Optymalizacja procesu zamknięcia miesiąca w firmie farmaceutycznej

Dwa obszary do usprawnienia

W organizacji, której dotyczy case study, zidentyfikowano dwa obszary mogące przyczynić się do zwiększenia efektywności realizacji procesu zamknięcia miesiąca. Pierwszym było sformalizowanie i zautomatyzowanie przebiegu procesu. Z kolei drugim był bieżący monitoring, analiza i ciągła poprawa wykonywanych zadań na bazie danych aktualnych i historycznych.

W celu wprowadzenia należytej formalizacji i automatyzacji przebiegu procesu nieodzowne było:

• ustrukturyzowane opisanie zadań, • jednoznaczne i łatwo zarządzane przypisanie odpowiedzialności za ich realizację, 
• precyzyjne określenie terminów realizacji wraz z automatycznym przekazywaniem informacji do wykonawców o zbliżających się terminach 
• bezzwłoczne przekierowywania przebiegu procesu do wykonawców kolejnych zadań po zakończeniu realizacji zadań poprzedzających.

W przypadku drugiego zidentyfikowanego obszaru do usprawnienia – analiza i poprawa procesu – należało zapewnić możliwość monitorowania statusu poszczególnych prac w czasie rzeczywistym wraz z raportowaniem przyczyn odchyleń od planowanego przebiegu procesu oraz gromadzenie danych o zakończonych procesach. Dopełnieniem, a zarazem finalnym produktem nowego wdrożenia, miało być właściwe raportowanie monitorowanych danych bieżących w zestawieniu z danymi historycznymi, umożliwiające efektywne zarządzanie, analizę i ciągłe zwiększanie efektywności całego procesu.

Ze względu na brak odpowiednich funkcjonalności w dotąd używanych systemach, w szczególności w systemie transakcyjnym ERP, nieodzowne stało się zapewnienie wsparcia ze strony narzędzia dedykowanego dla tego konkretnego procesu.

Narzędzie usprawniające zamknięcie miesiąca

Odpowiedzią na zidentyfikowane przez grupę farmaceutyczną obszary do poprawy był system FlexiClosing. Oprogramowanie opracowane przez FlexiSolutions to narzędzie, które zostało zaprojektowane tak, aby efektywnie pomagać pracownikom działu księgowego w realizacji zadań procesu zamknięcia miesiąca, a jednocześnie dać kierownictwu możliwość analizy i zwiększania efektywności realizacji tego procesu. Rozwiązanie skupia się na realizacji potrzeb kluczowych z punktu widzenia terminowości i jakości realizacji tego procesu.

Początkowo system został wdrożony tylko dla jednej spółki z Grupy. Bezpośrednio po pierwszym zrealizowanym zamknięciu miesiąca rozpoczęto jednak dołączanie kolejnych spółek, tak aby z każdym nowym zamknięciem miesiąca kolejna spółka mogła zostać wyposażona we wdrażane rozwiązanie.

Wśród korzyści wymienianych przez osoby kierujące pracami zespołu księgowego oraz samych pracowników tego zespołu powtarzały się m.in.:

• obniżenie ryzyka opóźnień realizacji procesu oraz ryzyka raportowania niepoprawnych danych,
• ułatwienie zarządzania procesem przez kierowników poszczególnych komórek (zwłaszcza w przypadkach, gdy kierownicy pracują w innych lokalizacjach niż osoby realizujące zadania), 
• ujednolicenie sposobu przekazywania dokumentów oraz zapewnienie ich dostępności na każdym etapie realizacji procesu i po jego zakończeniu, 
• zmniejszenie czasochłonności i usprawnienie pracy z audytorami dzięki możliwości udostępnienia wglądu do systemu w tym do procesu i wszystkich dokumentów.

Dodatkowo, gromadzone przez system FlexiClosing informacje, umożliwią w krótkiej przyszłości ciągłą analizę i poprawę efektywności każdego z kroków procesu, jak i dostarczają twardych danych koniecznych do optymalizacji procesu jako całości.

Po udanym wdrożeniu systemu księgowi, team leaderzy i menadżerowie w pionie finansowym zaczęli przyglądać się zadaniom wykonywanym w trakcie zamknięcia miesiąca. Przykładowo, już sam fakt opisania procesu i podzielenia go na zadania sprawił, że udało się zidentyfikować i wyeliminować zadania związane z przygotowaniem raportów, z których od dłuższego czasu nikt nie korzystał.

Kilka miesięcy po wdrożeniu firma zaczęła samodzielnie wdrażać drobne usprawnienia, dzięki możliwej identyfikacji i eliminacji „wąskich gardeł”. System pozwolił kierownictwu z łatwością wychwycić zadania, które były niedoszacowane przez co systematycznie się opóźniały powodując kaskadowe niedotrzymywanie terminów kolejnych kroków zamknięcia.



Aspekty techniczne oprogramowania

Dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom system dostarcza m.in. kompletną mapę procesu i kieruje księgowych przez kolejne zadania prowadzące do pomyślnego zamknięcia miesiąca. Korzystanie z oprogramowania nie wymaga integracji z innymi systemami IT wykorzystywanymi przez zespół księgowy. Rozwiązanie dostępne jest zarówno w ramach tradycyjnego modelu licencjonowania (instalacja systemu w środowisku firmy), jak również w formule Software-as-a-Service. Możliwości korzystania z systemu „w chmurze” pozwalają na błyskawiczne wdrożenie bez konieczności istotnego angażowania wewnętrznego działu IT.

Źródło: FlexiSolutions