Działalność firmy jest regularnie rozszerzana, dzięki czemu Korurs należy do czołówki polskich producentów i dystrybutorów części zamiennych do ciągników i maszyn rolniczych. Spółka zatrudnia około 200 pracowników, z czego przy bezpośredniej produkcji pracuje ponad 150 osób.

Wyzwanie

Korurs sp. z o.o. posiada w swojej ofercie ok. 10.000 pozycji asortymentowych i współpracuje z ok. 600 kontrahentami. Dynamiczny rozwój rynku oraz rosnące oczekiwania klientów w zakresie elektronicznej wymiany dokumentów wymagały od Zarządu spółki podjęcia działań mających na celu usprawnienie procesu komunikacji z klientami. Dla konkurencyjności spółki kluczowe stało się udostępnienie oferty przez Internet oraz umożliwienie elektronicznego składania zamówień. Istotne było również stworzenie dla stałych odbiorców hurtowych zdalnego dostępu do aktualnej oferty cenowej, zindywidualizowanej w zakresie rabatów dla poszczególnych klientów, jak i różnych grup produktów.

Klienci potrzebowali szybko i łatwo dostępnej informacji na temat oferowanych przez nas produktów, ich dostępności oraz cen. Konieczne było uruchomienie portalu, który pozwalałby w wygodny dla klientów sposób przeglądać naszą ofertę i składać zamówienia. Zależało nam także na umożliwieniu śledzenia statusu zamówienia oraz — szczególnie w przypadku stałych odbiorców — historii zamówień i rozliczeń — mówi Michał Korycki, Dyrektor finansowy i Członek Zarządu Korurs sp. z o.o.

Usprawnienia wymagał także obieg informacji dotyczącej stanów magazynowych. Spółka posiada dwa zakłady produkcyjne i magazyn centralny, zlokalizowane w trzech różnych miejscach. Brak efektywnego obiegu informacji powodował, że czasem, na skutek niewiedzy o stanach magazynowych centrali, dochodziło do zbędnych zakupów, gdyż zamawiane były towary będące na stanie w magazynie spółki.

Korurs borykał się także z dużą ilością dokumentów sprzedażowych. Magazyn spółki podzielony jest w ewidencji na trzy magazyny: wyrobów własnych, towarów z importu, towarów zakupionych w kraju. Sprzedaż z każdego magazynu musiała być ewidencjonowana oddzielną fakturą, co oznaczało, że do każdej WZ-ki drukowany był osobny dokument sprzedaży. Skutkiem tego było generowanie znacznej ilości dokumentów. Z firmą Macrologic jesteśmy związani już od wielu lat, praktycznie od początku istnienia naszej firmy. Pozytywne doświadczenia tej współpracy, zarówno w zakresie oferowanych rozwiązań, jak i wsparcia konsultantów, były istotnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o wyborze firmy, która miała opracować dla nas rozwiązanie z portalem internetowym wzbogaconym o możliwość e-zamówień dla naszych klientów — mówi Michał Korycki. Macrologic zaproponował rozwiązanie, które spełniało wymagania i oczekiwania spółki Korurs w zakresie zwiększenia dostępności do oferty spółki i usprawnienia komunikacji z jej klientami, jak również zagwarantował krótki czas wdrożenia.

Przebieg wdrożenia

Prace związane z wdrożeniem zrealizowane zostały sprawnie i w krótkim czasie. — Jeszcze w październiku przeprowadziliśmy 3 sesje analityczne, na których omówiliśmy z Zarządem spółki potrzeby i oczekiwania w odniesieniu do wdrażanego systemu oraz konieczne modyfikacje. Dane z programu finansowo-księgowego, magazynowego i ewidencji środków trwałych zostały przeniesione bilansem otwarcia. Najwięcej zmian wprowadziliśmy w programie Xpertis Logistyka — mówi Andrzej Stachurski, Szef Projektu Macrologic.

