Wybór systemu ERP to poważne wyzwanie. Aby dokonać optymalnego wyboru zapoznaliśmy się z ofertą rozwiązań dostępnych na rynku. Zależało nam na rozwiązaniu, które zaspokoiłoby zarówno obecne potrzeby firmy jak i dawało możliwość elastycznego dostosowania się do jej dalszego dynamicznego rozwoju. Już w trakcie wdrożenia okazało się, że rozwiązanie Microsoft Dynamics Ax spełniło nasze oczekiwania - Wojciech Skupnik, Dyrektor ds. Rozwoju

Powierzchnia każdej z Trafik jest zagospodarowana w nowoczesny sposób, zapewniając klientom swobodny dostęp do oferowanych artykułów. W swojej ofercie handlowej posiada szeroki asortyment oferując klientom m.in. akcesoria tytoniowe, baterie, cygara, farmaceutyki, kartki, napoje, papierosy, prasę, prezerwatywy, słodycze oraz tytoń.

Wszystkie saloniki prasowe ulokowane są na pasażach centrów handlowych. Każdy z saloników prasowych zaopatrzony jest w system komputerowy, który ułatwia pracę, a także umożliwia kontrolę przepływu towarów i klientów. Trafiki odwiedza około 350 tysięcy osób tygodniowo.

Najnowszym projektem firmy Tabak Polska są Trafiki-Cafe. Są to saloniki, w których będzie można dodatkowo napić się kawy, herbaty bądź też siedząc przy stoliku poczytać gazetę.

Wyzwanie

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania wielodziałowym przedsiębiorstwem handlowym zostało podyktowane dynamicznym rozwojem firmy. Struktura firmy obejmująca coraz liczniejszą sieć saloników prasowych wymagała m.in. przyspieszenia procesów wymiany dokumentów, uproszczenia procedur, ułatwienie kontroli pracowników sklepów, polepszenia przepływu informacji, automatyzacji stanów magazynowych oraz przede wszystkim sprawnego wspomagania sprzedaży detalicznej w sklepach. Zakładane cele w całości zostały osiągnięte przy pomocy wdrożonego przez firmę CSF Polska rozwiązania Microsoft Dynamics Ax w wersji 4.02 oraz stworzonego specjalnie dla firmy Tabak Polska rozwiązania branżowego Sprzedaż Detaliczna.

Rozwiązanie

Wdrożenie w firmie Tabak Polska objęło następujące obszary: finanse, zapasy, zakupy, sprzedaż detaliczna, elektroniczna wymiana dokumentów (EDI) oraz raporty OLAP. Wdrożenie przeprowadzone zostało w okresie od listopada 2007r. do maja 2008r. Uruchomienie systemu nastąpiło w lutym 2008 wraz z „wystartowaniem” pierwszego sklepu. Aktualnie z Microsoft Dynamics Ax korzysta 78 jednoczesnych użytkowników we wszystkich 92 salonikach prasowych.

Specjaliści CSF Polska, zgodnie ze specyficznymi potrzebami Klienta w poszczególnych obszarach opracowali dodatkowe funkcjonalności.

Sprzedaż detaliczna

Sprzedaż detaliczna to branżowe rozwiązanie autorstwa CSF Polska, które zostało zbudowane na logice modułu logistycznego Microsoft Dynamics Ax i dostępne bezpośrednio w nim. Sprzedaż Detaliczna charakteryzuje się posiadaniem m.in. następujących funkcjonalności, dostępnych bezpośrednio z poziomu Microsoft Dynamics Ax:

• scentralizowana i spójna baza towarowa – zapewnia spójność m.in. danych dot. towarów, grup towarowych, numerów kodów kreskowych wprowadzonych do Microsoft Dynamics Ax oraz tych znajdujących się na kasach fiskalnych poszczególnych sklepów
• transakcyjna obsługa procesów komunikacji z kasą – pozwala na kolejkowanie poszczególnych operacji wykonywanych na wszystkich lub na konkretnej kasie, z zachowaniem historii dodawania i usuwania towarów, zmian cen, numerów kodów kreskowych, itp.
• automatyczna konfiguracja nowych kas w systemie – zapewnia możliwość szybkiego podłączenia nowej kasy z dostępem do wszystkich potrzebnych na niej informacji
• obsługa wielu kas fiskalnych w ramach jednego sklepu
• obsługa głównych i dodatkowych kodów kreskowych
• automatyczne przesyłanie bazy towarowej, kodów kreskowych, cen na wybraną kasę
• automatyczna zmiana danych dotyczących towaru (nazwy, kodu kreskowego, stawki VAT, itp.)
• obsługa płatności gotówkowych oraz kart płatniczych
• obsługa wielowalutowości
• automatyczne czyszczenie nieaktualnych dodatkowych kodów kreskowych
• archiwizacja i pełny wgląd w dane analityczne dotyczące sprzedaży (do poziomu pozycji na paragonie) – pozwala na uzyskanie m.in. raportów rentowności dot. poszczególnych towarów, sklepów
• automatyczne wprowadzanie i globalne księgowanie sprzedaży – polega na codziennym imporcie danych dot. sprzedanych towarów ze wszystkich sklepów do Microsoft Dynamics Ax gdzie następuje ich automatyczne wprowadzenie na odpowiednie konta, a księgowości pozostaje jedynie zaksięgowanie wprowadzonych transakcji
• automatyczne wprowadzanie i księgowanie wpłat ze sprzedaży - w zależności od zapłaty zrealizowanej gotówka lub kartą, pozwala także określić stosunek wielkości wpłat z użyciem karty i gotówki
• automatyczne rozpoznawanie i parowanie płatności kartą.

