Solar Polska z pakietem ERP Microsoft Dynamics AX

Kiedyś przychodzi moment, w którym korzyści z wdrożenia nowego rozwiązania przewyższają korzyści z utrzymania systemu istniejącego. W takiej sytuacji znalazła się firma Solar Polska, należąca do Grupy Solar, jednej z największych w regionie Europy Północnej sieci dystrybucji artykułów elektrotechnicznych. Grupa działa w ośmiu krajach i zatrudnia blisko 2,5 tys. osób. W Polsce obecna jest od 1997 r. Spółka Solar Polska powstała w 2001 r. na bazie czterech spółek regionalnych. Centrala firmy mieści się w Łodzi i obsługuje 8 oddziałów terenowych.

Zarząd firmy postanowił wdrożyć rozwiązanie nowoczesne, w pełni scentralizowane, działające online. Nowy system miał ponadto umożliwiać łatwą rozbudowę funkcjonalności, a jednocześnie obniżyć koszty utrzymania.

Nasze założenia wynikały z wieloletnich doświadczeń w pracy rozproszonej z systemem, który nie nadawał się do rozbudowy i przez lata ‘obrósł’ aplikacjami dodatkowymi. Chcieliśmy, aby nowy system umożliwiał nam samodzielne rozszerzanie jego zakresu funkcjonalnego. Co oczywiste, zależało nam także na szybkim wdrożeniu – tłumaczy Adam Dymek.

Biznes Solar Polska opiera się na logistyce i dystrybucji, zatem w tych właśnie obszarach potencjalny system musiał udowodnić swoją użyteczność. Zakładano ponadto, że nowe rozwiązanie będzie można szybko wdrożyć, nie narażając firmy na zbędne ryzyko i utratę sprawności.

Wybór Solar Polska padł na Microsoft Dynamics AX, zaś wdrożenie powierzono Centrum Komputerowemu ZETO z Łodzi. Projekt, trwający od kwietnia do października 2007 przebiegł sprawnie i zakończył się sukcesem.

Systemy, z których korzysta wielu użytkowników, w praktyce okazują się często dalekie od doskonałości. W tym teście prawdy Dynamics AX wypadł bardzo pozytywnie – podsumowuje Adam Dymek, Kierownik Projektu ze strony Solar Polska.

Solar Polska wchodzi w skład Grupy Solar, największego w Europie Północnej koncernu branży elektrotechnicznej. W ofercie handlowej firmy znajduję się ponad 6 tys. produktów dostępnych dla klienta w ciągu 24 godzin.

Grupa działa w Belgii, Finlandii, Norwegii, Szwecji, Danii, na Wyspach Owczych, w Polsce, Niemczech i w Holandii. Zatrudnia blisko 2,5 tys. osób. Firma jest obecna w Polsce od 1997 r.

W 2001 r. na bazie czterech spółek regionalnych powstała Solar Polska, z siedzibą główną i magazynem centralnym w Łodzi. Obecnie firma posiada 8 oddziałów w: Szczecinie, Wrocławiu, Krakowie, Łodzi , Lublinie, Poznaniu, Wałbrzychu i w Gdyni. Uruchomiony w 2001 r. w Łodzi magazyn centralny to obiekt wysokiego składowania o powierzchni 9000 m2, mogący pomieścić do 18 tys. pozycji magazynowych.

W końcu 2006 r., Solar Polska stanął wobec konieczności zmiany oprogramowania zarządzającego działalnością firmy. System dotychczasowy przestał być bezpieczny – nie posiadał już wsparcia technicznego dostawcy.

Firma pracowała na poprzedniku Dynamics AX, systemie Concord XAL, który nie jest już wspierany przez Microsoft. Główną potrzebą Solar było zatem unowocześnienie platformy technologicznej zarządzania biznesem – mówi Jagna Kwiatkowska, kierownik projektu ze strony Centrum Komputerowego ZETO z Łodzi - firmy, która poprowadziła wdrożenie.

Przez lata użytkowania system został obudowany dodatkowymi aplikacjami, które uzupełniały jego luki funkcjonalne. Ta zależność od dodatkowych aplikacji, tworzonych ad hoc, mocno utrudniała panowanie nad firmą jako całością. Zarząd Solar Polska zdecydował postawić na rozwiązanie, pozwalające uzyskać technologiczną jednorodność całej firmy.

Efektem tego miała być chociażby lepsza komunikacja aplikacji do zarządzania przedsiębiorstwem z innymi aplikacjami wewnątrz i na zewnątrz firmy.

Concord XAL nie wspierał nowoczesnej, opartej na elektronicznej wymianie danych, komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwami – mówi Adam Dymek.

Wyzwanie

Rozwiązanie miało być nowoczesne, o zakresie funkcjonalności i możliwości konfigurowania parametrów pozwalającym wyswobodzić się z konieczności dołączania dodatkowych aplikacji. Biznes Solar Polska opiera się na logistyce i dystrybucji, zatem jakość tych funkcjonalności była badana w wytypowanych rozwiązaniach szczególnie dokładnie.

System miał także być dostatecznie otwartą i elastyczną architekturą, aby wprowadzanie modyfikacji nie nastręczało problemów i było możliwe we własnym zakresie. Ponadto, w obliczu planowanego rozwoju działalności, oczekiwano sprawnego i profesjonalnego wdrożenia.

Rozwiązanie

Po rozpoznaniu rynku Solar ostatecznie podjął decyzję na początku 2007 roku. Mimo, że w grupie Solar standardem jest SAP, wybrano rozwiązanie Microsoft Dynamics AX w wersji 4.0 – która właśnie zadebiutowała w Polsce.

