BEST jest jedną z czołowych firm windykacyjnych na polskim rynku usług finansowych. Spółka specjalizuje się w sekurytyzacji oraz zarządzaniu portfelami wierzytelności na zlecenie. Swoją ofertę kieruje do banków, instytucji finansowych, firm telekomunikacyjnych oraz innych podmiotów gospodarczych świadczących usługi na masową skalę. Od 1997 roku BEST S.A. jest największą spółką z branży windykacyjnej notowaną na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Według dziennika Rzeczpospolita spółka BEST zajęła trzecie miejsce w branży pod względem wielkości portfeli wierzytelności przyjętych do obsługi w 2010 roku – 1,2 mld zł. Obecnie spółka zarządza wierzytelnościami o łącznej wartości nominalnej 3 mld zł.
BEST gwarantuje wiedzę i doświadczenie najwyższej klasy specjalistów. W Spółce pracuje obecnie blisko 400 osób, z czego część stanowi ogólnokrajową sieć windykatorów terenowych. BEST dysponuje także wyspecjalizowanym zespołem prawników oraz kilkunastoosobowym zespołem informatyków rozwijających systemy IT wspierające procesy zarządzania wierzytelnościami. Spółka posiada także nowoczesne call center pracujące w technologii AVAYA oraz wdrożone procedury działania w ramach BCMS
Wyzwanie
System użytkowany przez BEST miał również ograniczenia związane z tworzeniem sprawozdań statystycznych oraz ze współpracą z systemami takich instytucji jak: PFRON, urzędy skarbowe czy ZUS, co biorąc pod uwagę znaczący wzrost zatrudnienia, utrudniało Spółce wykonywanie obowiązków ustawowych i mocno absorbowało pracowników działu personalnego i działu płac.
Kolejną potrzebą wynikającą z rozwoju Spółki była konieczność wsparcia komunikacji z pracownikami w zakresie informacji kadrowo-płacowej. Zarządzanie informacją o urlopach, nieobecnościach, docieranie z informacją o zarobkach i składnikach płac do kilkuset pracowników w dwóch lokalizacjach w Gdyni i w Elblągu, stanowiło od dłuższego czasu spory problem a informacje przekazywane były z opóźnieniem.
Tak podstawowe problemy nie konweniowały z bardzo rozwiniętą kulturą informatyczną w podstawowych obszarach działalności BEST.
Przebieg wdrożenia.
BEST była dobrze przygotowana do wdrożenia, co wynikało z wysokiej kultury informatycznej. „BEST posiada własny pion IT wyspecjalizowany w tworzeniu i rozwijaniu oprogramowania wspomagającego procesy zarządzania wierzytelnościami, w tym pracę call center. Dzięki stałej obecności informatyki w rozwoju biznesu firma ma duże doświadczenie w prowadzeniu projektów informatycznych. Sprawia to, że BEST jest bardzo racjonalnym partnerem w trakcie prowadzenia projektów wdrożeniowych."- Patryk Kamiński Szef Projektu Macrologic S.A.
Najbardziej skomplikowanym zagadnieniem przed jakim stanął Macrologic w trakcie trwania projektu była migracja danych pomiędzy systemami. Macrologic poświęcił dużo uwagi i pracy nad odpowiednim dostosowaniem i importem danych historycznych do nowego systemu, tak aby były one użyteczne i aby nie zostały one utracone. Konsultanci Macrologic podczas wdrożenia musieli przeanalizować dotychczasowe dane i wyeliminować błędy, które mogły powstać podczas transferu. Kolejnym wymagającym elementem wdrożenia był moduł obsługujący rozliczanie spłaty pożyczek pracowniczych, który Macrologic napisał specjalnie pod potrzeby Spółki.
Oba zespoły uczestniczące w projekcie wdrożeniowym podkreślają, iż ważnym elementem wdrożenia była szybkość prac, opieka systemowa nad rozwiązaniem, obsługa wdrożenia. Projekt został poprzedzony analizą potrzeb. Cały proces instalacji systemu wraz z pracami opracowania logiki transferu danych, testami poprawności oraz szkoleniami dla użytkowników trwał 6 miesięcy, od listopada 2009 roku do maja 2010 roku.
Zakres wdrożenia
W BEST S.A. system Xpertis wdrożono w następujących obszarach: alerty biznesowe, kadry-płace, bankowość elektroniczna, portal pracowniczy oraz CMS. BEST korzysta z brązowego pakietu usługowego w ramach opieki serwisowej.
Korzyści biznesowe
Podstawowym celem wdrożenia w BEST było zapewnienie rzetelności przetwarzanych informacji oraz automatyzacja procesów naliczeniowych i procesów wymiany danych kadrowo-płacowych.
Dzięki wdrożeniu Xpertisa wyeliminowano wszystkie problemy, z którymi w ostatnim okresie zmagali się pracownicy działu personalnego i działu płac a menadżerowie odpowiedzialni za poszczególne obszary na bieżąco otrzymują wszelkie niezbędne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników.
