Od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne stanie się prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych. W związku ze zmianą w przepisach, wiele firm rozpoczęło poszukiwanie systemu, który umożliwi im prowadzenie archiwum teczek w wersji elektronicznej. Na co zwrócić uwagę szukając systemu?
| REKLAMA |
 |
Od przeszłego roku przedsiębiorcy będą mogli przejść na elektroniczne teczki pracownicze – to wynik zmian w kodeksie pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach. Ten temat omawialiśmy już szeroko w artykule na początku września (jeśli nie wiesz jak zmienią się przepisy, koniecznie przeczytaj tamten artykuł zanim przejdziesz dalej). Dziś podpowiadamy jakie funkcje powinien mieć dobry system do e-teczek i o co zapytać dostawcę oprogramowania.
Must have - czyli bez tego ani rusz
W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:
Decydują się na system koniecznie zastanów się gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.
Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości
Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.
Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.
Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.
Nice to have – czyli dobrze, aby było
Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:
Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.
Źródło: www.enova.pl
Must have - czyli bez tego ani rusz
W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:
- Posiadać możliwość indeksowania części (A, B, C) teczki pracowniczej zgodnie z kryteriami przyjętymi w kodeksie pracy
- Umożliwiać nie tylko przechowywanie skanów dokumentów ale również ich opisywanie
- Posiadać możliwość łatwego wyszukiwania teczek i konkretnych dokumentów
Decydują się na system koniecznie zastanów się gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.
Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości
Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.
Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.
Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.
Nice to have – czyli dobrze, aby było
Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:
- Definiowanie alertów (przypomnień) w związku z kończącą się datą ważności dokumentu
- Tworzenie dokumentu (np. elektronicznego świadectwa pracy) bezpośrednio w systemie
- Rozbudowana możliwość przeszukiwania baz
- Portale pracownicze, umożliwiająca przekazywanie danych z system kadrowego bezpośrednio do pulpitu pracownika
- Możliwość masowego wydruku dokumentacji (np. wszystkich dokumentów zgromadzonych w ramach teczki danego pracownika)
Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
Oceny pracownicze to niezbędny element zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwala na obiektywną ocenę e… / Czytaj więcej
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
System HR powinien być jak najlepiej dopasowany do potrzeb firmy. Zatem jakie najważniejsze cechy i… / Czytaj więcej
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Według raportu Gartnera do 2025 roku na systemy chmurowe przejdzie połowa dużych i średnich organiz… / Czytaj więcej
Digitalizacja procesów HR w praktyce
Digitalizacja procesów biznesowych optymalizuje pracę działów HR, przyśpiesza czasochłonne czynnośc… / Czytaj więcej
Gdzie szukać oszczędności w zarządzaniu grupą firm?
Obecnie często mamy do czynienia z procesem koncentracji wielu podmiotów w ramach jednej grupy, co… / Czytaj więcej
Reputacja oparta na powrotach, czyli dlaczego reboarding ma znaczenie
Dla wielu pracowników powrót do pracy po pandemii był prawdziwym wyzwaniem. Podobnie jak dla pracod… / Czytaj więcej
