Rozwój systemu ERP w celu kompleksowego wsparcia procesu przedstawiania ofert i przyjmowania zamówień

Zakłady Przemysłu Dziewiarskiego Wola należą do grupy Ferax – właściciela marki Gatta. Znane są przede wszystkim jako producent skarpet i rajstop dla dzieci. Obecnie firma zatrudnia ok. 700 pracowników i dostarcza swoje produkty na rynek polski oraz rynki zagraniczne, takie jak: Stany Zjednoczone, Wielka Brytania, Czechy, Słowacja i Rosja.

Współpraca firmy Wola z I&B Consulting, partnerem Microsoft, trwa od 2006 roku, kiedy to zarząd Woli, opierając się na doświadczeniach firmy Ferax, zdecydował o wdrożeniu systemu informatycznego klasy ERP – Microsoft Dynamics AX. Dynamiczny rozwój branży i rosnące wymagania konsumentów mobilizują firmę do ciągłego poszerzania swojej oferty oraz wsparcia działalności nowymi technologiami. Kolejnym etapem tego rozwoju jest projekt uruchomienia platformy typu B2B (Business-to-Business).

Wyzwanie

Wola ma około 100 klientów na rynku hurtowym w Polsce i około 30 odbiorców na rynkach zagranicznych. Przed wdrożeniem systemu firma nie korzystała z rozwiązań wspomagających obsługę klientów. Czas realizacji zamówień był długi, składane zamówienia mało precyzyjne, a przedstawiciele handlowi obciążeni dużą odpowiedzialnością, ponieważ w znacznym zakresie to właśnie oni decydowali za klienta o wzorach i kolorach zamawianego towaru. Do czasu wdrożenia przedstawiciele handlowi zbierali zamówienia od klientów w formie notatek sporządzanych na podstawie telefonów, faksów lub maili. Zamówienia miały charakter opisowy i nie wskazywały konkretnej kombinacji indeksu towarowego, a jedynie typ produktu i przybliżony kolor. Na podstawie przybliżonych wytycznych klienta przedstawiciele handlowi własnoręcznie pobierali towar z magazynu. W przypadku zamówień pochodzących z zagranicy klienci otrzymywali raport aktualnych stanów magazynowych, na podstawie którego wskazywali produkty do zamówienia.

Ponadto, klienci zgłaszali problemy związane ze zbyt długim czasem pobrania towaru z magazynu, niewystarczającą częstotliwością dostaw (zwłaszcza do małych i średnich odbiorców) oraz trudności z zapoznaniem się z ofertą zawierającą około 20 tys. kombinacji wzorniczych, rozmiarowych i kolorystycznych. Za pomocą zaimplementowanego rozwiązania zarząd Woli chciał przede wszystkim osiągnąć poprawę komunikacji z klientami, szczególnie w zakresie składania zamówień i prezentacji oferty, a także odciążyć przedstawicieli handlowych z obowiązków związanych z interpretacją zamówień klientów i pracami przy pobraniu i przygotowywaniu wysyłek towarów.

Wdrożenie

Zarządzanie dużą siecią odbiorców hurtowych można znacznie ułatwić poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi oraz technologii internetowych, które automatyzują przepływ informacji oraz integrują dane dotyczące np. sprzedaży i terminów dostaw.

Rozwiązanie

Aby odpowiedzieć na potrzeby firmy Wola, uruchomiono EnterprisePortal, będący częścią oprogramowania Microsoft Dynamics AX, z którego przedsiębiorstwo Wola korzysta od 2006 roku. Rozwiązanie zostało odpowiednio zmodyfikowane przez zespół I&B Consulting według specyficznych wytycznych klienta. Najwięcej modyfikacji i usprawnień wymagał portalowy moduł składania zamówień. Klientowi zależało, aby z jego pomocą umożliwić szybki podgląd oferty wraz ze stanami magazynowymi oraz prosty wybór produktów spośród szerokiej oferty.

EnterprisePortal jest w pełni zintegrowany z modułem sprzedażowym systemu ERP. Kompleksowo wspiera proces przedstawiania oferty i przyjmowania zamówień. Prezentuje w czasie rzeczywistym stany magazynowe, dostarcza informacji o produktach, w tym ich aktualnych cenach, umożliwia składanie zamówień oraz śledzenie ich statusu, a także pozwala klientom weryfikować faktury i rozliczenia płatności – mówi Paweł Bączkowski, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Operacyjny Wola Sp. z o.o.

System domyślnie działa w języku polskim i angielskim, możliwe jest też korzystanie z innych języków poprzez zewnętrzny skrypt automatycznej translacji, dzięki czemu zagraniczni klienci nie mają problemu z używaniem aplikacji.

Ponieważ z platformy można korzystać dopiero po zalogowaniu, a zalogować mogą się tylko użytkownicy zdefiniowani przez administratora systemu ERP, który decyduje o zakresie ich dostępu do poszczególnych opcji, dokonywanie operacji za jej pośrednictwem jest całkowicie bezpieczne. Co więcej, ponieważ konta użytkowników portalu powiązane są z kontami klientów w systemie ERP, dane trafiają natychmiast z jednej aplikacji do drugiej. W efekcie firma zyskuje wgląd w procesy związane ze sprzedażą i płatnościami w czasie rzeczywistym.

