Jak Grupa Mardom oszczędziła 240 godzin miesięcznie i 228 000 zł rocznie dzięki automatyzacji procesów kadrowych?

Katgoria: Rozwiązania HR / Utworzono: 11 wrzesień 2025

Tylko w 7 miesięcy Grupa Mardom „odzyskała” dzięki automatyzacji procesów kadrowo-płacowych 240 godzin miesięcznie i zaoszczędziła 228 000 zł rocznie. Poznaj sposób, w jaki enova365 i firma wdrożeniowa COM@COM pomogły wdrożyć tą strategię cięcia kosztów dzięki automatyzacji, która jednocześnie zwiększyła satysfakcję pracowników i bezpieczeństwo danych.

REKLAMA

Wyzwanie: cyfryzacja obiegu dokumentów i automatyzacja procesów

Grupa Mardom od ponad 30 lat działa w branży produkcji mebli i produktów do aranżacji wnętrz. Zatrudnia około 700 pracowników, a w jej skład wchodzą dwie spółki – Mardom Pro i Mardom Home – zlokalizowane w Lipnikach Starych koło Pułtuska. W 2018 r. do Grupy Mardom dołączyła spółka AGGE, świadcząca usługi z zakresu automatyzacji przemysłowych.

Obecnie oferta firmy obejmuje m.in. produkty do aranżacji wnętrz, takie jak sztukaterie i listwy dekoracyjne marki Mardom Decor, a także panele podłogowe renomowanych marek Moduleo, Parador i Premium Floor. Ich odbiorcami są sklepy wielkopowierzchniowe, markety budowlane i liderzy w sektorze aranżacji wnętrz – m.in. IKEA, Castorama czy OBI.

Produkty Mardom są także eksportowane do ponad 40 krajów na czterech kontynentach, co czyni firmę silnym graczem na rynku międzynarodowym.

Przed wdrożeniem systemu enova365 Grupa Mardom zmagała się z szeregiem wyzwań, szczególnie w obszarze kadrowo-płacowym.

Rejestracja i weryfikacja czasu pracy pracowników zmianowych

Jednym z procesów, który stanowił duże obciążenie dla zespołu Mardom była rejestracja i weryfikacja czasu pracy pracowników zmianowych, która w połączeniu ze skomplikowanym systemem naliczania wynagrodzeń oraz premii – powiązanych z różnymi czynnikami – stanowiła duże obciążenie organizacyjne. Procesy te wymagały pilnej optymalizacji, by zapewnić ich poprawność i sprawność działania.

Komunikacja na linii pracownicy – kierownicy – kadry i płace

Kolejnym wyzwaniem było uproszczenie komunikacji działu kadr z pracownikami. Pracownicy oczekiwali, że firma wdroży elektroniczny obieg wniosków pracowniczych. Miało to przyspieszyć ich obieg i zwiększyć wygodę użytkowania systemu przez personel.

Zgodność oprogramowania kadrowo-płacowego z przepisami

Dodatkowym, istotnym aspektem była konieczność korzystania z oprogramowania, które będzie regularnie aktualizowane w zgodzie z dynamicznie zmieniającym się prawem. Dotychczasowe, dostosowywane indywidualnie rozwiązania, przestały nadążać za potrzebami rozwijającej się organizacji, co generowało wiele pracy po stronie działu HR i operatorów systemu, a także narażało procesy na ryzyko błędów i awarii.

W efekcie tych trudności firma podjęła decyzję o wdrożeniu nowego – kompleksowego i nowoczesnego rozwiązania – które odpowie zarówno na wyzwania technologiczne, jak i zapewni stabilność oraz zgodność z przepisami. Tym rozwiązaniem okazał się system enova365.

Z jakich etapów składał się proces wdrożenia enova365 w Mardom?

Wdrożenie systemu enova365 w Grupie Mardom objęło moduł Kadry Płace i HR enova635 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika.

Jego pierwszym etapem była analiza przedwdrożeniowa. Trwała ona 2 miesiące i pozwoliła na precyzyjne zdefiniowanie potrzeb organizacji, celów wdrożenia oraz jego harmonogramu.

