Niewątpliwym efektem wdrożenia jest znaczna poprawa zarządzania poszczególnymi aplikacjami w ramach wielooddziałowej struktury IPN. Korzystamy z wielu nowych funkcjonalności, które posiada pakiet ERP TETA Constellation, a które są niezbędne w bieżącej pracy jednostki budżetowej”. Elżbieta Kuczyńska – Zastępca Dyrektora Biura Budżetu Finansów i Kadr w Instytucie Pamięci Narodowej.

Instytut Pamięci Narodowej – Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu został powołany na mocy ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. Do zadań Instytutu należy gromadzenie i zarządzanie dokumentami organów bezpieczeństwa państwa, prowadzenie śledztw w sprawie zbrodni nazistowskich i komunistycznych oraz prowadzenie działalności edukacyjnej. Instytut Pamięci Narodowej rozpoczął działalność w dniu 30 czerwca 2000 r. W momencie rozpoczęcia działalności dysponował jedynie pomieszczeniami w gmachu usytuowanym przy placu Krasińskich i zatrudniał 4 osoby.

Obecnie główna siedziba IPN mieści się w Warszawie, Instytut posiada także 11 oddziałów i 7 delegatur w największych miastach Polski. Dodatkowo stworzono Gospodarstwo Pomocnicze, które świadczy odpłatne usługi związane z prowadzeniem działalności wydawniczej obejmującej druk publikacji IPN oraz ich sprzedażą, a także gospodarowanie nieruchomościami pozostającymi w dyspozycji IPN. IPN we wszystkich swoich lokalizacjach zatrudnia ponad 2000 pracowników.

Gdy przychodzi czas na zmiany

Instytut Pamięci Narodowej przez wiele lat pracował na dedykowanym systemie – IPN-2. Każdy oddział połączony był z centralą siecią rozległą – natomiast wszystkie sprawozdania budżetowe i finansowe przygotowywane były zbiorczo w centrali. Z czasem system przestał spełniać nasze oczekiwania – nasze potrzeby i wymagania rosły, a system się nie rozwijał. Przestarzała technologia, niestabilna praca systemu, ale przede wszystkim ograniczenia funkcjonalne aplikacji, szczególnie w obszarze związanym z kadrami i płacami, ograniczone możliwości uzyskiwania wydruków i zestawień – wszystko to sprawiało, że praca z IPN-2 stała się bardzo uciążliwa. Podejmowaliśmy oczywiście prace związane z modernizacją i unowocześnianiem tego systemu, ale nie dość, że to powodowało duże utrudnienia organizacyjne w naszej pracy, to nadal nie przynosiło oczekiwanych rezultatów. – mówi Elżbieta Kuczyńska, Zastępca Dyrektora Biura Budżetu Finansów i Kadr w IPN.

W związku z tym podjęto decyzję o konieczności wdrożenia pakietu ERP, który zintegruje działania wewnątrz Instytutu. Bardzo istotnym elementem przygotowania dokumentacji do przetargu było szczegółowe zdefiniowanie zakresu wdrożenia i opracowanie opisu wszystkich procesów, które będą realizowane przez nowe oprogramowanie.

W czerwcu 2008 ogłoszono przetarg na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie. Przetarg obejmował również dostawę sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem narzędziowym z licencjami.

Po szczegółowej analizie ofert IPN zdecydował się na wdrożenie systemu ERP – TETA Constellation firmy TETA SA. Oferta TETY spełniała wszystkie wymagania Instytutu, i jednocześnie gwarantowała konkurencyjną cenę przy dużej liczbie szkoleń i zakontraktowanych dni wdrożeniowych.

Przy wyborze ostatecznej oferty istotnym czynnikiem było również to, że dzięki współpracy z TETĄ mamy gwarancję pracy w naprawdę nowoczesnym systemie. Ważne było także zapewnienie szybkiego dostępu do przetworzonych informacji oraz obsługa wchodzącego do finansów publicznych budżetu zadaniowego i połączenie ewidencji budżetu tradycyjnego z zadaniowym. – powiedziała Elżbieta Kuczyńska z IPN.