Przebieg wdrożenia

Na potrzeby EnterprisePortal Wola własnymi siłami uruchomiła COM Connector i osobny serwer AOS. Informatycy firmy stworzyli schemat funkcjonalności na bazie domyślnych rozwiązań dostarczonych z platformą i listę niezbędnych modyfikacji, które umożliwiłyby dopasowanie jej do potrzeb przedsiębiorstwa. Eksperci z I&B Consulting byli odpowiedzialni za opracowanie i wdrożenie modyfikacji systemu oraz bieżące konsultacje dotyczące różnych możliwości rozwiązania.

W procesie projektowania funkcjonalności i definiowania zmian, które należało wprowadzić do standardowej wersji aplikacji aktywny udział brały osoby z Działu Handlowego. Z kolei Dział Opracowania Produktów był odpowiedzialny za dostarczenie zdjęć i opisów do EnterprisePortal. Dział Marketingu odpowiadał za wizualną stronę projektu, zaś Dział IT wspólnie z I&B Consulting testował rozwiązanie przed oficjalnym uruchomieniem.

Proces implementacji trwał około 6 miesięcy. Przygotowanie i uzgodnienie funkcjonalności systemu oraz listy koniecznych do wprowadzenia zmian trwało miesiąc. Opracowanie i testowanie modyfikacji zajęło kolejne trzy miesiące, natomiast uruchomienie testowe, weryfikacja i tworzenie dokumentacji – dwa miesiące. Równolegle do wprowadzania modyfikacji i testowego uruchomienia tworzona była zawartość graficzna i opisy produktów. Przygotowanie treści – opisów produktów wraz ze zdjęciami – stanowiło duże wyzwanie ze względu na bardzo szeroki zakres oferowanych produktów. Za największy sukces implementacji uważany jest krótki czas wdrożenia i zadowolenie klientów korzystających z portalu. Oprogramowanie pozwala na optymalizację procesów związanych z realizacją zamówień i umożliwia dalsze rozszerzanie oferty produktów.

Dużym wyzwaniem było dostosowanie EnterprisePortal do wymagań przedsiębiorstwa Wola i precyzyjne skonfigurowanie go z używanym systemem Microsoft Dynamics AX. Konsultanci I&B Consulting stanęli na wysokości zadania – doskonale znają możliwości systemu oraz świetnie rozpoznali nasze potrzeby – powiedział Paweł Bączkowski, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Operacyjny w firmie Wola Sp. z o.o.

Korzyści biznesowe

Aplikacja spełniła oczekiwania zarządu firmy Wola – pozwoliła na zmianę systemu dystrybucji i rozwiązała problem prezentacji rozległej oferty klientom. Portal, z którego korzysta już 80% klientów firmy na rynku polskim i 60% klientów zagranicznych, w istotny sposób uprościł i usprawnił proces składania zamówień.

Jedną z podstawowych przesłanek wdrożenia było umożliwienie zmiany systemu pracy przedstawicieli handlowych. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu przedstawiciele handlowi nie muszą już angażować się w proces realizacji zamówienia i dostawy towaru, mogąc w pełni skupić się na zadaniach związanych z maksymalizacją przychodów – komentuje Paweł Bączkowski, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Operacyjny w firmie Wola Sp. z o.o.

Pozytywne skutki wdrożenia odczuli też klienci firmy, którzy doceniają możliwość samodzielnego doboru produktów według wzorów, kolorów i rozmiarów. Rozwiązanie pozwala na łatwe i wygodne przedstawienie klientom oferty i przyjmowanie zamówień w formacie ułatwiającym ich realizację. Ważną zmianą wynikającą z wdrożenia jest też szybsza i bardziej elastyczna realizacja zamówień. Dostawy w trybie 48h umożliwiają redukcję stanów magazynowych bez obaw o spadek sprzedaży wskutek niedostępności produktów.

Wdrożenie portalu i zmiana formy składania zamówień pociągnęły za sobą zmianę systemu dystrybucji z transportu własnego na zewnętrzną firmę przewozową i jest pierwszym krokiem ku optymalizacji procesów magazynowych.

Przejrzysty katalog produktów

Kluczową część zaimplementowanego rozwiązania stanowi katalog produktów. Sprawne poruszanie się po zbiorze danych liczącym 20 tys. produktów zapewnia jego przejrzysta struktura. Katalog podzielony jest na brandy i sub-brandy. Węzły brandów sklasyfikowane są na linie produktowe zgodnie z grupami docelowymi klientów, zaś linie – posegregowane według typów produktów. Stopień zagnieżdżenia węzłów zależny jest od szerokości oferowanego asortymentu – im szerszy asortyment, tym więcej węzłów. Poszczególne produkty umieszczone są na ostatnim poziomie węzłów, co zapewnia klarowność struktury danych. Poruszanie się po katalogu upraszcza możliwość wyszukiwania produktów po cechach charakterystycznych i zdefiniowanie w nim grup docelowych. Nawigacja i korzystanie z katalogu jest też ułatwione dzięki wzorom dokumentów i formularzy, stosowanym w innych kanałach komunikacji z klientem (np. tradycyjne cenniki).

