Problem z procedurami jest jednak taki, że angażują wiele osób i przez to przeciągają się w czasie. Dodatkowo przy przekazywaniu sprawy od jednego do drugiego pracownika dokument może się zgubić. I gubi się. Oczywiście nie dzieje się tak co dzień, ale raz na jakiś czas dokument znika – albo spada na podłogę, albo chowa się w niewłaściwym segregatorze, udowadniając, że prawo entropii ciągle działa.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
Zastosowanie tego sytemu przynosi następujące korzyści::
- Istotne zmniejszenie kosztów wprowadzania danych – do odczytu treści dokumentów zastosowano system automatycznego rozpoznawania pisma, który jest w stanie skutecznie odczytać ponad 80% informacji z dokumentów.
- Przyspieszenie realizacji procedur weryfikacji i akceptacji poprzez wyeliminowanie papieru jako głównego nośnika dokumentów. Dokumenty nie muszą być noszone od biurka do biurka, pracownicy mogą niezależnie od siebie wydawać akceptacje, (podczas gdy dokument papierowy musi przebyć ścieżkę akceptacyjną sekwencyjnie).
- Oryginały dokumentów są odczytywane niemal natychmiast po ich dotarciu do firmy, nie ma zatem możliwości ich zagubienia.
- System umożliwia wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów, które daje natychmiastowy dostęp do dokumentów niezależnie od daty ich powstania.
- Usprawnienie i przyspieszenie procedur prowadzi do poprawy wizerunku firmy wśród kooperantów.
Okres zwrotu z inwestycji wynosi od kilku miesięcy do jednego roku. Zatem czas, który upływa od momentu inwestycji do momentu, kiedy system zaczyna zarabiać na siebie, jest bardzo krótki. Okres zwrotu z inwestycji różni się przy poszczególnych wdrożeniach, tym bardziej, że niektóre z istotnych korzyści są trudne do zmierzenia. Różna liczba dokumentów na wejściu do systemu również decyduje o tempie zwrotu kosztów.
Opisywany system składa się z trzech, zintegrowanych ze sobą elementów:
1) Faks serwer – odpowiada za przechwytywanie dokumentów docierających faksem. Jednocześnie może służyć wszystkim pracownikom jako bardzo wygodne medium do nadawania faksów.
2) System rozpoznawania pisma – odpowiada za automatyczny odczyt treści dokumentów. Odbiera dokumenty z faks serwera oraz ze skanera. Odczytane dane odsyła do faks serwera.
3) Księga zamówień w systemie SAP R/3 – jest to program autorstwa firmy TOPCALL działający w systemie SAP R/3. Program odbiera od faks serwera obrazy dokumentów wraz z wynikami automatycznego odczytu treści i umieszcza je na ścieżce akceptacyjnej.
Jak to działa?
Dokumenty nadawane faksem są odbierane przez faks serwer i automatycznie kierowane do systemu rozpoznawania pisma. Tu odczytywana jest treść dokumentów. Dodatkowym źródłem danych dla modułu odczytu pisma jest skaner. Odczytane dane są umieszczane w Księdze zamówień SAP R/3. Księga zamówień jest de facto prostym modułem do akceptacji zamówień i faktur.
W pierwszym kroku sprawdzana jest poprawność automatycznego odczytu treści.
Księga Zamówień – widok na listę zamówień
Drugi krok to skierowanie dokumentu do akceptacji. Procedury akceptacyjne są różne w poszczególnych firmach. Dlatego rozwiązanie pomyślano w taki sposób, aby konsultanci SAP mieli możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb firmy. Możliwe jest śledzenie i monitorowanie procedur akceptacyjnych poszczególnych dokumentów. Każdy z pracowników widzi listę dokumentów oczekujących na jego akceptację lub opinię. Zwierzchnicy mogą kontrolować rozkład obciążenia poszczególnych pracowników.
Warto kilka słów poświęcić na omówienie systemu odczytu pisma. Otóż w trakcie wdrożenia system jest uczony wzorców dokumentów, jakie najczęściej pojawiają się w firmie (wzorców dokumentów od najważniejszych kooperantów). Skonfigurowany system jest w stanie odróżniać różne wzorce i odczytywać istotne dane np. datę i numer dokumentu, dane identyfikacyjne kooperanta (nazwa, NIP, regon), wartość oraz listę towarów i usług wraz z ich ilościami i wartościami. Konfigurowanie (uczenie nowych wzorców) można stopniowo kontynuować również w trakcie eksploatacji systemu. W ten sposób system będzie potrafił odczytywać coraz większą liczbę dokumentów i zmniejszał pracochłonność ręcznego wprowadzania danych. Oczywiście zawsze mogą się pojawić dokumenty jednostkowe, których system nie odczyta. Operator ma do dyspozycji interfejs umożliwiający przepisanie treści takich dokumentów.
Źródło: www.topcall.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Elektroniczne segregatory od Comarch w Olimp Labs
Olimp Labs – jeden z największych producentów odżywek i suplementów diety dla sportowców – rozszerz… / Czytaj więcej
BSC Drukarnia Opakowań S.A. wykorzystuje system Plus Workflow
BSC Drukarnia Opakowań S.A. jest jednym z wiodących dostawców opakowań z tektury i papieru na polsk… / Czytaj więcej
Obsługa dokumentów kosztowych w PlusWorkflow – wdrożenie systemu w Aptekach Dr. Max
Holding Dr. Max zarządza największymi sieciami aptek w Czechach i na Słowacji oraz największą nieza… / Czytaj więcej
Zarządzanie dokumentami w firmie TIM S.A. przez wdrożenie Plus Workflow
TIM S.A. jest spółką istniejącą od niemal 30 lat na rynku, a od 1998 roku jest notowana na polskiej… / Czytaj więcej