W ramach projektu realizowane miały być prace związane z modułami Płace, Kadry, Logistyka (w zakresie sprzedaż i magazyny), Finanse i Majątek Trwały oraz na potrzeby budżetowania – systemu TETA Controlling. Wdrożenie objęło centralę Instytutu w Warszawie, jedenaście oddziałów oraz Gospodarstwo Pomocnicze IPN. Aplikacja Logistyka.NET miała być używana wyłącznie przez Gospodarstwo Pomocnicze, które jako jedyne w strukturze IPN świadczy odpłatne usługi i jako jedyna jednostka jest płatnikiem VAT.

Przygotowania do wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęło się od opisania procesów realizowanych w firmie oraz ustalenie głównych jego celów. To bardzo istotny etap dla obu stron, gdyż konieczne było dokładne zapoznanie się ze strukturą organizacyjną Klienta, a także z dotychczasowymi procedurami związanymi z obsługą procesów związanych z personelem, finansami, majątkiem trwałym i gospodarką magazynową.

Dzięki temu określono sposób parametryzacji pakietu, zaplanowano niezbędne modyfikacje w aplikacjach oraz sprecyzowano konieczne zmiany organizacyjne.

Po zaakceptowaniu projektu wdrożenia przez IPN we wrześniu 2008 roku rozpoczęto prace związane z uruchomieniem pakietu. W pierwszej kolejności zajęto się konwersją danych kadrowych, a także wprowadzaniem informacji o kontrahentach.

Jednocześnie realizowano prace związane z parametryzacją pakietu i poszczególnych aplikacji już na serwerach IPN. Dodatkowo, w tym samym czasie, przeprowadzono szkolenia przyszłych użytkowników i administratorów pakietu ERP TETA Constellation.

Wdrożenie: Nietypowe finanse i budżetowanie

Każde wdrożenie jest wielkim wyzwaniem zarówno dla dostawcy jak i dla Klienta. IPN był dla nas jednym z pierwszych tak dużych odbiorców z sektora administracji publicznej, który zdecydował się na wdrożenia całego pakietu. W związku z tym zetknęliśmy się z wieloma nietypowymi dla nas sytuacjami, dzięki którym mogliśmy jeszcze bardziej dostosować nasze aplikacji do obsługi klientów ze sfery budżetowej. Nietypowa jest na przykład nomenklatura nazewnicza w zakresie rachunkowości – najbardziej jaskrawym przykładem była konieczność ujęcia w planie kont paragrafów, działów i rozdziałów klasyfikacji budżetowej jak również zadań budżetowych, które w tradycyjnej księgowości są zjawiskami zupełnie nieznanymi – mówi Krzysztof Strawski, Menedżer w TETA SA.

Generalnie sfera budżetowa w zakresie rachunkowości rządzi się odmiennymi prawami niż tradycyjnie pojmowane podmioty gospodarcze. Różnice dotyczą nie tylko źródeł finansowania, ale przede wszystkim różnią się sposobem rejestracji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W wypadku jednostek sektora finansów publicznych plan kont musi spełniać dodatkowe wymogi (poza narzucanymi przez Ustawę o Rachunkowości), tak by w pełni realizować obowiązki sprawozdawcze. Oprócz wspomnianej już różnicy w nazewnictwie system TETA Finanse.NET musiał zostać wyposażony w mechanizmy, które ułatwiają rejestrację dokumentów w module Wstępnej Rejestracji Dokumentów bez konieczności każdorazowego wprowadzania danych niezbędnych do klasyfikacji budżetowej.

Podobne różnice napotkano także podczas parametryzacji budżetowania jednostki. Z jednej strony zaistniała konieczność wprowadzenia do systemu księgowego planu budżetowego, z drugiej pojawiła się potrzeba rejestracji realizacji budżetu i wielkości zaangażowania finansowego Instytutu.

W tradycyjnym ujęciu księgowym budżet nie jest ujmowany bezpośrednio w księgach rachunkowych, a do bieżących analiz wykorzystuje się moduł Controllingu, który przetwarza gromadzone informacje. W przypadku Instytutu wprowadzono mechanizm przekazujący do modułu finansowo-księgowego dane o aktualizacji planu budżetowego a także gotowe księgowania odzwierciedlające stopień zaangażowania i realizacji planu.

