Obieg dokumentów – zapomnieć o papierze?

 

Prowadząc firmę, prędzej czy później spotykamy się z różnymi rozwiązaniami do zarządzania obiegiem dokumentów, oczywiście w ich elektronicznej formie. Choć rynek oprogramowania o takim przeznaczeniu jest bardzo bogaty, to wiele firm w dużej mierze bazuje na tradycyjnej formie przekazywania informacji: papierze. Nawet jeśli wiele procesów jest zinformatyzowanych - dziś już nikt nie wyobraża są księgowości opartej o papier, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna również bazuje na systemach IT - to są obszary, w których papier „trzyma się mocno”, choć jest to potencjalne źródło strat czy utraty korzyści. Dlaczego więc warto zwiększyć zainteresowanie elektronizacją obiegu dokumentów?

Obszary zastosowań systemów do zarządzania obiegiem dokumentów (ang. Document Management Systems – DMS):

Elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim system wymiany danych, pomiędzy różnymi komórkami danej organizacji oraz pomiędzy różnymi i niezależnymi względem siebie podmiotami. Rodzaj dokumentacji przetwarzanej z formy papierowej na elektroniczną i poddawanej wymianie może być bardzo szeroki i w praktyce obejmuje zwykle: dokumenty księgowe, umowy, dokumentację handlową i techniczną, dokumenty ISO i wiele innych. W organizacjach korzystających z systemów DMS, digitalizacji poddawana jest cała poczta wchodząca jak i wychodząca, a także wszelkiej maści dokumenty związane np. z obsługą posprzedażową: zgłoszenia reklamacyjne i serwisowe, itp.

Przykładowe obszary zastosowań systemu do zarządzania obiegiem dokumentów:

W ten sposób powstaje centralne eArchiwum, zapewniające m.in.: łatwe zarządzanie strukturą dokumentacji, wygodny dostęp do obrazów dokumentów, szybkie dotarcie do lokalizacji fizycznej formy dokumentu, zabezpieczenie przed skutkami zniszczenia lub zagubienia papierowych oryginałów.

Po co stosuje się systemy elektronicznego obiegu dokumentów?

Ostateczny powód zawsze jest ten sam, a mianowicie: Czas i Zysk. Takie pojęcia jak: obniżka kosztów obiegu informacji, obniżka kosztów archiwizacji papierowych dokumentów, szybsza wymiana informacji pomiędzy działami firmy czy firmą, a jej partnerami biznesowymi i klientami, wyższe bezpieczeństwo i lepsza kontrola dostępu do danych to tak naprawdę etapy pośrednie, jakie mogą tworzyć drogę od inwestycji w system elektronicznego obiegu dokumentów do zysku czy choćby zwrotu z inwestycji.

Dlaczego warto inwestować w systemy do elektronicznego obiegu dokumentów?

Kilka przykładów zalet tego typu narzędzi wymieniono wyżej. Główne grupy korzyści to: szybkość wymiany informacji, bezpieczeństwo, obniżka kosztów przechowywania i przetwarzania dokumentów. W pierwszym przypadku sprawa jest dość oczywista: większość procesów, czy to w podmiotach gospodarczych, w administracji czy w służbie zdrowia realizowanych jest przez wiele komórek organizacyjnych i często w różnych lokalizacjach. Elektronizacja papierowych dokumentów pozwala na szybsze realizowanie zadań. Systemy DMS pozwalają nie tylko na przetworzenie papierowych form dokumentów, ale też na ich natychmiastową dystrybucję zgodnie z obowiązującą w firmie ścieżką obiegu informacji. Zachowanie edytowalnej formy dokumentu pozwala na jego dalsze przetwarzanie i kontrolę wszelkich zmian, zarządzanie kolejnymi wersjami. Również przechowywanie dokumentów w elektronicznej formie jest prostsze, tańsze i bezpieczniejsze niż ma to miejsce w przypadku ich papierowych odpowiedników. Łatwo to sobie wyobrazić w przypadku podmiotów, które generują duże ilości dokumentów: np. banków, ubezpieczycieli, operatorów logistycznych, ale także tych wszystkich organizacji, które dysponują rozproszoną siecią oddziałów. W przypadku podmiotów działających w jednym z wymienionych sektorów gospodarki, procesy związane z pozyskaniem i obsługą klientów to zazwyczaj „ góry dokumentów”: wniosków, ofert, umów, faktur, dokumentów związanych z systemami zarządzania jakością ISO. Gdyby chcieć oprzeć te rodzaje działalności tylko na papierze, to nie sposób sobie wyobrazić efektywnego i zyskownego działania.

