Przejdź do głównej treści

Czarny jastrząb wystartował

Katgoria: Rozwiązania HR / Utworzono: 20 listopad 2011
Od stycznia administracja kadrami i naliczanie wynagrodzeń dla blisko 2000 pracowników mieleckich Zakładów Lotniczych odbywa się w SAP HR. System wdrożony na potrzeby polskiej spółki został zintegrowany z rozwiązaniem SAP ERP korporacji UTC, co wiązało się z uwzględnieniem w projekcie restrykcyjnych zasad bezpieczeństwa IT i zarządzania zmianą obowiązujących w UTC. Bardzo ważnym wymaganiem była także zgodność nowego systemu z wymogami ustawy SOX.
Odkąd Polskie Zakłady Lotnicze w Mielcu stały się częścią międzynarodowego koncernu United Technologies Corporation, w firmie wykorzystywane jest globalne rozwiązanie SAP ERP. Jednym z ważnych obszarów, który w PZL Mielec nie był objęty systemem SAP, było zarządzanie kapitałem ludzkim.

W zarządzaniu kadrami i płacami w PZL Mielec wykorzystywano system, który był w dużej mierze rozwiązaniem opracowanym autorsko i wymagał ciągłego wsparcia informatyków w procesie rozliczenia listy płac. Z punktu widzenia funkcjonalności miał on wiele ograniczeń, a dodatkowo jego utrzymywanie wiązało się z dużym ryzykiem ciągłości eksploatacji z uwagi na brak wsparcia zarówno sprzętowego, jak i systemowego.

Proces zarządzania zmianami w systemie nie spełniał podstawowych wymagań bezpieczeństwa, a ograniczenia systemowe nie pozwalały na wprowadzenie stosownych zmian. Dodatkowo integracja aplikacji płacowej z korporacyjnym systemem SAP w zakresie hurtowni danych, rachunkowości finansowej i kontrolingu nastręczała pewnych problemów.

Oczywisty wybór

Decyzja o wdrożeniu rozwiązań SAP HR była więc tylko kwestią czasu, należało jedynie rozstrzygnąć, w jakim wariancie docelowe rozwiązanie zostanie uruchomione. Pod uwagę brano scenariusze zakładające outsourcing, wdrożenie korporacyjne jak i wdrożenie od podstaw całego rozwiązania. Wybór ostatecznie padł na system SAP HR w wariancie własnej instalacji.

Bezpośrednią przesłanką rozpoczęcia projektu wdrożenia była konieczność dostosowania zarządzania kadrami i płacami do wysokich standardów bezpieczeństwa obowiązujących w koncernie oraz wymogów ustawy Sarbanesa-Oxleya (SOX), której podlegamy jako spółka zależna Sikorsky Aircraft Corporation i UTC.

W korporacji UTC wszystkie używane systemy informatyczne muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa i kontroli procesów biznesowych wynikające z ustawy SOX. Poprzedni system kadrowo-płacowy nie dawał takiej gwarancji.

Wdrożenie SAP HR rozpoczęło się w kwietniu 2010 r., a na początku lutego 2011 r. w systemie została rozliczona pierwsza lista płac za styczeń. Partnerem wdrożeniowym była firma BCC. Przed podpisaniem umowy dokonano wspólnego przeglądu wszystkich wymagań ustawy SOX, jakie należało uwzględnić w rozwiązaniu.

W trakcie budowy koncepcji rozwiązania dużą wagę przykładano do tego, by stworzyć narzędzie, które uprości dotychczasowe procesy, wyeliminuje pracę ręczną i zapewni bezpieczną platformę do zarządzania procesami HR.

W pierwszym etapie projektu założono wdrożenie podstawowych modułów SAP HCM do obsługi kadrowo-płacowej niemal 2000 pracowników zakładu w Mielcu. Następnie rozszerzono zakres wdrożenia o funkcjonalność oceny czasu pracy.

Ocena czasu pracy

PZL Mielec charakteryzuje się zdecentralizowanym modelem zarządzania czasem pracy, który jest związany z rozproszeniem zakładu (kilka lokalizacji) i podziałem organizacyjnym na centra czy linie produkcyjne.

Przed wdrożeniem ocena czasu pracy była realizowana na korporacyjnym systemie SAP, skąd miesięczny raport był przekazywany do starego systemu kadrowo-płacowego. To rozwiązanie doskonale sprawdzało się na potrzeby rozliczania kosztów z punktu widzenia planowania produkcji, ale jednoznacznie stwierdzono, że nie jest wystarczająco dostosowane do wymogów polskiego prawa pracy. Amerykański moduł czasu pracy nie był w stanie w pełni obsłużyć m.in. wyliczania nadgodzin, pracy w nocy, limitów urlopowych.

