Wdrożenie funkcjonalności Microsoft Dynamics AX for Retail w sieci salonów Gatta z jednej strony usprawniło obsługę klienta, dostępność i rotację towarów, z drugiej zaś uprościło zarządzanie procesem komunikacji z placówkami naszej sieci salonów - Andrzej Konopka, Dyrektor Operacyjny Ferax Sp. z o.o.

Wprowadzenie

Ferax Sp. z o.o. jest właścicielem Gatta, cenionej marki specjalizującej się w produkcji rajstop, odzieży i bielizny damskiej. Firma rozpoczęła działalność w 1993 roku, oferując szeroką gamę wysokiej jakości produktów odzieżowych i bieliźnianych dla kobiet. Artykuły Gatta są dostępne w ponad 90 salonach firmowych, jak również w renomowanych sklepach z bielizną i rajstopami.

Intensywny rozwój i inwestycje w nowoczesny park maszynowy przyczyniły się do zdobycia przez firmę pozycji lidera – obecnie Ferax posiada jedną z największych i najnowocześniejszych fabryk w Europie. Firma corocznie rozszerza swoją ofertę o nowe produkty, kładąc nacisk na zadowolenie swoich klientów.

Produkty firmy są sprzedawane również w krajach Unii Europejskiej, na Ukrainie, w Rosji, Chorwacji, a nawet w takich krajach jak Mongolia czy Australia.

Przedsiębiorstwo zatrudnia obecnie 2800 pracowników w 4 zakładach produkcyjnych zlokalizowanych w Zduńskiej Woli i Łodzi.

Wyzwanie

Ferax Sp. z o.o. jest właścicielem marki odzieży i bielizny damskiej Gatta – cenionej zarówno na rynku polskim, jak i europejskim. Obecnie w centrach handlowych funkcjonuje blisko 100 salonów Gatta. Bielizna i rajstopy firmy sprzedawane są również w renomowanych sklepach.

Dotychczas Ferax używał do obsługi sieci swoich salonów sprzedaży w centrach handlowych systemu Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System). Było to rozwiązanie wdrożone w 2006 roku, kiedy sieć salonów liczyła około 30 punktów sprzedaży. Z kolei centrala firmy korzystała już wówczas z systemu Microsoft Dynamics AX. Wraz z rozbudową sieci punktów sprzedaży zdecydowano się na wdrożenie rozwiązania zintegrowanego z posiadanym systemem ERP. Główną przyczyną tej decyzji była chęć uproszczenia procesów zarządzania siecią sprzedaży i automatyzacja procesów obsługi sieci po stronie centrali, a także odciążenie pracowników sklepów od wykonywania czynności logistycznych w punkcie sprzedaży.

Nie bez znaczenia był też fakt, że system Microsoft Dynamics RMS był rozwiązaniem zewnętrznym w stosunku do systemu ERP i istniała konieczność migracji danych między nimi, a jego architektura komunikacyjna stała się mało wydajna, zważywszy na rosnącą liczbę punktów sprzedaży.

Wdrożony system miał za zadanie zmniejszyć obciążenie pracowników salonów czynnościami nie związanymi bezpośrednio z procesem sprzedaży i obsługi klienta realizowanym w salonach sieci Gatta. Oczekiwano również, że usprawni zarządzanie dystrybucją danych z systemu Microsoft Dynamics AX do sieci handlowych oraz raportowanie sprzedaży poprzez zwiększenie częstotliwości uzyskiwania danych z sieci sprzedaży. System miał także pozwolić na wdrożenie zintegrowanego z zakupami i produkcją procesu planowania zapasów.

Pracownikom firmy zależało również na automatyzacji kontroli procesu propagowania zmian w danych słownikowych pomiędzy centralą a punktem sprzedaży, usprawnieniu komunikacji między pracownikami i salonami sprzedaży oraz uzyskaniu skalowalności tego procesu. Oczekiwano również osiągnięcia spójnego modelu referencyjnego danych (Common Point of Reference – CPR) dla sieci sprzedaży oraz spójność czasową prezentowanych danych w obszarze raportowania.

Rozwiązanie

Przed uruchomieniem modułów Microsoft Dynamics AX for Retail, w centrali firmy funkcjonował już system klasy ERP – Microsoft Dynamics AX – który został zaktualizowany do wyższej wersji. Podczas tej migracji zostały doinstalowane moduły retailowe rozwiązania Microsoft Dynamics AX for Retail. Jednak w pierwszej fazie eksploatacji, po przejściu na nową wersję systemu Microsoft Dynamics AX, nie zostały one uruchomione. Wdrożenie rozwiązania Microsoft Dynamics for Retail realizowane było w ramach odrębnego projektu, ukierunkowanego bezpośrednio na wdrożenie funkcjonalności retail do zarządzania działalnością sprzedażową.

Wdrożenie przeprowadziła firma I&B Consulting, posiadająca bogate doświadczenie w implementacji rozwiązań klasy ERP w branży handlowej.

Od ponad 10 lat współpracujemy z firmą Ferax, wspierając ją w zakresie wdrożenia i obsługi systemu ERP. Stąd uruchomienie systemu Microsoft Dynamics AX for Retail było dla nas kolejnym, naturalnym krokiem w naszych dotychczasowych relacjach – komentuje Michał Sopiński, Prezes Zarządu, I&B Consulting.