Dzięki funkcjonalności Sprzedaż Detaliczna m.in. usprawniliśmy proces wprowadzania przez pracowników zmian cen towarów. Obecnie uprawnieni pracownicy mogą globalnie wprowadzać zmiany w cennikach na wszystkie lub tylko wybrane towary, a także we wszystkich lub jedynie w wybranych sklepach. Daje nam to możliwość nie tylko pełnej kontroli nad wprowadzanymi zmianami ale także gwarantuje, że nie zostaną przy tej okazji popełnione błędy, a zadanie zostanie szybko i sprawnie wykonane.”- powiedział Wojciech Skupnik, Project Manager, Tabak Polska.

Elektroniczna wymiana dokumentów

Elektroniczna wymiana danych (EDI) w tak rozbudowanej strukturze jak w przypadku firmy Tabak Polska jest niezwykle istotna. Celem wdrożenia EDI było wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji za pomocą połączenia odpowiednich aplikacji firmy Tabak Polska z jej kontrahentami. Komunikaty EDI zawierają te same dane, które tradycyjnie można znaleźć na papierowych dokumentach używanych do dokumentowania transakcji handlowych.

W Tabak Polska za pomocą EDI wymieniane są dokumenty dotyczące: zamówień zakupu, stanu zapasów, potwierdzające dostawę (EDI wychodzący) oraz dokumenty PZ, listy towarów z cennikami, faktury i faktury korygujące, dokumenty zwrotu prasy oraz billingi prepaid (EDI przychodzący). Tabak Polska ze swoimi kontrahentami codziennie wymienia ok. 200 dokumentów, a dzięki zastosowaniu EDI wydatnie skraca zarówno czas obiegu dokumentów jak również czas ich księgowania.

W momencie kiedy codziennie wymieniamy setki dokumentów, m.in.: PZ-ki, WZ-ki, zamówienia zakupu, stany zapasów, cenniki czy faktury, usprawnienie i zautomatyzowanie procesu ich obiegu miało dla nas kluczowe znaczenie. Specjaliści z CSF Polska opracowali dla nas mechanizmy, które świetnie spełniają swoją rolę, a my czas który zaoszczędziliśmy podczas wymiany i księgowania tych dokumentów możemy wykorzystać na bardziej kreatywne działania. – Wojciech Skupnik podkreśla zalety działania EDI.

Finanse

W obszarze finansów specjaliści CSF Polska opracowali 4 główne funkcjonalności:

• Import kursów walut ze strony NBP – pozwala ona na automatyczne pobieranie do rozwiązania Microsoft Dynamics Ax kursów walut ze strony Narodowego Banku Polskiego. Funkcjonalność ta wykorzystywana jest w procesie księgowania, który w znaczący sposób został przyspieszony i uwolniony od pomyłek.
• Homebanking wychodzący i przychodzący – funkcjonalność ta została dodana w celu uproszczenia i przyspieszenia wprowadzania wyciągów bankowych, a polega na zastosowaniu mechanizmu automatycznego zbierania transakcji z wyciągów bankowych i księgowania ich w odpowiednich arkuszach oraz automatycznym eksportowaniu plików płatności i odbieraniu pliku zwrotnego z potwierdzeniem transakcji z banku.
• Funkcjonalność do sprzedaży kuponów Lotto i możliwości zapłaty rachunków – Tabak Polska oferuje klientom w swoich placówkach możliwość zakupu kuponów Lotto oraz opłacenia rachunków. Opracowana funkcjonalność pozwala pracownikom sklepów wprowadzać na bieżąco dane do systemu, a głównej księgowej na automatyczne generowanie faktur za wykonane usługi, a więc zapewnia wsparcie dla procesu rozliczania się z kontrahentami.
• Automatyczna numeracja dokumentów – umożliwia stworzenie serii numeracji miesięcznych w podziale na wielu rodzajów dokumentów (np. faktur czy pozostałych dokumentów finansowych).