Czas pracy ma ponadto zbyt duży wpływ na prawidłowe naliczenie wynagrodzeń, aby rozdzielać moduł oceny czasu pracy i rozliczanie płac, a procesy obsługiwać w dwóch oddzielnych systemach. Obecnie, dzięki danym dostarczanym przez czytniki kart magnetycznych w systemie odbywa się pozytywna rejestracja czasu pracy, dzięki czemu możliwa jest kontrola nieobecności, nadgodzin czy pracy nocnej. Dane dostarczane przez polską wersję narzędzia do oceny czasu pracy pozwalają na rzetelne rozliczanie przepracowanych godzin w cyklu tygodniowym czy miesięcznym i uwzględnianie tych danych w naliczaniu wynagrodzeń.

Dostosowanie tych procesów do standardów używanych w Polsce pozwoli w przyszłości na bezproblemowe wgrywanie poprawek producenta systemu, uwzględniających zmiany przepisów zewnętrznych jak i wewnętrznych.

Przeniesienie oceny czasu pracy z korporacyjnego systemu SAP do systemu SAP HR w Mielcu przy zachowaniu dotychczasowych oznaczeń składników wynagrodzeń pozwoliło też na płynną zmianę modelu obsługi systemu i uproszczenie wielu czynności administratorów czasu pracy.

Jednokrotne wprowadzanie danych

Zmiana narzędzia do rejestracji czasu pracy oraz miejsca gromadzenia tych danych – z centralnego systemu SAP w Stanach Zjednoczonych na lokalną instalację SAP HR – nie mogła spowodować przerwy w dostarczaniu danych kadrowo-płacowych do korporacyjnej hurtowni danych (Global Data Warehouse). Jednocześnie z pracami wdrożeniowymi tworzono więc i testowano interfejsy zasilające systemy korporacyjne, w tym interfejs do transferu danych kadrowo-płacowych do korporacyjnej hurtowni danych.

System pozwala na efektywny przepływ informacji pomiędzy działami odpowiedzialnymi za obsługę kadr, płac i czasu pracy. Obowiązuje czytelny podział odpowiedzialności za rejestrację i przetwarzanie danych W tak złożonych instalacjach SAP, które łączą systemy korporacyjne z lokalnymi, dużą trudność stanowi utrzymywanie spójności danych na wszystkich poziomach organizacji, we wszystkich systemach. By sprostać temu wyzwaniu, w opisywanym projekcie założono dążenie do zasady jednokrotnego wprowadzania danych HR (Single Point of Entry) tylko do jednego systemu. Obecnie trwają jeszcze działania zmierzające do wyeliminowania opracowywania tych samych danych w kilku systemach jednocześnie.

Automatyzacja księgowania wynagrodzeń


Kolejnym zadaniem projektowym była przebudowa rozwiązania do księgowania danych płacowych po stronie SAP FI.

Wyeliminowano ręczne księgowania, które zawsze wymagają bardzo szczegółowej kontroli w samym procesie księgowania i zatwierdzeń. Obecnie rozwiązanie pozwala nam nie tylko na automatyczne księgowanie danych z SAP HR, ale też umożliwia przeprowadzenie przebiegu testowego, podczas którego wyświetlane są informację o ewentualnych błędach i dokonywana jest symulacja księgowań. Pozwoliło to na spore oszczędności w stosunku do poprzedniego procesu.

Nie tylko SOX

Na każdym etapie budowy rozwiązania kluczowe było uwzględnienie ustawy SOX. Spełnienie jej wymogów oznacza, że firma jest zarządzana w sposób prawidłowy i nie dopuszcza do sytuacji braku kontroli nad kluczowymi procesami, a co za tym idzie, ogranicza ryzyko nadużyć.

Z uwagi na przynależność korporacyjną do UTC Zakłady Lotnicze w Mielcu są cyklicznie audytowane przez niezależnych audytorów, którzy bardzo szczegółowo badają przebieg procesów biznesowych, także w obszarze kadrowo-płacowym.

Obok zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do danych jedną z podstawowych zasad zachowania przejrzystości działania jest podział obowiązków (Segregation of Duties). W odniesieniu do narzędzi SAP HR podział obowiązków pomiędzy specjalistów kadrowych, płacowych, administratorów czasu pracy, osoby odpowiedzialne merytorycznie za tworzenie dokumentów oznacza, że w newralgicznych miejscach systemu, jak np. przygotowanie listy płac, system wymaga, by różne osoby odpowiadały za wprowadzanie danych do systemu i samo naliczanie wynagrodzeń.

Aby sprostać zasadom podwójnej kontroli odpowiedzialności poszczególnych wykonawców procesów kadrowych, zastosowano ściśle określony w fazie koncepcji model przydziału uprawnień. Poprzedni system nie pozwalał na tak precyzyjne i elastyczne dzielenie uprawnień pomiędzy użytkowników, jakie możliwe jest w SAP.

