Nie ma znaczenia, czy reprezentujesz branżę spożywczą, logistyczną, budowlaną, czy jakąkolwiek inną. Jeśli masz magazyn, prawdopodobnie dotykają cię podobne problemy, z jakimi mierzą się też inne firmy.

 

Te problemy można podzielić na 5 głównych grup:

• Problem z przyjęciem, identyfikacją i wydaniem towaru.
• Problem z zarządzaniem zasobami (surowcami, materiałami, towarami) i inwentaryzacją. 
• Problem z efektywnością i transparentnością pracy magazynu. 
• Problem z ręcznym wypełnianiem i obiegiem dokumentów. 
• Problem z automatycznym raportowaniem.

Jakie są najczęstsze przyczyny problemów z zarządzaniem magazynem?

We wspomnianych powyżej 5 grupach problemowych zawiera się cały szereg nieprawidłowości, które mogą skutkować gorszą jakością pracy magazynu, stratami finansowymi oraz utratą dobrego wizerunku firmy. Do najczęściej wskazywanych przez przedsiębiorców problemów należą:

• Brak odpowiedniej liczby pracowników.
• Natłok zadań i wynikający z tego brak czasu na analizowanie wykonywanych czynności.
• Nieodpowiednio oznakowany magazyn (brak odpowiednio oznaczonych półek, towarów, miejsc na składowanie konkretnych towarów).
• Błędy wynikające z czynnika ludzkiego, zwłaszcza kiedy nie ma możliwości podwójnej weryfikacji realizacji zadań.
• Brak przestrzegania procedur – jak np. brak oznaczenia dnia przyjęcia do magazynu partii towarów z określoną datą przydatności.
• Brak przepływu informacji między pracownikami oraz między działami (np. informacji dotyczących przesunięć surowców między zleceniami).
• Brak określonej metody na rejestrację rezerwacji towaru, braków i nadwyżek w towarach.
• Brak możliwości szybkiej inwentaryzacji.
• Brak kontroli nad pracą magazynu (brak wiedzy o zachodzących procesach, o wydajności, przestrzeganiu procedur).
• Niewydajne zarządzanie dokumentacją (ręczne uzupełnianie danych, dokumentacja papierowa zamiast elektronicznego przepływu danych).
• Brak możliwości uzyskania rzetelnych raportów o pracy magazynu w czasie rzeczywistym i porównania ze sobą danych z różnych źródeł.

Jak można zapobiec występowaniu problemów z magazynem?

Częściowym rozwiązaniem wspomnianych problemów mogłoby być:

• Odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni w magazynie, z odpowiednim oznakowaniem miejsc, regałów, półek, towarów.
• Zatrudnienie większej liczby pracowników magazynu.
• Wprowadzenie podwójnej weryfikacji każdego procesu.
• Egzekwowanie przestrzegania procedur.
• Wdrożenie jednolitego systemu rejestracji przesunięć w rezerwacji towaru.
• Wdrożenie systemu alertów pozwalających na śledzenie braków w surowcach lub nadwyżkach towaru.

Jednak przynieść tak dużych usprawnień, jak mogłoby przynieść wdrożenie odpowiedniego systemu do zarządzania magazynem. wdrożenie powyższych usprawnień może być dla firmy kosztowne. Może również nie.

Na początku zawsze warto przeprowadzić audyt, który pomoże w szczegółowej analizie procesów i przedstawi rzeczywistą sytuację magazynu. Umożliwi identyfikację głównych problemów i wąskich gardeł, określi potencjał rozwoju i kierunek usprawnień.

Jak powyższe problemy z magazynem pomaga rozwiązać system WMS?

Nie od dzisiaj wiadomo, że systemy informatyczne są nieocenionymi narzędziami, które znacząco poprawiają wydajność i jakość pracy poszczególnych działów firmy. Nie inaczej jest z magazynem, którego codzienne operacje wspiera system do zarządzania magazynem – WMS.

Chociaż systemy WMS posiadają określony zakres funkcji, który sprawia, że sprawdzą się w zarządzaniu magazynem niezależnie od branży, to jednak warto zadbać o to, żeby były dopasowane do konkretnych potrzeb firmy.

Do przykładowych usprawnień, które mogą przynieść systemy WMS, należą:

• WMS ogranicza potrzebę zatrudnienia większej liczby pracowników (system znacząco, bo aż o 53% przyspiesza procesy w magazynie, sama praca jest też łatwiejsza ze względu na automatyzację części zadań).
• Pozwala lepiej zorganizować pracę magazynu.
• O 91% redukuje błędy pracowników dzięki podwójnej weryfikacji na mobilnym terminalu (stosowanie kodów kreskowych). 
• Umożliwia dwukrotnie szybszą inwentaryzację dzięki wykorzystaniu terminali mobilnych. 
• Wymusza przestrzeganie określonych procedur (np. jeśli w magazynie obowiązuje standard FIFO, a magazyn nie będzie tego przestrzegał, zostanie to automatycznie odnotowane w systemie).
• Dzięki integracji z innymi systemami WMS umożliwia innym działom firmy szybki dostęp do informacji, np. o braku surowców dla działu zakupów czy nadwyżce produkcji dla sprzedaży. 
• Pozwala kontrolować przesunięcia i braki towarów (surowce w systemie przypisane do konkretnych zamówień).
• Umożliwia identyfikację i śledzenie towaru w całym łańcuchu dostaw dzięki funkcji traceability.
• Ułatwia proces wydania, między innymi dzięki wykorzystaniu mobilnych terminali oraz tworzeniu ścieżek kompletacji zamówienia, które prowadzą magazynierów najbardziej optymalną drogą. 
• Oprogramowanie automatyzuje przepływ dokumentacji magazynowej. 
• Pozwala na generowanie raportów opartych na rzetelnych danych dostępnych w czasie rzeczywistym.

System WMS (jmblab.com/pl/system-wms) umożliwia sprawne zarządzanie magazynem, niezależnie od branży. Można go łatwo zintegrować z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, np. systemami księgowymi (Comarch, Symfonia, Subiekt) czy ERP. Przy wyborze systemu WMS warto mieć na uwadze możliwość personalizacji funkcji. Wówczas zyskuje się pewność, że narzędzie spełni swój cel – poprawi efektywność i jakość pracy magazynu.

Źródło: https://jmblab.com/pl/system-wms/