Polskie firmy toną w papierach. Trzy czwarte faktur wciąż przekazywanych jest w formie drukowanej, podobnie jak dokumentacja pracownicza. Obsługa papierowych dokumentów finansowych generuje rocznie gigantyczne koszty blisko 2,4 mld zł - wynika z szacunków Abile. Tymczasem wdrożenie zautomatyzowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów mogłoby podnieść efektywność praktycznie każdego przedsiębiorstwa o ponad 30%, przynosząc polskim przedsiębiorcom oszczędności wynoszące ok. 714 mln zł w skali roku – oceniają analitycy Abile.

 REKLAMA 
 snt button 250 2019 
Papierowe koszty

W Polsce wystawianych jest co roku 1,5 miliarda faktur. Blisko trzy czwarte przedsiębiorców archiwizuje dokumenty księgowe w wersji papierowej, pomimo że 30% faktur wystawianych jest online, a co czwarta jest przekazywana kontrahentowi drogą elektroniczną. Naraża to polskie firmy na znaczne wydatki. Zakładając, że przeciętne koszty obsługi faktury drukowanej wynoszą ok. 2 zł, wartość wydatków w skali kraju przekracza 2,25 mld zł.

W podobny sposób przechowywana jest dokumentacja pracownicza, co naraża firmy na dodatkowe wydatki. Obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln zł rocznie.

W sumie obsługa papierowych dokumentów tylko w tych dwóch obszarach pochłania co roku kwotę sięgającą 2,38 mld zł.

Nieunikniona cyfryzacja

Od 2017 r. firmy będące płatnikami VAT zobowiązane są do prowadzenia elektronicznej ewidencji tego podatku w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz przekazywania do Urzędu Skarbowego informacji o wszystkich fakturach w wersji elektronicznej.

Ponadto według obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. przepisów o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, pracodawca będzie miał możliwość wyboru formy elektronicznej, a tym samym rezygnacji z archiwum papierowego.

Większa efektywność

Cyfryzacja dokumentów to pierwszy krok w kierunku podniesienia wydajności przedsiębiorstw. Aby przyniosła ona zauważalne efekty, niezbędne jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemów klasy BPM. Pod tym pojęciem kryje się optymalizacja i automatyzacja całości lub części procesów biznesowych, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są udostępniane i przekazywane elektronicznie pomiędzy użytkownikami systemu.

Oprogramowanie klasy workflow umożliwia automatyzację procesu obiegu dokumentów wewnątrz firmy oraz we współpracy z kontrahentami. Oznacza to duże odciążenie pracowników, a w efekcie redukcję kosztów operacyjnych. Przykładowo, w przypadku papierowej faktury kosztowej wystarczy wprowadzić dokument do systemu, np. skanując go oraz opisać zgodnie z przyjętymi procedurami. Na podstawie tych danych faktura zostanie skierowana do osoby odpowiedzialnej za jej akceptację i na koniec przekazana do płatności. Poza skróceniem czasu związanego z obsługą dokumentu, system pozwala także na identyfikację ewentualnych błędów proceduralnych, a tym samym ich szybką korektę. W praktyce automatyzacja może zredukować czas przetwarzania dokumentów nawet o 70%. Dzięki swojej elastyczności rozwiązania klasy workflow doskonale sprawdzają się zarówno w przedsiębiorstwach o zintegrowanej strukturze zarządzania, jak i w przypadku firm funkcjonujących w oparciu o środowisko rozproszone – komentuje Mariusz Gołębiewski, Członek Zarządu Abile.

Ekspert Abile wśród głównych korzyści z wdrożenia oprogramowania klasy workflow wskazuje również możliwość skrócenia o połowę procesu przetwarzania dokumentów takich jak druki zamówień, dokumenty celne, wnioski urlopowe czy rozliczenia delegacji. W efekcie wydajność całego przedsiębiorstwa może wzrosnąć nawet o 30%, przynosząc wymierne zyski właścicielom.

Łatwe wdrożenie

Decyzja o wdrożeniu systemu workflow zapada najczęściej wtedy, gdy firma odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji wewnętrznych. Z uwagi na palący problem przedsiębiorca często oczekuje niemal natychmiastowego uruchomienia rozwiązania.

Wdrożenie rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być czasochłonne. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodyce RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji oprogramowania, jak i jego późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany bez konieczności ponownego uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT.

Polskie przedsiębiorstwa coraz częściej funkcjonują w oparciu o elastyczne modele biznesowe i tego samego oczekują od systemów informatycznych usprawniających procesy biznesowe. Dlatego nowoczesne rozwiązania klasy workflow charakteryzują się dużą łatwością implementacji oraz modyfikacji procedur, wynikających z rozwoju firmy. Wystarczy krótkie szkolenie, aby managerowie odpowiedzialni za procesy zarządcze mogli samodzielnie definiować i wdrażać nowe procedury – podsumowuje Mariusz Gołębiewski.

Polska na tle świata

Globalny rynek Workflow Automation do 2023 r. powinien osiągnąć wartość 18,45 mld USD, przy skumulowanym rocznym wskaźniku wzrostu (Compound Annual Growth Rate, CAGR) na poziomie 23,56% . W Polsce wartość sektora Workflow Automation szacowana jest na 7-10% wartości rynku Business Inteligence wycenianego na 200 mln zł.

Jak wskazuje ekspert Abile, dobrą koniunkturę napędzają takie czynniki, jak szybkość implementacji, łatwość integracji z tradycyjnymi modelami biznesowymi, prostota obsługi, a także relatywnie niskie koszty wdrożenia przy szybkim efekcie biznesowym.

Źródło: Abile

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top