Systemy obiegu dokumentów. Wymierne efekty:

Przykładem wymiernych korzyści może być jeden z naszych klientów z sektora motoryzacyjnego. Celem wdrożenia systemu do obiegu dokumentów było usprawnienie i obniżka kosztów procesu obiegu faktur kosztowych. Średnia liczba faktur trafiających do odpowiedniej komórki w księgowości to ok. 4000 dokumentów miesięcznie. Przed wdrożeniem, tylko do obsługi tych dokumentów zatrudniano 5 osób, a średni czas obiegu informacji o danej fakturze po wszystkich wymaganych jednostkach organizacyjnych zajmował ok. 20 dni. Po wdrożeniu systemu do obiegu dokumentów udało się zredukować czas obiegu faktur kosztowych o 10 dni, pracownicy zaangażowani dotychczas w proces obsługi tego typu dokumentów mogli zająć się dodatkowymi zadaniami, zmniejszyła się też liczba błędów w dekretacji i ilość zagubionych dokumentów. Korzyści zatem istotne. Jednak dużo ważniejsze okazały się efekty finansowe wdrożenia: W ciągu dwóch lat od zakończenia prac wdrożeniowych wykorzystanie nowego systemu pozwoliło zaoszczędzić na obsłudze faktur kosztowych ok. 170 tys. zł.

Podsumowując: Skala oszczędności zawsze zależy od specyfiki i branży firmy inwestującej w system do obiegu dokumentów. Bazując tylko na doświadczeniach naszego zespołu mogę potwierdzić, że wdrożenie systemu do obiegu dokumentów tylko w obszarze zarządzania fakturami kosztowymi pozwala na uzyskanie następujących efektów:

 

Z innych pozytywów, wymieniłbym np. obniżenie liczby błędów w opisie faktury i eliminację kosztów dystrybucji papierowych faktur.

Kiedy warto wdrożyć DMS.

Popularności rozwiązań tej klasy sprzyja przede wszystkim to, że w bardzo prosty sposób stają podsystemem większych rozwiązań wspomagających zarządzanie wybranymi procesami. Dzisiaj, w zasadzie każdy wewnętrzny system bankowy, CRM, System ERP może być rozbudowany o narzędzia do pracy grupowej i dystrybucji dokumentów. Inną przesłanką, która ma znaczenie jest wspominana liczba dokumentów używanych w procesach wewnętrznych: Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z ich dużą ilością, a do ich obsługi zaangażowanych jest wiele komórek organizacyjnych, system DMS będzie źródłem wyższej efektywności pracy i szybszego obiegu dokumentów. Dzięki systemowi DMS, zadania można realizować szybciej, a to ma proste przełożenie na wyniki finansowe.

W Polsce, w ostatnim czasie pojawiła się jeszcze jedna przesłanka, przemawiająca na korzyść inwestycji w system do zarządzania obiegiem dokumentów: Są nią regulacje prawne: począwszy od lipca 2015, do krajowego systemu prawnego wprowadzane są sukcesywnie rozwiązania, które zrównują wartość dowodową elektronicznych dokumentów z ich papierowymi odpowiednikami. Dzięki temu cała „e-korespondencja” między organami administracji i sądami, a pozostałymi podmiotami prawa, ma tę samą rangę co dokumenty papierowe. Jest to znaczący krok naprzód w rozwoju cywilizacyjnym, jaki wykonał nasz ustawodawca, bo pozwala dostosować praktykę w tym obszarze do standardów europejskich. Skoro więc oświadczenia woli składane drogą elektroniczną mają taką samą rangę co ich forma zawarta na piśmie, warto rozważyć odważniejsze wykorzystanie systemów DMS do wymiany informacji z partnerami handlowymi i klientami. Korzyści będą obopólne.

Autor: Grzegorz Joachimiak Dyrektor handlowy w firmie: DomData AG Sp z o.o.