Proces wdrożenia rozwiązania został podzielony na etapy. Zakładał on zbudowanie i uruchomienie pilotażowego rozwiązania, jego testowanie, a następnie proces roll-out. Cały proces implementacji systemu został zainicjowany w październiku 2011 roku, kiedy to Ferax rozpoczął testowanie funkcjonowania pilotażowego rozwiązania w wybranym salonie sprzedaży. Zaawansowane testy trwały do lipca 2012 roku, a obecnie trwa proces roll-out’u realizowany przez Ferax.

Dostęp do systemu posiada obecnie 240 osób. Co więcej, w przyszłości planowane jest rozszerzenie systemu ze względu na wzrost sieci sprzedaży od 20 do 30 punktów i rozbudowę sieci o sklepy w Czechach i na Słowacji.

Jak to działa?

System ERP Microsoft Dynamics AX for Retail jest rozwiązaniem retailowym najnowszej generacji o spójnym modelu danych referencyjnych (CPR), w pełni zintegrowanym z systemem Microsoft Dynamics AX jako jego moduł. Posiada architekturę komunikacyjną, umożliwiającą wydajną obsługę nawet kilkuset punktów sprzedaży. Co ważne, dostarcza otwarty kod źródłowy dla większości aplikacji.

W systemie Microsoft Dynamics AX stworzono moduł centralny odpowiedzialny za handel detaliczny – swoistą centralę sieci handlowej. Drugim elementem sieci są systemowe końcówki w salonach sprzedaży, tzw. aplikacje POS (Point of Sale). Komunikacja pomiędzy punktami sieci odbywa się za pomocą dwóch mechanizmów tj. WEB Services’ów pozwalajacych aplikacji POS na uzyskanie dostępu do aktualnych danych w centrali, a także poprzez konfigurowalny i zautomatyzowany mechanizm pobierania danych transakcyjnych z punktów sprzedaży realizowany przez centralę. Dzięki temu uzyskano lepszą jakość danych pod względem spójności czasowej oraz częstotliwości ich aktualizacji.

Microsoft Dynamics AX for Retail został wyposażony w szereg funkcjonalności umożliwiających zarządzanie procesami i działaniami związanymi ze sprzedażą. Zawiera m.in. sterownik do urządzeń fiskalnych oraz funkcjonalność MinMax, która umożliwia ustawienie poziomów minimalnego i maksymalnego dla kombinacji wymiarów towarów oraz generowanie zamówień przeniesień w oparciu o ustawione poziomy i stan zapasów. Funkcjonalność ta, wyposażona w uproszczony interfejs użytkownika, posiada wiele możliwych poziomów filtrowania, które pozwalają efektywnie zarządzać rozbudowaną kartoteką towarową.

Co więcej, dodano modyfikację księgowania „Zestawień sprzedaży” wraz z agregacją, dzięki której możliwe jest oddzielenie dokumentów zwrotów towarów od dokumentów sprzedaży. Ponadto bezpośrednie powiązanie zwrotu ze sprzedaży z transakcją sprzedaży pozwala na właściwe powiązanie zmiany kosztu sprzedaży pomiędzy rozchodem i przychodem. Przeorganizowano także proces wysyłki i przyjmowania zamówień przeniesień, wyposażając go w funkcję księgowanie w tle tj. bez udziału użytkownika. Znacząco usprawniono również proces zakładania zamówień przeniesień (zatowarowania).

Microsoft Dynamics AX for Retail oferuje również możliwość wystawiania faktur VAT oraz ich korygowania w POS czy importowania zamówień przeniesień z pliku tekstowego.

Korzyści biznesowe

Firma odniosła szereg wymiernych korzyści wynikających z użytkowania systemu Microsoft Dynamics AX for Retail, w tym między innymi:

• szybszą i skuteczniejszą obsługę klientów dzięki lepszej komunikacji między salonami marki Gatta,
• uproszczenie procesów zarządzania siecią sprzedaży,
• odciążenie pracowników sklepu, którzy nie muszą już wykonywać czynności nie związanych bezpośrednio z procesem sprzedaży i obsługi klienta realizowanym w salonie, np. czynności logistycznych,
• uzyskanie spójnego modelu referencyjnego danych dla sieci sprzedaży,
• uzyskanie spójności czasowej prezentowanych danych w obszarze raportowania,
• automatyzację kontroli procesu propagowania zmian w danych słownikowych miedzy centralą a punktem sprzedaży,
• lepszą dostępność i rotację towarów,
• możliwość planowania zapasów zintegrowaną z zakupami i produkcją.

Co ważne, zwiększono rotację towaru w salonach o ponad 40% oraz zredukowano koszty operacyjne sieci o 10%. Istnieje również możliwość rozbudowy sieci sprzedaży z jednoczesną redukcją kosztów operacyjnych sieci.

Referencje

Wdrożenie funkcjonalności Microsoft Dynamics AX for Retail w sieci salonów Gatta z jednej strony usprawniło obsługę klienta, dostępność i rotację towarów, z drugiej zaś uprościło zarządzanie procesem komunikacji z placówkami naszej sieci salonów – mówi Andrzej Konopka, Dyrektor Operacyjny Ferax Sp. z o.o.

Dowolna zmiana danych towaru, odbiorcy czy parametrów promocji jest automatycznie rozsyłana przez system do wszystkich punktów sprzedaży. Uzyskana w ten sposób spójność danych słownikowych oraz spójność czasowa danych transakcyjnych możliwa dzięki nowej architekturze komunikacyjnej, pozwala znacznie lepiej kontrolować procesy handlowe w naszej sieci salonów – podsumowuje Andrzej Konopka, Dyrektor Operacyjny Ferax Sp. z o.o.

Źródło: MICROSOFT