Przejdź do głównej treści

Jak biuro rachunkowe Neofin rozwinęło skrzydła dzięki wdrożeniu enova365?

Katgoria: ERP / Utworzono: 06 listopad 2023
Jak biuro rachunkowe Neofin rozwinęło skrzydła dzięki wdrożeniu enova365?
enova365„Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych wypadkach” – mówi Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Pozwala na to nie tylko przygotowanie merytoryczne pracowników, automatyzacja, elektroniczny obieg dokumentów i zdalna obsługa, ale także program finansowo-księgowy enova365, w którym można ukształtować procesy pod kątem potrzeb klienta.


REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Biuro rachunkowe Neofin przed i po wdrożeniu enova365 – najważniejsze fakty

Biuro rachunkowe Neofin rozpoczęło działalność w branży usług księgowych w 2014 r. Początkowo współpracowało z firmami z Trójmiasta, by w 2017 r. zaoferować wsparcie biznesom z całej Polski. Obecnie firma księgowa kompleksowo obsługuje w zakresie finansów, księgowości oraz kadr i płac przedsiębiorstwa nie tylko z Gdyni, ale też z Wrocławia, Gdańska, Warszawy, Łodzi czy Szczecina. Są wśród nich nie tylko małe i średnie firmy, ale także:
  • grupy kapitałowe,
  • spółki giełdowe,
  • przedsiębiorstwa mediowe,
  • firmy z branży IT.
Innymi słowy, dzięki przygotowaniu merytorycznemu pracowników biura oraz wdrożeniu systemu ERP enova365, który pozwolił na cyfryzację obiegu dokumentów oraz automatyzację procesów księgowych, kadrowo-płacowych i zdalną obsługę spółek, zaufaniem obdarzają Neofin firmy z całej Polski.

Klienci chętniej współpracują z biurami rachunkowymi, które wykorzystują nowoczesne systemy zarządzania” – uważa Aneta Wojeńska-Hirsz Wiceprezes Zarządu Neofin Sp. z o.o. Sp. Komandytowa.


Jakie dokładnie czynności usprawniono i jakie to przyniosło efekty?

Wyzwania, które firma Neofin postawiła przed enova365

Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego programu księgowego, który nie miał wielu funkcji, potrzebnych w pracy biura rachunkowego. Nie tylko nie umożliwiał on pracy z klientem na wspólnej bazie danych, co nie pozwalało przejść na elektroniczny obieg dokumentów i nie automatyzował pracy księgowych w wystarczającym stopniu. Nie pozwalał też na całkowicie „zdalną” obsługę klientów.

Z drugiej strony, „tradycyjne” metody wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie czy przenoszenie danych, były pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Co więcej, dostęp klienta do danych wymagał zaangażowania pracowników biura.

Zamiast borykać się z problemami, jakie rodzi manualne wykonywanie wielu czynności i papierowy obieg dokumentów zarząd firmy postanowił wdrożyć nowoczesny program finansowo-księgowy klasy ERP, który byłby na tyle elastyczny, żeby zapewnić stabilność i automatyzację działań we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany. Wybór padł na system ERP enova365, a jego wdrożenie przeprowadził Autoryzowany Partner enova365 – firma XLE Systemy Informatyczne.

Jak enova365 wspiera Neofin?

System enova365 zaoferował nowe funkcje, które dopasowały się do potrzeb zarządu, pracowników oraz kontrahentów Neofin, usprawniając ich działania i całkowicie zmieniając sposób pracy biura rachunkowego. Po zakończeniu wdrożenia system ERP enova365 wspiera większość procesów biznesowych w biurze rachunkowym.

Procesy księgowe i kadrowo-płacowe
Zaproponowane rozwiązanie ma charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Wśród udogodnień, jakie wprowadzono, warto wyróżnić indywidualną parametryzację list i formularzy, ustawianie matryc księgowych oraz opcję web service z bankami. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadry Płace, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach.

Fakturowanie
Z kolei, moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów dla klientów oraz ich ewidencji. Na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”.

Obsługa klienta
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwił klientom Neofinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń. Zautomatyzowano też powiadomienia związane z rozrachunkami klienta.