Kolejnej modyfikacji wymagał moduł sprawozdawczości – ze względu na dodatkowe potrzeby jednostki sektora finansów publicznych, w systemie uruchomiono możliwość generowania standardowych sprawozdań budżetowych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdania nie tylko prezentują dane dotyczące aktualnej sytuacji ekonomicznej jednostki w porównaniu z planem, ale wprowadzają także dodatkowe pojęcie jak „zaangażowanie”, które łączy dane o powziętych zobowiązaniach i faktycznie wydatkowanych środkach.

Rozbudowa modułu raportowania o dodatkowe dane z pogranicza księgowości umożliwiła pełną adaptację systemu do potrzeb wynikających z regulacji prawnych, bez konieczności ręcznego wypełniania sprawozdań urzędowych na podstawie cząstkowych informacji pochodzących z różnych miejsc systemu.

Rozliczanie pracowników w sferze budżetowej

Interesujące było wdrażanie aplikacji TETA Personel.NET. Wiele nietypowych składników płacowych, duża liczba dodatków. Ogólnie dość skomplikowane naliczanie popularnych w sferze budżetowej tzw. trzynastek czy też konieczność obsługi wyrównań wynagrodzeń związanych z podwyżkami i wykonywanych z datą wsteczną po uchwaleniu budżetu przez Sejm. A to tylko zaledwie część wyzwań, które mieliśmy w trakcie wdrożenia – podkreśla Krzysztof Strawski, Menedżer w TETA SA.

W związku ze specyfiką działalności IPN konieczne było wprowadzenie kilku modyfikacji uwzględniających jego nietypowe potrzeby. Przede wszystkim dotyczyło to eksportu danych do systemu Płatnik. Dotychczas system nie obsługiwał eksportu danych pracowników etatowych, którzy płacą tylko składkę zdrowotną. Kolejne modyfikacje związane były z urlopami prokuratorskimi, którzy korzystają ze zwiększonego wymiaru urlopu oraz urlopów dodatkowych, kontrolowanych w innych niż rok kalendarzowy okresach.

Stworzyliśmy ponadto dodatkowy tzw. moduł podwyżkowy. Pracownicy IPN mogą teraz łatwo symulować podwyżki za pomocą tabeli Excela. Moduł ten uwzględnia specyfikę budżetówki – np. podwyżki uchwalane w czerwcu z działaniem wstecz od stycznia. System musiał więc automatycznie wystawiać korekty do list płac naliczonych już we wcześniejszych okresach – dodaje Krzysztof Strawski.

Sporym wyzwaniem było samo wdrożenie modułu Płace.NET oraz szkolenia z obsługi tego modułu w kilkunastu samodzielnie rozliczających się oddziałach IPN. Odbywało się ono wyłącznie za pomocą asyst telefonicznych prowadzonych przez konsultantów TETY.

Generalnie szkolenia to interesujący temat – zgodnie z ustaleniami warsztaty dla wszystkich użytkowników naszych aplikacji odbywały się wyłącznie w centrali IPN w Warszawie. Musieliśmy się obyć bez wizyt w oddziałach, jednakże IPN wyznaczył użytkowników wiodących do każdego z systemów. Osoby te zostały kompleksowo przeszkolone przez naszych pracowników, dzięki czemu stanowiły potem na dalszych etapach wdrożenia ogromne wsparcie wewnątrz swojej organizacji. – podsumowuje Krzysztof Strawski.

Jak podkreślają użytkownicy – system jest łatwy w obsłudze a interfejs całkowicie intuicyjny. Oczywistym jest również, że atutem rozwiązania jest jego centralizacja – jeden system obsługuje centralę i wszystkie oddziały. Zalet nowego systemu jest wiele i długo by je wymieniać. Generalnie najważniejsze było zautomatyzowanie i uproszczenie procedur księgowych – podsumowuje Elżbieta Kuczyńska z IPN.

Źródło: TETA