Jednoznaczne zdefiniowanie potrzeb jest kluczowym czynnikiem wpływającym na jakość wdrożenia systemu. Gwarantuje wysoką efektywność procesu tworzenia i realizacji projektu. Jest wyznacznikiem pozwalającym precyzyjnie ocenić stopień realizacji wdrożenia na każdym jego etapie a w szczególności po uruchomieniu systemu. Jasno określone potrzeby usprawniają również proces wyboru rozwiązań informatycznych, wykonawców i planowania niezbędnych zasobów.
Potrzeby definiuje się w dwóch wymiarach: organizacyjnym i funkcjonalnym. Wymiar organizacyjny zawiera informacje o tym kto w organizacji i w jakim zakresie będzie korzystał z wdrożonego systemu lub z wyników jego działania. Wymiar funkcjonalny opisuje w jaki sposób system HRM będzie wspierał realizację poszczególnych elementów procesów HR. Podczas definiowania potrzeb warto już na wczesnym etapie określić jakie raporty i dokumenty powinny być produkowane przez docelowy system HRM.
Przykładowa, aczkolwiek mocno uproszczona procedura definiowania potrzeb, może przebiegać w następujący sposób. Załóżmy że w organizacji zdefiniowane są procesy HR. Do etapów każdego procesu przypisuje się osoby z organizacji oraz funkcje, zadania i czynności realizowane na każdym etapie. Następnie określa się w jakim stopniu dana funkcja, zadanie lub czynność ma zostać odzwierciedlona w systemie HRM. Warto tutaj określić priorytety dla stopnia „informatyzacji” poszczególnych elementów, aby w późniejszych etapach łatwiej było podejmować decyzje co do zakresu i sposobu wdrożenia. W przypadku braku zdefiniowanych procesów HR, procedurę należy rozpocząć od ich zdefiniowania.
Dobre wdrożenie systemu HRM wymaga zaplanowania i zapewnienia niezbędnych do jego realizacji zasobów. Zasoby te to: budżet dostosowany do zdefiniowanych potrzeb, osoby posiadające wiedzę i kompetencje niezbędne do wdrożenia oraz czas niezbędny do realizacji zadań wdrożeniowych. Przy planowaniu budżetu trzeba uwzględnić koszt zakupu sprzętu komputerowego (serwer z systemem operacyjnym i bazą danych), oprogramowania HRMS, usług wdrożeniowych i szkoleniowych oraz koszty osobowe pracowników zaangażowanych we wdrożenie. Do wdrożenia powinni zostać oddelegowani specjaliści dobrze znający wcześniej zdefiniowane potrzeby. Należy w organizacji wyłonić lidera odpowiedzialnego za wdrożenie systemu. Wskazane jest również zaplanowanie w zespole projektowym przedstawiciela działu informatyki, odpowiedzialnego za techniczną stronę wdrożenia. Pracownicy oddelegowani do wdrożenia systemu HRM powinni zostać zwolnieni z części aktualnych obowiązków, aby wdrożenie mogło zostać przeprowadzone sprawnie. Wydłużany czas wdrożenia może prowadzić do sytuacji w której zdefiniowane na początku potrzeby przestały być aktualne lub uległy znaczącym zmianom.
Podczas przygotowań do wdrożenia systemu HRM, poza definicją potrzeb i alokacją niezbędnych zasobów warto zaplanować działania mające na celu rozpropagowanie w organizacji korzyści płynących z wdrożenia. Wdrożenie systemu HRM wiąże się ze zmianami, które na początku często napotykają na opór. Zdobycie szerokiego poparcia dla projektu w organizacji jest istotnym czynnikiem powodzenia wdrożenia.
Autor: Robert Augustyniak
Najnowsze wiadomości
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
Najnowsze artykuły
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Digitalizacja procesów HR w praktyce
Gdzie szukać oszczędności w zarządzaniu grupą firm?