Zarządzanie dokumentami
Wprowadzony moduł DMS z funkcją OCR (ang. optical character recognition) pozwala na konwersję zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych, dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały praktycznie wyeliminowane. Automatyczny jest także obieg dokumentów w module Workflow – dokumenty są elektronicznie przekazywane między pracownikami i klientami, archiwizowane w formie cyfrowej, a postęp realizacji zadań jest łatwy do monitorowania.

Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu enova365?

Neofin zależało na tym, żeby nowy proces obiegu dokumentacji w firmie, wspierany przez enova365, objął wszystkie stanowiska. Tak się stało dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych. W rezultacie powstało rozwiązanie, które automatycznie:
  • przetwarza wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu,
  • dzięki wykorzystaniu OCR sczytuje dane z dokumentów pdf,
  • weryfikuje poprawność danych, 
  • przekazuje dokumenty do akceptacji,
  • przypisuje matrycę księgową,
  • umożliwia opisanie dokumentu i przekazanie go do działu księgowego,
  • chroni dokument przed błędami użytkownika,
  • daje możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu.

Jakie rezultaty w firmie Neofin przyniosło wdrożenie enova365?

Samo wdrożenie systemu enova365 przebiegło szybko i sprawnie, zarówno dzięki logicznej budowie enova365, jak i wsparciu technicznemu i szkoleniowemu firmy wdrożeniowej – XLE sp. z o.o. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, a rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć” – wyjaśnia Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin.


Przede wszystkim, warto podkreślić, że w efekcie wdrożenia biuro rachunkowe Neofin zyskało system finansowo-księgowy dostosowany do swoich potrzeb. Przełożyło się to na automatyzację wielu czynności, zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy.

Digitalizacja i związane z nią korzyści

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwoliło obniżyć koszty prowadzenia działalności, dzięki oszczędności czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów – oraz miejsca – firma minimalizuje liczbę wydruków i nie potrzebuje przestrzeni na archiwizację dokumentów.

Cyfryzacja zwiększyła także bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji, zarówno dzięki możliwości śledzenia wszystkich działań wykonywanych na pliku, jak i kontroli dostępu. Następstwem przejścia na EOD, które ceni Neofin, jest także stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia oraz łatwość w przekazywaniu dokumentów do działu księgowości.

Automatyzacja – większa wydajność i eliminacja błędów

Dzięki możliwościom systemu enova365 wiele procesów odbywa się automatycznie. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów. Zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. W sposób automatyczny dokumenty są także przekazywane do akceptacji kolejnej osobie czy przyporządkowywane do określonej matrycy księgowej. Ryzyko wystąpienia błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone.

Zadowoleni klienci

Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego. Mogą samodzielnie wprowadzać dane, a informacje ze strony biura rachunkowego spływają w czasie rzeczywistym. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda czy dokonania przelewów.

Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy Neofin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania” – ocenia Aneta Wojeńska-Hirsz.


Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, w których program do księgowości musi być specjalnie dopasowany do potrzeb klienta.

Uważam, że dowodem na to, jak sprawnie działają nasze usługi dzięki enova365 jest to, jak wyglądała nasza praca podczas pandemii COVID-19. Z dnia na dzień kilkudziesięciu pracowników pozostało w domach, bez uszczerbku dla jakości świadczonej usługi” – podsumowuje Aneta Wojeńska-Hirsz.


Źródło: www.enova.pl 

Oceń systemy
RAPORT ERP SPRAWDZ POROWNAJ OCENENOVA i TRIVA na stronie www.raport-erp.pl



Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
psilogoW ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom,  które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Przeczytaj Również

Wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie ERP

Nowoczesny ERP pozwala wydawnictwu jednocześnie kontrolować produkcję, sprzedaż online i logistykę… / Czytaj więcej

Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH

W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej

Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance

Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej

Uzdrowisko Ciechocinek S.A. postawiło na cyfryzację z systemem ERP enova365

Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromi… / Czytaj więcej

Zapachy ze szczyptą magii - jak technologia wspiera JAR Aromaty?

Jest takie miejsce pod Warszawą, w którym technika i nauka spotykają się ze… sztuką. To JAR Aromaty… / Czytaj więcej

Woodeco stawia na strategiczną transformację w chmurze z SAP

Polski przemysł drzewny generuje istotny wkład do gospodarki, ale zmaga się m.in. z rosnącymi koszt… / Czytaj więcej