Faktury pod pełną kontrolą

Katgoria: ERP / Utworzono: 01 czerwiec 2011

Faktury pod pełną kontrolą

Elektroniczna Akceptacja Faktur to uniwersalne rozwiązanie upraszczające rozliczenia niezależnie od branży czy rodzaju prowadzonej działalności. Aplikacja uzupełnia rozwiązania finansowo-księgowe systemu Impuls 5. Dzięki wbudowaniu odpowiednich procedur zapewnia przyspieszenie rozliczenia merytorycznego faktur poprzez bieżącą akceptację dokumentów kosztowych.

{MosModule module=WhitePapersERP_Dzial}

Z naszych doświadczeń związanych z funkcjonowaniem rozwiązań finansowo-księgowych wynika, że największe problemy w firmach związane są nie z rozliczeniem kosztów, a z uzyskaniem informacji źródłowej dotyczącej kosztów już poniesionych, jednak jeszcze niezewidencjonowanych. Te problemy ma właśnie rozwiązać opracowane przez nas oprogramowanie – zauważa Sławomir Kuźniak, Dyrektor ds. Konsultingu i Promocji w BPSC SA.

Problem trafnie zdiagnozowany

Skalę problemu pokazało badanie przeprowadzone na grupie prawie stu przedstawicieli średnich polskich przedsiębiorstw. Zostali zapytani o problemy z obiegiem faktur kosztowych w ich firmach. Ponad 52% uczestników badania ankietowego określiło je, jako częste bądź bardzo częste. Najczęściej wskazywane powody to: nadmiar innych obowiązków służbowych (29%), częste przebywanie poza firmą (32%) oraz spory związane z ustaleniem odpowiedzialnych za koszty (26%). Aż 48% respondentów uznało, że opóźnienia są na tyle duże, że utrudniają pracę działowi finansowo-księgowemu. 88% dostrzegło szansę rozwiązania tych problemów we wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu faktur.

Uruchomienie aplikacji autorstwa BPSC to przede wszystkim automatyzacja procesu akceptacji dokumentów kosztowych, a w konsekwencji skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości w ramach grupy. Niemniej istotny jest łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji syntetycznej i analitycznej, skrócenie czasu zamykania okresów sprawozdawczych oraz pełna wiedza na temat wysokości zobowiązań.

Szybciej, łatwiej, bardziej czytelnie

System zapewnia szybszy dostęp do informacji dotyczącej harmonogramu płatności oraz wysokości naliczonego podatku VAT. Faktury z kancelarii, już na wstępnym etapie, trafiają do rejestru VAT, przez co stają się widoczne w zobowiązaniach osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki temu każda na bieżąco zna poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności.

Skróceniu ulega także czas potrzebny na „rozpisanie merytoryczne” faktury, który dzięki mechanizmom alertów i ponagleń przy zaleganiu korespondencji może być ograniczony do minimum. System, zapewniając dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany dokumentów), wyklucza również możliwość ich zniszczenia czy zagubienia przez pracownika.

Wdrożenie automatycznej akceptacji merytorycznej z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację na temat poziomu kosztów w firmie. Daje to możliwość szybkiego rozliczenia projektów, zleceń czy zadań i ma bezpośredni wpływ na kontrolę budżetów i ewidencję kosztów. Natomiast ich automatyczna akceptacja finansowa jest zgodna z wartością. System wymusza - w zależności od wartości faktury - taką ilość akceptacji, jaka jest potrzebna dla danego dokumentu, a zwłaszcza kwoty, na jaką została wystawiona. Analiza sytuacji w wybranych przedsiębiorstwach wykazuje, że ilość nierozliczonych faktur może spaść z kilkudziesięciu procent do poziomu kilku procent. Równie znacząco skraca się czas potrzebny na zamknięcie miesiąca - z kilkunastu do kilku dni.

Jak to działa?

Proces rozpoczyna rejestracja faktury, która obejmuje również akceptację formalną. Następnie dokument w formie cyfrowej trafia do osób odpowiedzialnych za akceptację merytoryczną. W tym przypadku wykorzystywany jest mechanizm, pozwalający na powiązanie faktur z innymi dokumentami znajdującymi się w systemie Impuls 5 – zamówieniami zakupu czy dokumentami magazynowymi (PM). Faktury zakupowe rozliczane są na poszczególne klasyfikatory takie jak stanowiska kosztów, pozycje kalkulacji kosztów, zlecenia czy transakcje. Sposób rozliczenia dokumentu kosztowego zależy od tego, do którego rejestru zakupowego został przypisany na etapie akceptacji formalnej.

Systemem Elektronicznej Akceptacji Faktur mogą być objęte faktury sprzedażowo-zakupowe generowane w ramach firm grupy kapitałowej. W każdym przypadku fakturowania jednego podmiotu w grupie przez drugi, system automatycznie przenosi zapisy sprzedażowe z jednej firmy do zapisów zakupowych w drugiej. Nie wymaga to ponownego wprowadzania faktur, umożliwiając równocześnie rozliczenie ich w systemie EAF. Pozwala to na skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości.

Źródło: www.bpsc.com.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość