Najnowsze technologie zarządzania w handlu

Pierwszym obszarem, w którym systemy RCP doskonale się sprawdzają, to kontrola dostępu. Większość średnich i dużych sklepów posiada bowiem kilka stref, do których nie wszyscy muszą mieć stały dostęp. Standardowy sklep dzieli się na halę sprzedaży, magazyny, w tym na magazyny z towarami luksusowymi, część socjalną i biura. To oczywiście w dużym uproszczeniu.

Zaimplementowanie systemu kontroli dostępu pozwala przede wszystkim na ograniczenia w dostępie dla pracowników nieupoważnionych, np. pracowników hali do biur dyrekcji, lub pracowników księgowości do magazynu z alkoholem etc. Dzięki takiemu podziałowi poziomów dostępu po pierwsze likwidujemy nieupoważnione wejścia, tym samym niwelując ewentualne nadużycia. Po drugie w sposób mechaniczny egzekwujemy zakres obowiązków i kompetencji. Przecież pracownik działu nabiału, nie ma potrzeby wchodzenia do biura kierownika, czy pracownik działu kas nie powinien przebywać w strefie magazynowej sklepu. Pozwala to w świetny sposób uporządkować terytorialnie załogę.

Umieszczenie przy każdych drzwiach czytnika kart zbliżeniowych podłączonego do elektrozaczepu w drzwiach doskonale zastąpi nam pęk kluczy i zabezpieczy przed dostępem osób niepowołanych. Każdy z czytników może zostać indywidualnie skonfigurowany dla wybranej grupy osób. I tak na przykład: karty wszystkich pracowników będą mogły otwierać drzwi wejściowe do obiektu, później w zależności od działu i zajmowanego stanowiska, odpowiednio można kartą otworzyć wejście do swojego działu, np. do biura zamówień, pokoju socjalnego, kuchni. Jako kierownik działu, można mieć ów zakres rozszerzony o te pomieszczenia, którymi się zarządza, itd. W wielu sklepach dostęp do magazynu z towarami luksusowymi ma tylko wybrana część pracowników działu, np. tylko kierownik. Dlatego dzięki elektronicznej kontroli dostępu do takiego magazynu nie wejdzie nikt poza uprawnionym do tego kierownikiem. Dyrektor całego sklepu będzie miał dostęp do wszystkich pomieszczeń. Sprzątaczka również, ale jej karta może być ograniczona czasowo i będzie działać tylko w określonych godzinach. Tak więc możliwości konfiguracji i zastosowań jest wiele, w zależności od zakresu kompetencji. W przypadku dostępu do towarów i pieniędzy, jest to wielce przydatne narzędzie, chociażby w sytuacji problematycznej, jak zniknięcie jakiegoś artykułu z magazynu. Dzięki systemowi kontroli dostępu, administrator może sprawdzić kto w danym przedziale czasowym wchodził do wybranego pomieszczenia.

Każde otwarcie kartą dowolnych drzwi, może być rejestrowane przez system i w dowolnym momencie można prześledzić ścieżkę przemieszczania się pracownika. Wiemy dobrze, jak to często ułatwia wyjaśnienie spornych sytuacji.

Poza funkcją kontroli i ograniczenia dostępu, czytniki kart mogą stanowić również element systemu kontroli czasu pracy. Wchodząc na teren firmy za pomocą karty otwierane są drzwi wejściowe i jednocześnie czytnik rejestruje godzinę wejścia. Każde późniejsze skorzystanie z karty otwiera już tylko drzwi i rejestruje godzinę ich otwarcia, nie utrwalając już tego w systemie kontroli czasu pracy. Korzystając z terminala zamieszczonego wewnątrz obiektu, pracownik może zarejestrować zakończenie dnia pracy, wyjście służbowe lub wyjście na przerwę. Zapis wyjścia służbowego i prywatnego dokonuje się na terminalu natomiast ich zakończenie odnotowane jest w chwili ponownego wejścia na teren roboczy zakładu, poprzez czytnik otwierający drzwi.

Jednocześnie wraz z rejestracją przepracowanego czasu, systemy RCP dają możliwość dodania modułu planowania godzin pracy w systemie pracy zmianowej. Każdy kto choć raz układał grafik pracy zmianowej dla załogi, wie ile wysiłku to kosztuje. Z pomocą systemu RCP można zaplanować grafik szybko i wygodnie, a przede wszystkim, w sposób automatycznie uwzględniający wszelkie zaplanowane urlopy, wpisane zwolnienia lekarskie, oraz obliczać wymagane prawnie odstępy pomiędzy dniówkami. Zautomatyzowanie procesu planowania czasu pracy zmianowej dla wielu kierowników i kadrowych będzie ogromnym odciążeniem.

Istotnym elementem systemu RCP, jest również możliwość sporządzania raportów dotyczących aktywności godzinowej pracowników, nieobecności, spóźnień, nadgodzin etc. Wszystkie raporty mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb działu kadr. Możliwe jest również eksportowanie raportów w dowolnej formie do programów kadrowo – płacowych.

Jak widać na powyższych przykładach zastosowania, system typu RCP daje ogromne możliwości wykorzystania potencjału pracowniczego, usprawnienia zarządzania kadrami oraz, w ostatecznym rozrachunku, ogromne oszczędności czasu, a co za tym idzie, również i pieniędzy. Dla każdej placówki handlowej minimalizacja kosztów funkcjonowania jest przecież jednym z najistotniejszych elementów wpływu na ogólną kondycję finansową.