Logistyka w strukturze wielo-oddziałowej

Prowadząc działalność w tak rozbudowanej zarówno terenowo jak i ilościowo strukturze Tabak Polska potrzebował rozwiązania, które zapewniłoby mu możliwość sprawnego nią zarządzania. Opracowaliśmy zatem poziomy uprawnień dla wielo-oddziałowej struktury, które zapewniają pracownikom Tabak Polska dostęp do wybranych stanów magazynowych, dokumentów finansowych, transakcji, kartotek towarowych, dostawców i odbiorców, itp.. Dodatkowo, oznaczenie wszystkich dokumentów identyfikatorem poszczególnych sklepów gwarantuje ich szybką identyfikację. Biorąc pod uwagę, fakt iż rozwiązanie to efektywnie funkcjonuje on-line w ponad 90 sklepach i tworzone było równocześnie z otwieraniem kolejnych sklepów możemy je śmiało uznać za sukces zarówno nasz jak i Klienta. – powiedział Mariusz Tracz, Project Manager ze strony CSF Polska.

Warto w tym miejscu wspomnieć o jeszcze jednym z bardziej przydatnych rozwiązań jakim jest interfejs do kolektora danych, który pozwala na sczytywanie kodów kreskowych ze wszystkich towarów w sklepie. Jako, że w każdym z 92 sklepów znajduje się ok.2 - 3 tysięcy towarów można sobie wyobrazić, że przeprowadzenie inwentaryzacji a następnie wprowadzenie danych do systemu zajęłoby ogromną ilość czasu przeznaczoną na sczytanie kodów kreskowych z towarów.

Raporty

Rynek szybko zmieniającego się popytu wymusza na osobach zarządzających firmami szybkie podejmowanie decyzji i reagowanie na zmiany na bieżąco, w momencie gdy się pojawią. Dzięki możliwościom skonfigurowanych w zdefiniowanym układzie raportów OLAP Zarząd Tabak Polska ma taką możliwość przez co zapewnia sobie przewagę konkurencyjną nad innymi firmami.

Obok wielowymiarowych raportów wykorzystywanych w przedsiębiorstwach posiadających systemy ERP Tabak Polska wykorzystuje również te napisane specjalnie dla ich potrzeb.

Stworzenie raportów określających rentowność w naszych specyficznych obszarach działalności jak np. sprzedaży doładowań prepaid’owych wg. np. cen brutto, netto, grup towarowych, towarów czy sklepów odbywa się obecnie za pomocą jednego kliknięcia co znacząco ułatwia nam pracę i pozwala na bieżącą kontrolę rentowności w poszczególnych sklepach. – podsumowuje Wojciech Skupnik.

Korzyści

Wdrożenie zintegrowanego systemu Microsoft Dynamics Ax przyczyniło się do odniesienia szeregu korzyści w firmie Tabak Polska w postaci m.in.:

• możliwości śledzenia sprzedaży w czasie rzeczywistym - dane mogą być przetwarzane w dowolnym momencie w ciągu dnia on-line
• uzyskania natychmiastowej informacji o wynikach przedsiębiorstwa, m.in.: raporty rentowności dot. poszczególnych towarów, sklepów, ect.
• posiadania zintegrowanej towarowej bazy danych
• zautomatyzowania i ułatwienia zarządzania procesami logistycznymi i sprzedaży detalicznej w strukturze wielo-oddziałowej
• możliwości pełnego analizowania zmienności popytu i podaży
• lepszego planowania zapasów i zwiększenia wskaźnika rotacji zapasów
• niższych kosztów magazynowania
• przyspieszenia i zwiększenia dokładności przepływu dokumentów pomiędzy Tabak Polska i jego kontrahentami
• usprawnienia i ułatwienia pracy w obszarze księgowym i finansowym.

Wdrożone rozwiązanie obsługuje zatem wszystkie procesy zachodzące w firmie odpowiadając potrzebom i specyfice jej funkcjonowania, a jego elastyczność i możliwość dodawania nowych funkcjonalności pozwala firmie Tabak Polska na natychmiastowe reagowanie i dostosowywanie swoich działań do ciągle zmieniającej się sytuacji rynkowej.

Wsparcie i plany na przyszłość

Ze względu na wysoką jakość usług wdrożeniowych oraz potrzebę opieki profesjonalistów nad wdrożonym systemem firma nadal współpracuje z firmą CSF Polska. Dedykowany Dział Wsparcia dba o utrzymanie i rozwój aplikacji Tabak Polska, monitoruje funkcjonowanie systemu oraz zapewnia pomoc zarówno w bieżącej pracy jak i opracowywaniu dodatkowych funkcjonalności.

Źródło: www.csf.pl