Na każdym etapie budowy rozwiązania kluczowe było uwzględnienie ustawy SOX oraz restrykcyjnych zasad zarządzania IT obowiązujących w korporacji UTC Jednak wymagania SOX, to nie jedyne regulacje, które musiały być wzięte pod uwagę podczas projektu. Oprócz – co oczywiste – przepisów polskiego prawa pracy i wynagradzania, należało także pamiętać o obowiązujących w UTC zasadach dotyczących zarządzania IT. W korporacyjnym rozwiązaniu SAP wszelkie ingerencje w system podlegają procesowi zarządzania zmianą i zatwierdzania zmian. Te same procedury kontroli działań w systemie obowiązują także konsultantów Basis z BCC, którzy obecnie są odpowiedzialni za administrację SAP HR w Mielcu.

Wszystkie strony projektu

Stworzenie systemu SAP HR, który w dużym stopniu jest zintegrowany z SAP ERP korporacji, wymagało ścisłej współpracy z organizacją IT w UTC, która jest odpowiedzialna za utrzymanie i rozwój systemu. Wspólnie pracowano nad stworzeniem mechanizmów dwustronnej komunikacji z globalną instalacją SAP. W porozumieniu ze specjalistami UTC wykonano też szereg interfejsów, które zostały uruchomione wraz ze startem produktywnym.

Współpraca trzech zaangażowanych w projekt stron – specjalistów korporacyjnych, zespołu wdrożeniowego w Mielcu oraz BCC przebiegała bardzo dobrze. Wszystkie fazy projektu były kończone w terminie, co wymagało dużej mobilizacji szczególnie od pracowników mieleckich zakładów, którzy łączyli czynności bieżące z pracą w zespole wdrożeniowym.

Atmosfera pracy była bardzo dobra, a dzięki otwartej komunikacji wszelkie zagrożenia były korygowane na bieżąco.

Mimo wielu zmian, jakie były konieczne w związku z uruchomieniem nowego systemu SAP HR, zostały one bez problemów wprowadzone do struktury organizacyjnej PZL. Proces zarządzania zmianą był bardzo dobrze planowany i realizowany, co w konsekwencji przyczyniło się do sukcesu całego projektu.

Pierwsze wypłaty w SAP

Pierwsze naliczenie wynagrodzeń w systemie przebiegło prawidłowo. Widać już, że proces przygotowania danych, ich oceny i samo naliczenie płac odbywa się dużo szybciej. Obecnie trwa faza stabilizacji. Na tym etapie kluczowi użytkownicy korzystają już z usługi serwisu aplikacyjnego BCC w zakresie HR.

Nastąpiło usprawnienie procesów HR i przekazanie całkowitej odpowiedzialności za ich realizację biznesowi. System pozwala obecnie na efektywny przepływ danych pomiędzy działami odpowiedzialnymi za obsługę kadr, płac i czasu pracy. Obowiązuje czytelny podział odpowiedzialności za rejestrację i przetwarzanie danych. W zasadzie wszystkie rejestrowane dane podlegają minimum podwójnej kontroli prawidłowości ich rejestracji. Pierwszy szczebel kontroli występuje już na poziomie technicznym. System posiada szereg mechanizmów walidacji danych podczas samego ich wprowadzania oraz kontroluje kompletność wprowadzonych danych.

Pojawiają się nowe pomysły na kolejne usprawniania zaspokajające potrzeby biznesowe. Będziemy je konsekwentnie realizować, a z system SAP HR nie powinno być to trudne.

Źródło: BCC
Autorzy: Dariusz Nykiel i Wojciech Maćkowiak

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
psilogoW ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom,  które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Przeczytaj Również

Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach

Instytucje publiczne realizujące zadania o strategicznym znaczeniu dla państwa działają w środowisk… / Czytaj więcej

Jak Grupa Mardom oszczędziła 240 godzin miesięcznie i 228 000 zł rocznie dzięki automatyzacji procesów kadrowych?

Tylko w 7 miesięcy Grupa Mardom „odzyskała” dzięki automatyzacji procesów kadrowo-płacowych 240 god… / Czytaj więcej

Globalny producent jachtów wdraża enova365, żeby usprawnić obsługę kadrowo-płacową 1000 pracowników

HanseYachts to producent jachtów morskich o światowej renomie. Tę pozycję zawdzięcza wysokiej jakoś… / Czytaj więcej

Poznaj podróż Nestlé z SAP

Branża FMCG stoi przed szeregiem wyzwań związanych z transformacją cyfrową. Te wyzwania wymagają ni… / Czytaj więcej

Decathlon zyskuje na czasie dzięki transformacji procesów HR

Działy HR w dużych organizacjach stają obecnie przed wieloma wyzwaniami, będącymi pokłosiem dynamic… / Czytaj więcej