FILORGA wdraża w polskim oddziale system ERP SAGE X3

 

W swoich produktach wykorzystuje dokonania z zakresu medycyny estetycznej, co wspiera realizację jej misji – dostarczania produktów skutecznie przeciwdziałających procesom starzenia skóry. FILORGA to nie tylko symbol najnowszej generacji składników regenerujących w produktach stosowanych do zabiegów medycyny estetycznej, ale także przełomowe metody ich dostarczania w głąb skóry (bez użycia igieł), ponieważ za wchłanianie i skuteczność działania substancji aktywnych odpowiadają zawarte w preparatach nanocząsteczki – chronosfery.

FILORGA działa na rynku od 1978 r. nieustannie ciesząc się zaufaniem milionów wymagających klientów z całego świata. Jej produkty są sprzedawane w ponad 60 krajach i trafiają zarówno do klinik medycyny estetycznej, jak i specjalistycznych gabinetów kosmetycznych. Od 2007 r. FILORGA oferuje produkty wspomagające medycynę estetyczną także dla klientów indywidualnych. Są one dostępne w ponad 7000 punktach sprzedaży. Każdego roku 20% przychodów FILORGA reinwestowanych jest w badania i dalszy rozwój produktów.

Na początku 2016 r. FILORGA utworzyła w Polsce lokalny oddział, który odpowiada za sprzedaż i popularyzację produktów do zabiegów medycyny estetycznej i dermokosmetyków, a także dystrybuuje linię kosmetyków marki SVR w segmencie aptek. W portfolio polskiego oddziału dostępnych jest ponad 100 produktów.

Przed wdrożeniem

Po utworzeniu oddziału FILORGA Poland Sp. z o.o., francuskiej centrali zależało na uruchomieniu w Polsce bezpiecznego i sprawdzonego systemu ERP.

Jego główne zadania miały koncentrować się na obsłudze lokalnie realizowanych procesów biznesowych w obszarach sprzedaży, logistyki i magazynowania oraz prowadzenia pełnej księgowości i rozliczeń podatkowych. Jednocześnie system miał zapewniać możliwość konsolidowania danych w centrali, wspierać kontrolę działalności lokalnego oddziału oraz umożliwiać użytkownikom z Francji zdalną pracę – raportować i wspomagać decyzje.

Choć mogło się wydawać, że wdrożenie to klasyczny roll-out systemu, który już znakomicie działa w kraju macierzystym, w praktyce mieliśmy do czynienia z dość złożonym projektem. Wyzwaniem było m.in. interpretowanie wymagań z centrali w odniesieniu do polskich realiów legislacyjnych. Zależało nam, by na starcie tak sparametryzować system, aby maksymalnie zaoszczędzić czas i jak najszybciej uruchomić w pełni funkcjonalne rozwiązanie - Michał Szlęzak, konsultant i wdrożeniowiec Sage X3 w Polsce

Centrala FILORGA we Francji korzysta z Sage X3. Zarząd firmy jest zadowolony z tego rozwiązania, dlatego zdecydował się na wdrożenie jego funkcjonalności na potrzeby naszego oddziału. Należało jednak uruchomić system w odniesieniu do przepisów obowiązujących w Polsce - Marcin Cheliński, dyrektor finansowy FILORGA Poland Sp. z o.o.

Roll-out z silnym polskim akcentem

W trakcie formowania struktur polskiego oddziału FILORGA w ostatnim kwartale 2015 r. utworzono zespół wdrożeniowy, w skład którego weszli konsultanci Sage w Polsce, kierownictwo polskiego oddziału FILORGA oraz konsultanci z Francji – ze strony partnera technologicznego Sage i centrali FILORGA.

Zespół podzielił się pracami, przy czym dla strony polskiej sprawą kluczową było precyzyjne określenie wymagań funkcjonalnych na dwóch poziomach: centrali oraz użytkowników lokalnych w Polsce.

Wdrożenie

Prace wdrożeniowe zaplanowano na kilka miesięcy. Polski oddział Sage odpowiadał za uruchomienie systemu w obszarze finansowym, dopasowując jego parametry do polskich przepisów podatkowych i lokalnych standardów rachunkowości.

Gros pracy skupiło się na przygotowywaniu raportów, stosownie do wymagań płynących z centrali i potrzeb polskiego kierownictwa. Zespół francuski integrował funkcjonalności odpowiadające za logistykę.

Sage X3 ma tę zaletę, że mogą z niego zdalnie korzystać różne grupy użytkowników.

FILORGA od początku planowała przekazać obsługę księgową polskiego oddziału wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. W tym przypadku poza użytkownikami z polskiej filii oraz zagranicznej centrali, z systemu korzystać będą również pracownicy z outsourcowanej firmy księgowej.

Jestem pod wrażeniem jakości usług polskiego zespołu, szybkiego przygotowania systemu do pracy w naszych realiach i zaangażowania w rozpoznawanie rzeczywistych wymagań spółki-matki. Dzięki dobrej komunikacji z francuskim partnerem IT i usługom analityczno-doradczym w procesie wdrożeniowym zaoszczędziliśmy mnóstwo czasu. To wszystko powoduje, że wysoko oceniam ten projekt i kompetencje konsultantów z polskiego oddziału Sage - Marcin Cheliński, dyrektor finansowy FILORGA Poland Sp. z o.o.

Po czteromiesięcznym wdrożeniu system sprawnie obsługuje procesy realizowane lokalnie w Polsce: zarządzanie finansami, księgowość, rozliczenia podatkowe, logistykę i dystrybucję, w tym cały obszar sprzedaży i customer service.

Rozwiązanie użytkowane w Polsce jest w pełni zintegrowane z funkcjonalnością Sage X3 wykorzystywaną przez centralę FILORGA.

Wielojęzykowość

W przypadku FILORGA zaletą jest utrzymanie systemu w wielu wersjach językowych. Dla przykładu: jeden artykuł sprzedawany w wielu krajach ma swój indywidualny kod, ale opisy może mieć w różnych językach. Dzięki temu użytkownikom z różnych krajów znacznie łatwiej korzystać jest z raportów, które mogą być automatycznie generowane w języku narodowym. System ma więc nie tylko dostępny w wielu językach interfejs ale również przetwarzane w nim dane operacyjne. Np. rejestry VAT, które są wymagane polskim prawem lokalnym, można wygenerować w języku angielskim.

Wiele legislacji w standardzie

Sage wykorzystuje swoje doświadczenia z wdrożeń systemu, który dziś wspiera firmy w ponad 50 krajach świata. Wersja standardowa dostosowana jest do obsługi wielu legislacji, co znacznie skraca czas wdrożenia. Korzyść tę odczuł m.in. zespół wdrażający system w strukturach FILORGA. Dla polskich użytkowników najistotniejsze jest to, że operacje realizowane lokalnie są wspomagane przez system zgodnie z obowiązującymi przepisami, podczas gdy z perspektywy centrali zacho- wana jest pełna transparentność i spójność danych, pomimo różnic w przepisach polskich i francuskich.

Obszary funkcjonalne wdrożonego systemu

Obsługa obszaru finansów i księgowości: (księga główna, wymiary analityczne, rozrachunki z kontrahentami, płatności, zarządzanie gotówką, wsparcie rozliczeń w różnych walutach, rachunkowość kosztowa, wydatki, budżetowanie i planowanie finansowe, sprawozdawczość finansowa, zarządzanie środkami trwałymi, rozliczanie podatków, w tym VAT wewnątrzwspólnotowy) – automatyzacja operacji księgowych zgodnie z zasadami rachunkowości.

Raportowanie z obszarów: sprzedaży, zakupów, operacji magazynowych, przeniesień, zamknięć, wsparcie sprawozdawczości obligatoryjnej (zewnętrznej) oraz zarządczej (wewnętrznej), wsparcie w zarządzaniu ryzykiem (handlowym, finansowym) – dostępnych jest ponad 400 raportów.

Pełne wsparcie w obiegu dokumentów w obszarze sprzedaży, zakupów, logistyki i magazynowania.

Wsparcie procesów sprzedaży i logistyki w tym zarządzanie ryzykiem, zarządzanie celami przedstawicieli handlowych, kalkulacja prowizji

Całościowe zarządzanie magazynem w tym zamówienia, rezerwacje, model komisowy, śledzenie pochodzenia artykułu, prognozowanie stanów magazynowych, zarządzanie zapasami.

Zarządzanie zobowiązaniami należnościami, płatnościami.

Projekt Sage X3 w FILORGA to ciekawy przykład, w którym polski zespół miał za zadanie wdrożyć wiele wymagań funkcjonalnych przychodzących z zagranicznej centrali. W innych roll-outach z reguły migrujemy procesy biznesowe ustalone w polskich strukturach do zagranicznych filii. Tu działaliśmy odwrotnie, co również zakończyło się sukcesem - Michał Szlęzak, Sage

Tym wdrożeniem Sage dowiódł, że nie tylko ma kompetencje, ale również międzynarodową sieć partnerów, która ma możliwości wdrożenia rozwiązania na potrzeby organizacji działającej w dowolnych uwarunkowaniach prawnych. Intuicyjny i łatwy w obsłudze system zapewnia spójność – poczynając od zapisów na pojedynczych kontach, po raporty, z których korzysta top management w centrali międzynarodowej organizacji - Marcin Cheliński, FILORGA Poland Sp. z o.o.

Źródło: http://www.sagex3.com/pl-pl