Wygodne składanie zamówień

Główną funkcją portalu jest ułatwienie składania zamówień. Procedura ta jest bardzo prosta dzięki wdrożonemu rozwiązaniu. Korzystnie z portalu jest intuicyjne i przypomina dokonywanie zakupów w sklepie online, w którym klient może samodzielnie złożyć zamówienie w ciągu kilku chwil. Udział przedstawicieli handlowych oraz innych pracowników Woli nie jest konieczny. Szablon zamówienia jest przejrzysty i przystosowany do wypełniania za pomocą urządzeń mobilnych z ekranami dotykowymi. Zarówno klienci, jak i przedstawiciele handlowi mogą więc składać zamówienia w dowolnym czasie i przy wykorzystaniu dowolnych narzędzi.

Dzięki opcjom dostępnym z poziomu systemu Microsoft Dynamics AX, można też analizować sprzedaż, np. identyfikować najbardziej i najmniej popularne produkty, generować różnego rodzaju zestawienia, np. porównanie sprzedaży w poszczególnych regionach, czy prognozować popyt na poszczególne produkty w określonym czasie. Aplikacja zapewnia szczegółowy wgląd w proces sprzedaży, dostarczając jednoznacznych wskazówek, opartych na twardych danych, które pozwalają na optymalizację działań i – tym samym – maksymalizację zysku.

Odciążenie przedstawicieli handlowych

Po wdrożeniu systemu istotnej reorganizacji uległy obowiązki przedstawicieli handlowych. Uzyskali oni dostęp do portalu i katalogu produktów poprzez urządzenia mobilne. Dzięki temu podczas spotkań z klientami poza siedzibą firmy mogą oni prezentować pełną ofertę, weryfikować ceny poszczególnych produktów i składać zamówienia w ich imieniu w trakcie wizyty lub w innym dowolnym momencie, np. po rozmowie telefonicznej. Dzięki narzędziom dostępnym na platformie ERP przedstawiciele handlowi uzyskali wygodne możliwości kreowania prezentacji sprzedażowych. W przyszłości poprzez EnterprisePortal będą oni mogli rejestrować swoją aktywność w module CRM, co pozwoli m.in. na zoptymalizowanie ich działań i kontrolę efektywności.

Kontrola zamówień i płatności

Dzięki skonfigurowaniu portalu z platformą ERP możliwe jest też przyznawanie kontrahentom limitów kredytowych na podstawie wielkości ich zamówień i terminowości realizacji płatności. Logując się do portalu, klient może też sprawdzić poziom wykorzystanego limitu kredytowego. Co więcej, w przypadku kontrahentów z zaległościami w płatnościach, po wykorzystaniu limitów kredytowych mechanizm automatycznie blokuje opcję składania zamówień.

Portal umożliwia również klientom dostęp do archiwalnych zamówień sprzedaży oraz przeglądanie faktur i rozrachunków. Aplikacja przypomina też automatycznie o fakturach z przekroczonym terminem płatności. Klienci, po zalogowaniu się na swoim koncie, mogą również sprawdzić saldo limitu kredytowego oraz status realizacji zamówień, co daje im poczucie większej kontroli i ogranicza częstotliwość kontaktowania się z Biurem Obsługi Klienta swojego partnera biznesowego.

Polityka cenowa

Zasady polityki rabatowej i cenowej zawartej w umowach handlowych wprowadzone są do modułu rozliczeń systemu Microsoft Dynamics AX, a wszystkie zmiany w tym zakresie są modyfikowane w czasie rzeczywistym. Ponieważ EnterprisePortal jest w pełni zintegrowany z platformą ERP, rabaty do zamówień poszczególnych klientów naliczane są automatycznie. Rozwiązanie umożliwia też premiowanie lojalnych klientów zgodnie z polityką zapisaną w systemie ERP.

Dane liczbowe

Firmie udało się oszacować procentowe korzyści z wdrożenia:

• Czas realizacji zamówienia został skrócony z 1 tygodnia do 48h,
• Koszt dostaw zredukowano o 50%,
• Częstotliwość wizyt przedstawicieli handlowych u klientów przy jednoczesnym wydłużeniu czasu trwania wizyty zwiększyła się prawie dwukrotnie,
• Poziom zapasów został zredukowany o 28%.

Plany na przyszłość

W przyszłości zarząd Woli planuje rozszerzenie zastosowania systemu o moduł CRM umożliwiający mobilne rejestrowanie aktywności przedstawicieli handlowych. Aktualnie projekt ten jest w fazie testów.

Źródło: MICROSOFT