Oszacowano, że dzięki automatyzacji procesów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy, projekt pozwoli wdrożyć oszczędności na poziomie 160 godzin miesięcznie i zredukować koszty o 175 000 zł rocznie.

Poniżej znajdziesz kroki, jakie zespół COM&COM podjął w celu wdrożenia enova365 w Grupie Mardom.

Konfiguracja modułu Kadry i Płace w trzech spółkach Grupy Mardom.
Migracja danych z dotychczasowego systemu.
Integracja enova365 z kartami tymczasowymi oraz systemem RCP.
Szkolenia użytkowników.
Wdrożenia pulpitów pracowniczych i kierowniczych.

Proces wdrożenia, realizowany od września 2024 do marca 2025, trwał 7 miesięcy i wymagał intensywnego zaangażowania – zarówno ze strony klienta, jak i zespołu wdrożeniowego.

Jak firma wdrożeniowa poradziła sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami w trakcie wdrożenia?

W trakcie projektu szczególnym utrudnieniem okazało się nałożenie się kilku krytycznych procesów w jednym czasie – równolegle realizowano testy naliczania wynagrodzeń w dwóch systemach (dotychczasowym i enova365), a także weryfikowano działanie nowych mechanizmów dotyczących czasu pracy oraz rozbudowanego arkusza premiowego.

Dodatkowo, konieczne okazało się uwzględnienie nowych, wcześniej nieprzewidzianych funkcjonalności, co wymagało szybkiej adaptacji po stronie zespołu wdrożeniowego.

Równolegle trwało również wdrożenie nowego elementu w organizacji – pulpitów pracowniczych i kierowniczych, co stanowiło istotną zmianę dla całej Grupy Mardom.

Te wszystkie działania wymagały ścisłej koordynacji i intensywnej komunikacji między zespołami. Kluczową rolę odegrało doświadczenie COM@COM – partnera wdrożeniowego, który odpowiednio pokierował pracami w tym dynamicznym czasie. Istotne znaczenie miała także postawa zespołu Grupy Mardom – otwartość na zmiany, aktywne uczestnictwo w procesie oraz gotowość do nauki nowego systemu.

Dzięki wspólnemu zaangażowaniu i efektywnej współpracy, wdrożenie zakończyło się sukcesem. Przeciętny użytkownik potrzebował około dwóch miesięcy, aby sprawnie rozpocząć samodzielną pracę w systemie enova365 – oczywiście przy wsparciu szkoleń, które odegrały istotną rolę w procesie adaptacji.

Efekty: oszczędność czasu i kosztów dzięki automatyzacji procesów kadrowo-płacowych

Po zakończonym wdrożeniu systemu enova365 w Grupie Mardom, firma odnotowała szereg istotnych i mierzalnych korzyści. Z systemu korzysta obecnie 5 operatorów HR, a także około 650 pracowników za pośrednictwem Pulpitów Pracowniczych oraz około 60 kierowników dzięki Pulpitom Kierownika. To właśnie pracownicy działu HR, kierownicy oraz szeroka grupa zatrudnionych odczuli największe korzyści z implementacji systemu – przede wszystkim w postaci usprawnionych procesów, zwiększonej przejrzystości danych oraz skrócenia czasu realizacji zadań.

1. Rozwiązanie zidentyfikowanych problemów

Wdrożenie enova365 skutecznie odpowiedziało na wcześniej zidentyfikowane wyzwania:

rejestracja czasu pracy została zautomatyzowana, w tym również algorytmy naliczania wynagrodzeń, co pozwoliło działowi HR na ewolucję procesów i redukcję ręcznej pracy,
elektroniczny obieg wniosków pracowniczych znacząco usprawnił działania kierowników, dzięki technologicznej zmianie i optymalizacji procesu akceptacyjnego,
ciągłość aktualizacji systemu zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz bezproblemowe zarządzanie dodatkami i rozwiązaniami dedykowanymi.

2. Oszczędność czasu i kosztów

Projekt od początku zakładał oszczędność na poziomie 160 godzin miesięcznie w wyniku automatyzacji procesów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy. Po wdrożeniu okazało się, że udało się oszczędzić aż 240 godzin miesięcznie, co pozwoliło na dalszą reorganizację procesu ewidencji danych produkcyjnych.

Równie spektakularne okazały się oszczędności finansowe – przy pierwotnych założeniach wynoszących 175 000 zł rocznie, rzeczywiste efekty to aż 228 000 zł rocznie.

Zakładane oszczędności	Zrealizowane oszczędności
160 godzin miesięcznie	240 godzin miesięcznie
175 000 zł rocznie	228 000 zł rocznie

3. Wzrost efektywności i poprawa komunikacji

Wdrożenie wpłynęło także na wzrost efektywności załogi. Przeniesienie odpowiedzialności za ewidencjonowanie czasu pracy na pracowników oraz za jego rozliczenie – na kierowników – pozwoliło umieścić odpowiedzialność w najbardziej właściwych punktach struktury organizacyjnej. Podobnie stało się z rozliczaniem premii – kierownik przyznaje i rozlicza premie w systemie.

Dzięki temu czas naliczania listy płac skrócił się z 8 do 4 dni roboczych, co stało się jednym z kluczowych KPI monitorowanych przez organizację. Kolejnym miernikiem efektywności jest stopień automatyzacji procesów w HR, który wzrósł z 35% do 60% po wdrożeniu enova365 – a organizacja dostrzega dalszy potencjał rozwoju.

Ponadto wdrożenie pulpitów znacznie ograniczyło obieg papierowych dokumentów. Pracownicy mają teraz w aplikacji dostęp do informacji zgromadzonych w ich teczkach, mogą uzupełniać dane, dostarczać brakujące dokumenty i mieć stały wgląd w stan swoich uprawnień.

Co więcej, system stał się kanałem komunikacji wewnętrznej – ogólnofirmowe informacje trafiają bezpośrednio do aplikacji pracowników, z możliwością ich komentowania i zadawania pytań.

KPI w Mardom – przed i po wdrożeniu

	Przed wdrożeniem	Po wdrożeniu
Czas naliczania listy płac	8 dni roboczych	4 dni robocze
Odsetek zautomatyzowanych procesów HR	35%	60%

4. Zbudowanie solidnego fundamentu do dalszych usprawnień

Największą korzyścią, wskazywaną przez Grupę Mardom, jest stabilność systemu i bezpieczeństwo naliczania wynagrodzeń. To fundament, na którym oparto dalsze usprawnienia – automatyzację rozliczeń czasu pracy oraz stworzenie przestrzeni do wdrażania kolejnych rozwiązań, bez konieczności inwestowania w dodatkowe aplikacje. Co więcej, wdrożenie przyniosło również niespodziewane, pozytywne efekty – w tym m.in.:

dodatkowe oszczędności roboczogodzin,
uświadomienie sobie, że system może skutecznie zabezpieczać kolejne procesy organizacyjne.

Firma dostrzegła, że enova365 może być platformą nie tylko do obsługi kadr i płac, ale również do dalszego rozwoju w zakresie automatyzacji szkoleń wewnętrznych czy prowadzenia elektronicznych teczek pracowniczych.

„enova365 nie zamyka organizacji w sztywnych ramach, lecz pozostawia przestrzeń na dalszy rozwój. Już teraz Grupa Mardom planuje wdrożenie kolejnych modułów, takich jak elektroniczna teczka pracownicza czy moduł do szkoleń wewnętrznych. To pokazuje, że enova365 to system nie tylko na dziś, ale i na przyszłość – wspierający cyfrową transformację w długiej perspektywie” – ocenia Joanna Groszkowska, dyrektor personalny MARDOM PRO Sp. z o.o.

5. Samodzielność i elastyczność obsługi

Po wdrożeniu Grupa Mardom samodzielnie obsługuje wszystkie wdrożone funkcjonalności. Umowa serwisowa podpisana z COM@COM obejmuje bieżącą obsługę zgłoszeń, realizację usprawnień oraz zadań rozwojowych zgłaszanych przez Klienta. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad systemem i jego dalszym rozwojem.

Oceń systemy
ENOVA i TRIVA na stronie www.raport-erp.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość