzialni za nadzór nad produkcją.
Przy planowaniu obsady biorą pod uwagę różne ograniczenia. Wynikają one z przepisów prawa pracy, formy zatrudnienia pracowników, ich kompetencji, odbytych szkoleń, posiadanych uprawnień, a także różnych indywidualnych cech pracownika. Mogą to być też jego prośby dotyczące dyspozycyjności w poszczególnych dniach pracy, wnioski urlopowe, odbiory nadgodzin, zastępstwa i oddelegowania.
System APS – narzędzie do planowania i harmonogramowania produkcji a planowanie obsady
Narzędzia do szczegółowego planowania i harmonogramowania produkcji, takie jak systemy klasy APS, potrafią uwzględnić zasoby ludzkie, traktując je jako zasób w procesie produkcyjnym. Nie biorą jednak pod uwagę bardzo istotnej kwestii – ich dostępności. Gdy mówimy o zasobach maszynowych, mówimy w zasadzie o kalendarzu czasu pracy maszyn, który zazwyczaj jest dość prosty, uzupełniony o zapisy dotyczące utrzymania ruchu. I o ile w przypadku maszyn jesteśmy w stanie bardzo dobrze sobie z tym poradzić, to w przypadku planowania obsady pojawia się problem. Systemy planowania produkcji wymagają dokładnego kalendarza dostępności zasobów, a stworzenie go dla zasobów ludzkich nie jest już takie łatwe.
W praktyce mistrzowie/brygadziści bardzo często tworzą plany ręcznie, w Excelu. Z perspektywy planowania produkcji albo zakładają, że ludzie nie są dla nich ograniczeniem (co może być dotkliwe w skutkach), albo wykonują przybliżony bilans. W momencie, gdy pojawia się potrzeba obsadzenia stanowisk produkcji osobami o konkretnych kompetencjach, na drodze staje dodatkowa przeszkoda – dostępność danego pracownika. W przypadku prostych grafików pracy (jednozmianowych, w stałych godzinach) zwykle nie ma z tym większego problemu. Natomiast w zakładach pracy, gdzie systemy czasu pracy są bardziej skomplikowane, rzadko który system do planowania jest w stanie spojrzeć na ludzi z dokładnością co do jednego człowieka.
Wsparcie dla procesów zarządzania pracownikami
Podstawowymi narzędziami wspomagającymi procesy zarządzania pracownikami produkcyjnymi są:
- plany urlopowe • zapotrzebowanie na pracowników
- matryce kompetencji • plany pracy
- ewidencja czasu pracy (różne źródła danych o czasie pracy np. RCP)
- rozliczanie czasu pracy.
- automatyczne planowanie czasu pracy
- pobieranie danych o czasie pracy z MES/Mobile
- samoobsługa pracownicza (kiosk pracowniczy, portal pracowniczy).
Ręczne planowanie grafików jest zadaniem bardzo żmudnym i czasochłonnym. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi pozwala nie tylko stworzyć grafik pracy zgodny z przepisami prawa pracy, ale także realizować różne strategie planowania grafików, w zależności od przyjętych kryteriów. Przykładowo kryterium takim może być ciągłość pracy pracownika (planujemy tak, aby pracownik miał zaplanowane wszystkie dni robocze w miesiącu), stawka godzinowa pracownika (np. planujemy tak, aby produkować przy najniższych możliwych kosztach pracowniczych), równomierne rozłożenie godzin w okresie rozliczeniowym, sobót w danym okresie rozliczeniowym, czy uwzględnienie planów urlopowych pracowników. Takie kryteria można dodatkowo parametryzować i dodawać. Można również wyłączać dodatkowe weryfikatory związane z celami biznesowymi lub, na przykład, robić to w zależności od tego, czy pracownik będzie samodzielnie określać swoją dyspozycyjność.
Automatyczne grafiki – parametry
Kolejnym kryterium, które może być uwzględnione w automatycznych grafikach pracy, jest miejsce zamieszkania pracownika. To istotny parametr w sytuacji, gdy zapewniamy pracownikom wspólny transport do zakładu pracy.
Innym przykładowym kryterium może być w pierwszej kolejności planowanie obsady na bazie pracowników etatowych, a dopiero później na pracownikach na umowach cywilno-prawnych, czy pracownikach agencji pracy tymczasowej.
Właściwie stworzony grafik pracy może spełnić nie tylko oczekiwania z produkcji, czy oczekiwania biznesu (np. stworzenie takiego grafiku, aby koszty pracownicze były jak najniższe). Grafik może uwzględniać taki wybór zespołu, który zrealizuje zadania w jak najbardziej optymalny sposób, biorąc pod uwagę wszystkie nasze warunki i ograniczenia.
Automatyczne grafiki – narzędzia
Narzędzia do tworzenia automatycznych grafików pracy wspierają również planowanie urlopów. Pilnują tego, aby np. więcej niż 20% danego zespołu nie przebywało w tym samym czasie na urlopie, albo by na urlopach w tym samym czasie nie przebywały osoby o podobnych kompetencjach. Dodatkowo dział HR lub controlingu może – określając odpowiednio budżet urlopowy na poszczególne miesiące – przekazać informację mistrzowi/brygadziście, w których miesiącach i jakie ilości urlopu byłoby dobrze rozplanować, mając na uwadze sezonowość produkcji.
Zaawansowane narzędzia do automatycznego tworzenia grafików pozwalają na import danych z systemu ewidencji czasu pracy (na przykład na podstawie odczytu z RCP), czy też z systemu MES, służącego do ewidencji produkcji. Posiadają również możliwość wystawienia przez mistrzów/brygadzistów zleceń nadgodzin w zależności od faktycznych potrzeb. Prowadzi to do minimalizacji liczby nadgodzin.
Kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem
Pamiętajmy, że automatyczne planowanie czasu pracy nie może być oderwane od reszty zagadnień związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi na produkcji. Grafik pracy jest tylko jednym z elementów, ale, jak wskazano wcześniej, znacząco wpływa na możliwości optymalizacji kosztów w firmie oraz zwiększenie komfortu pracy pracowników.
Pracując na co dzień z firmami produkcyjnymi, dużo rozmawiamy o ich problemach związanych z procesami produkcyjnymi. Jeszcze parę lat temu dyskusje schodziły na kwestie zaopatrzenia, procesy wytwórcze, czasy przezbrojeń. Od dłuższego czasu, na pytanie o największy problem dla organizacji, otrzymujemy odpowiedź: „pracownicy!”. Przedsiębiorstwa borykają się z brakami kadrowymi lub brakami pracowników o odpowiednich kompetencjach. W tej sytuacji właściwe planowanie czy sterowanie produkcją powinno w pierwszej kolejności uwzględniać właśnie ich.
Źródło: EQ System