Główna modyfikacja polegała na wprowadzeniu dwóch indeksów: wewnętrznego (tzw. kod Korurs) oraz indeksu zawierającego numer katalogowy używany powszechnie przez producentów i dostawców. Korurs ma obrót krajowy, import, eksport, nabycia wewnątrzwspólnotowe, przelutowania itp. Wszystko to wymagało dostosowania do potrzeb klienta. A czasu było niewiele. Mieliśmy tylko dwa miesiące, bo klient od stycznia chciał rozpocząć pracę w nowym programie — dodaje Andrzej Stachurski.

Dzięki dużemu zaangażowaniu po obydwu stronach projekt został zakończony w zakładanym terminie i od stycznia Korurs zaczął wystawiać faktury przy wykorzystaniu nowego rozwiązania.

Rozwiązanie

Macrologic wdrożył w spółce Korurs następujące rozwiązania z rodziny Xpertis: Finanse i księgowość, Środki trwałe i Logistyka, które zastąpiły użytkowane przez spółkę programy w środowisku DOSowym. Ponadto oprogramowanie zostało rozszerzone o moduły z linii CMS —Xpertis Obsługa klientów (portal internetowy z e-zamówieniami) i Alerty biznesowe.

Korzyści biznesowe Wdrożenie nowych rozwiązań pozwoliło spółce Korurs realizować wymogi klientów i rynku w zakresie udostępniania elektronicznej wymiany dokumentów. Klienci mają zdalny i łatwy dostęp do pełnej oferty spółki, stanów magazynowych i cen towarów (z indywidualnym systemem rabatów i cen w zależności od klienta), dzięki czemu spółka zwiększa możliwości sprzedaży w terenie. Elektroniczne składanie zamówień przyczyniło się do zredukowania liczby reklamacji i zwrotów spowodowanych pomyłkami wynikającymi z ręcznego wprowadzania zamówień. Klienci mają dostęp do historii rozrachunków i rozliczeń, mogą sprawdzić, co, kiedy i po jakich cenach zamawiali. Widzą status swojego zamówienia, a zatem wiedzą, na jakim etapie jest jego realizacja. Co ważne, mogą także obejrzeć zdjęcia tych pozycji z asortymentu, którymi są zainteresowani. To pomogło spółce poprawić kontakt z klientami.

W wyniku wdrożenia rozwiązania CMS Korurs ograniczył koszty zakupów.

Usprawniliśmy obieg informacji wewnątrz firmy i dzięki temu wyeliminowaliśmy zbędne zakupy. Chodzi o towary będące w magazynie, a zamawiane np. pod potrzeby produkcyjne spółki przez osoby spoza centrali, które nie zawsze dysponowały aktualną informacją o stanach magazynowych — mówi Michał Korycki, Dyrektor finansowy i Członek Zarządu Korurs sp. z o.o. — Taki dostęp do informacji pozwala także na utrzymywanie minimalnych stanów magazynowych, niezbędnych do sprawnej obsługi klienta — dodaje.

W efekcie zastosowania powiadomień mailowych o zdarzeniach, dotyczących np. złożenia przez klienta zamówienia czy sygnalizujących przekroczenie minimalnego stanu danego towaru w magazynie, spółka znacząco poprawiła przepływ informacji wewnątrz firmy.

Dzięki wprowadzeniu nowych rozwiązań Korurs usprawnił obieg dokumentów i ograniczył liczbę ich wydruków.

Teraz możemy wystawiać np. jedną fakturę do sprzedaży towarów z różnych magazynów. W efekcie — w przypadku towarów wydawanych z trzech magazynów — do trzech WZ-ek mamy jedną fakturę. Zmniejszyło to trzykrotnie liczbę wystawianych faktur — mówi Michał Korycki. — Dzięki elektronicznemu wystawianiu zamówień i faktur redukujemy zużycie papieru i tonerów, co obniża koszty biurowe. W nowym systemie mamy możliwość rejestrowania zamówień i na podstawie wprowadzonych tam danych szybko i bez ryzyka pomyłek, wynikających z przepisywania dokumentów, możemy wystawić fakturę. To oszczędność czasu, a w efekcie także redukcja kosztów — dodaje.

Źródło: www.macrologic.pl