O wyborze przesądziły: elastyczność i nowoczesność aplikacji, przeprowadzone wcześniej testy i symulacje oraz podobieństwa do Concord XAL w zakresie logiki działania systemu – mówi Jagna Kwiatkowska.

W ofercie ze strony Microsoftu istotny był także czynnik opłacenia upgrade-u oprogramowania – dodaje Adam Dymek.

Partnerem wdrożeniowym zostało Centrum Komputerowe ZETO SA z Łodzi, na co wpływ miała nie tylko bliska lokalizacji firmy ale także dobra oferta, zaangażowanie w procesie przedsprzedażowym i doświadczenie.

Wdrożenie odbyło się w szybkim tempie między kwietniem, a październikiem 2007 r. Dość krótki czas projektu nie odbił się na jakości wdrożenia dzięki dużemu zaangażowaniu obu stron, dobrej współpracy i organizacji działań projektowych.

Zespół wdrożeniowy Solar wysoko ocenia Jagna Kwiatkowska: Firma Solar dobrze przygotowała się do wdrożenia, bardzo aktywnie uczestniczyła w projekcie. Zespół był świadomy swoich potrzeb, a jednocześnie otwarty na nowe pomysły i rozwiązania. Wynikało to między innymi z doświadczeń zdobytych przy pracy w poprzednim systemie.

W skład zespołu weszło pięć dwuosobowych grup, odpowiadających za poszczególne obszary funkcjonalne. Do prac włączył się także osobiście Prezes firmy. Taka konfiguracja i udzielenie wsparcia ze strony najważniejszych osób w przedsiębiorstwie daje duże możliwości oddziaływania na organizację w toku wdrożenia i związanej z tym zmiany – mówi Adam Dymek.

Pora na przegląd realizacji założeń. W Solar Polska wdrożono wersję 4 systemu ERP Dynamics AX. Tym samym firma przeniosła swoją główną aplikację na platformę Microsoft, na której działa większość pozostałych firmowych systemów. Efektem ujednolicenia technologii jest zwiększenie wydajności i uproszczenie raportowania.

Definiujemy i uzyskujemy analizy dokładnie według naszych potrzeb i pomysłów, co było ważnym postulatem - mówi Adam Dymek. To przekłada się na elastyczność firmy. Dynamics AX to z perspektywy Solar Polska to nie tylko rozwiązanie zaawansowane technologicznie ale także funkcjonalnie. Concord XAL w toku użytkowania został obudowany przez nas znaczną liczbą aplikacji pomocniczych. Szereg funkcji przez nie sprawowanych Dynamics Ax posiada w wersji standardowej – mówi Adam Dymek.

W toku wdrożenia, kiedy zespół projektowy CK ZETO szczegółowo poznał wymagania Klienta, a Solar – szczegółowo poznał możliwości obsługi procesów w Dynamics AX. Część początkowych założeń uległa zmianie. Solar zrezygnował z przeniesienia do nowego systemu niektórych dotychczas wykorzystywanych sposobów obsługi procesów, kiedy przedstawiliśmy firmie możliwość dostosowania w ramach istniejącej konfiguracji– dodaje Jagna Kwiatkowska.

Dla Solar ważna była także możliwość rozbudowania rozwiązania i elastyczność w dostosowaniu do potrzeb własnych i rynku.

W trakcie wdrożenia oprogramowaliśmy kilka ważnych dla biznesu Solar Polska modyfikacji, szczególnie w zakresie nadzoru transakcji handlowych, zarządzania uprawnieniami, kalkulacji cen i ustalania rabatów. Poza tym Dział IT Solar zbudował własne kompetencje, dzięki czemu wykonał niektóre dostosowania samodzielnie - podsumowuje Jagna Kwiatkowska.

We własnym zakresie, na bieżąco jesteśmy w stanie wprowadzać szereg zmian odpowiadających zmianom uwarunkowań prowadzenia biznesu – mówi Adam Dymek. Większość modyfikacji dotyczy opisu w systemie procesu logistycznego firmy. Funkcjonalność magazynu centralnego trzeba było obudować dodatkowymi możliwościami. Przykładem jest dodanie parametru maksimum w określeniu poziomu odświeżania zapasów, bo standardowo Dynamics AX dysponuje tylko parametrem minimum.

Duże i skomplikowane modyfikacje powierzane są sprawdzonemu partnerowi - Centrum Komputerowemu ZETO. Ponieważ wdrożenie traktujemy jak proces, modyfikacje muszą być wprowadzane i będzie ich więcej – podsumowuje Adam Dymek.

Korzyści biznesowe

Systemy, z których korzysta wielu użytkowników, w praktyce okazują się często dalekie od doskonałości. W tym teście prawdy Dynamics AX wypadł bardzo pozytywnie – ocenia efekty wdrożenia Adam Dymek.

Unowocześnienie i ujednolicenie platformy technologicznej zarządzania przedsiębiorstwem pozwoliło na lepszą komunikację danych, lepszy dostęp do nich i w efekcie pełniejszy obraz sytuacji firmy. Nowoczesna, oferująca wiele funkcjonalności i opcji konfiguracji aplikacja pozwoliła na zrezygnowanie z szeregu aplikacji dodatkowych, co równoznaczne jest z oszczędnością czasu i pieniędzy.

Elastyczna i przyjazna budowa systemu pozwala na płynne dokonywanie modyfikacji w zależności od zmian uwarunkowań biznesowych.

Źródło: www.microsoft.com