Dużym ułatwieniem dla pracowników użytkujących system jest pełna integracja połączeń i eksportu danych do systemów SOD oraz możliwość masowego generowania i składania deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podobnym usprawnieniem, które z uwagi na dużą ilość pracowników oraz obowiązków sprawozdawczych nakładanych na Spółkę, oszczędza czas pracy zespołu BEST, jest standardowa funkcjonalność Xpertisa w zakresie generowania sprawozdań statystycznych. System Xpertis umożliwia również prowadzenie równoległej ewidencji dla celów podatkowych, rachunkowych i zarządczych, co znacznie poprawiło komfort pracy i użyteczność uzyskiwanych danych wynikowych.
Wdrożenie Xpertis w oparciu o rozwiązanie portalowe (Xpertis CMS) umożliwiło wymianę informacji kadrowo-płacowych poprzez portal z pracownikami. Portal jest interaktywny, gdyż pracownicy otrzymują informacje a wnioski przez nich generowane zaciągane są bezpośrednio do systemu. W ramach projektu pracownicy zostali pogrupowani w systemie według struktury organizacyjnej i obecnie każdy menadżer zarządza danymi swojego zespołu. W ten sposób usystematyzowano także przepływ wniosków urlopowych od pracowników niższego szczebla do kierowników, a następnie spływ tych informacji do pracowników. Proces odbywa się elektronicznie a każda osoba na szczeblu kierowniczym przesyła do działu personalnego dyspozycje w procesie work-flow. Indywidualne dane każdego pracownika, po zatwierdzeniu, prezentowane są w portalu. Również po zatwierdzeniu w dziale personalnym, każdy pracownik może zobaczyć indywidualne informacje w portalu Xpertis. Ponadto każdy pracownik może przeglądać dane dotyczące poszczególnych składników swoich wynagrodzeń.
W opinii pracowników bezpośrednio obsługujących program Macrologic, Xpertis dostarcza bardzo sprawny system opieki gwarancyjnej i serwisowej powdrożeniowej. Powstające problemy rozwiązywane są bez ryzyka przestoju systemu. Dodatkowo odbiorca otrzymuje z wyprzedzeniem informacje dotyczące ryzyk związanych z koniecznością i terminem wprowadzanych aktualizacji i upgradów.
BEST rozważa obecnie zakup modułu analiz OLAP.
Źródlo: MACROLOGIC
BEST gwarantuje wiedzę i doświadczenie najwyższej klasy specjalistów. W Spółce pracuje obecnie blisko 400 osób, z czego część stanowi ogólnokrajową sieć windykatorów terenowych. BEST dysponuje także wyspecjalizowanym zespołem prawników oraz kilkunastoosobowym zespołem informatyków rozwijających systemy IT wspierające procesy zarządzania wierzytelnościami. Spółka posiada także nowoczesne call center pracujące w technologii AVAYA oraz wdrożone procedury działania w ramach BCMS
Wyzwanie
System użytkowany przez BEST miał również ograniczenia związane z tworzeniem sprawozdań statystycznych oraz ze współpracą z systemami takich instytucji jak: PFRON, urzędy skarbowe czy ZUS, co biorąc pod uwagę znaczący wzrost zatrudnienia, utrudniało Spółce wykonywanie obowiązków ustawowych i mocno absorbowało pracowników działu personalnego i działu płac.
Kolejną potrzebą wynikającą z rozwoju Spółki była konieczność wsparcia komunikacji z pracownikami w zakresie informacji kadrowo-płacowej. Zarządzanie informacją o urlopach, nieobecnościach, docieranie z informacją o zarobkach i składnikach płac do kilkuset pracowników w dwóch lokalizacjach w Gdyni i w Elblągu, stanowiło od dłuższego czasu spory problem a informacje przekazywane były z opóźnieniem.
Tak podstawowe problemy nie konweniowały z bardzo rozwiniętą kulturą informatyczną w podstawowych obszarach działalności BEST.
Przebieg wdrożenia.
BEST była dobrze przygotowana do wdrożenia, co wynikało z wysokiej kultury informatycznej. „BEST posiada własny pion IT wyspecjalizowany w tworzeniu i rozwijaniu oprogramowania wspomagającego procesy zarządzania wierzytelnościami, w tym pracę call center. Dzięki stałej obecności informatyki w rozwoju biznesu firma ma duże doświadczenie w prowadzeniu projektów informatycznych. Sprawia to, że BEST jest bardzo racjonalnym partnerem w trakcie prowadzenia projektów wdrożeniowych."- Patryk Kamiński Szef Projektu Macrologic S.A.
Najbardziej skomplikowanym zagadnieniem przed jakim stanął Macrologic w trakcie trwania projektu była migracja danych pomiędzy systemami. Macrologic poświęcił dużo uwagi i pracy nad odpowiednim dostosowaniem i importem danych historycznych do nowego systemu, tak aby były one użyteczne i aby nie zostały one utracone. Konsultanci Macrologic podczas wdrożenia musieli przeanalizować dotychczasowe dane i wyeliminować błędy, które mogły powstać podczas transferu. Kolejnym wymagającym elementem wdrożenia był moduł obsługujący rozliczanie spłaty pożyczek pracowniczych, który Macrologic napisał specjalnie pod potrzeby Spółki.
Oba zespoły uczestniczące w projekcie wdrożeniowym podkreślają, iż ważnym elementem wdrożenia była szybkość prac, opieka systemowa nad rozwiązaniem, obsługa wdrożenia. Projekt został poprzedzony analizą potrzeb. Cały proces instalacji systemu wraz z pracami opracowania logiki transferu danych, testami poprawności oraz szkoleniami dla użytkowników trwał 6 miesięcy, od listopada 2009 roku do maja 2010 roku.
Zakres wdrożenia
W BEST S.A. system Xpertis wdrożono w następujących obszarach: alerty biznesowe, kadry-płace, bankowość elektroniczna, portal pracowniczy oraz CMS. BEST korzysta z brązowego pakietu usługowego w ramach opieki serwisowej.
Korzyści biznesowe
Podstawowym celem wdrożenia w BEST było zapewnienie rzetelności przetwarzanych informacji oraz automatyzacja procesów naliczeniowych i procesów wymiany danych kadrowo-płacowych.
Dzięki wdrożeniu Xpertisa wyeliminowano wszystkie problemy, z którymi w ostatnim okresie zmagali się pracownicy działu personalnego i działu płac a menadżerowie odpowiedzialni za poszczególne obszary na bieżąco otrzymują wszelkie niezbędne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników.
Dużym ułatwieniem dla pracowników użytkujących system jest pełna integracja połączeń i eksportu danych do systemów SOD oraz możliwość masowego generowania i składania deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podobnym usprawnieniem, które z uwagi na dużą ilość pracowników oraz obowiązków sprawozdawczych nakładanych na Spółkę, oszczędza czas pracy zespołu BEST, jest standardowa funkcjonalność Xpertisa w zakresie generowania sprawozdań statystycznych. System Xpertis umożliwia również prowadzenie równoległej ewidencji dla celów podatkowych, rachunkowych i zarządczych, co znacznie poprawiło komfort pracy i użyteczność uzyskiwanych danych wynikowych.
Wdrożenie Xpertis w oparciu o rozwiązanie portalowe (Xpertis CMS) umożliwiło wymianę informacji kadrowo-płacowych poprzez portal z pracownikami. Portal jest interaktywny, gdyż pracownicy otrzymują informacje a wnioski przez nich generowane zaciągane są bezpośrednio do systemu. W ramach projektu pracownicy zostali pogrupowani w systemie według struktury organizacyjnej i obecnie każdy menadżer zarządza danymi swojego zespołu. W ten sposób usystematyzowano także przepływ wniosków urlopowych od pracowników niższego szczebla do kierowników, a następnie spływ tych informacji do pracowników. Proces odbywa się elektronicznie a każda osoba na szczeblu kierowniczym przesyła do działu personalnego dyspozycje w procesie work-flow. Indywidualne dane każdego pracownika, po zatwierdzeniu, prezentowane są w portalu. Również po zatwierdzeniu w dziale personalnym, każdy pracownik może zobaczyć indywidualne informacje w portalu Xpertis. Ponadto każdy pracownik może przeglądać dane dotyczące poszczególnych składników swoich wynagrodzeń.
W opinii pracowników bezpośrednio obsługujących program Macrologic, Xpertis dostarcza bardzo sprawny system opieki gwarancyjnej i serwisowej powdrożeniowej. Powstające problemy rozwiązywane są bez ryzyka przestoju systemu. Dodatkowo odbiorca otrzymuje z wyprzedzeniem informacje dotyczące ryzyk związanych z koniecznością i terminem wprowadzanych aktualizacji i upgradów.
Wszystkie nasze inicjatywy dotyczące modyfikacji w systemie są audytowane przez dostawcę pod kątem potencjalnych utrudnień związanych np. z up-gradeowaniem systemu. Dzięki temu nie mamy problemu ze spójnością danych oraz systemu. - mówi Aleksandra Żylewicz Dyrektor Pionu Finansowo-Księgowego BEST S.A.W odczuciu BEST, popartym empirycznym doświadczeniem z użytkowania Xpertisa, nowe rozwiązanie jest bardzo sprawne i precyzyjne „w zakresie dostarczanych danych”.
Wyrywkowo sprawdzamy dane oraz wyniki obliczeń w poszczególnych obszarach. Nie wykryliśmy żadnych błędów w algorytmach. System rozlicza dane finansowe płacowe z dokładnością, co do grosza. To bardzo poprawia komfort naszej pracy i zaufanie do użytkowanego programu. - mówi Aleksandra ŻylewiczPrzyszłość
BEST rozważa obecnie zakup modułu analiz OLAP.
Źródlo: MACROLOGIC
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach
Instytucje publiczne realizujące zadania o strategicznym znaczeniu dla państwa działają w środowisk… / Czytaj więcej
Jak Grupa Mardom oszczędziła 240 godzin miesięcznie i 228 000 zł rocznie dzięki automatyzacji procesów kadrowych?
Tylko w 7 miesięcy Grupa Mardom „odzyskała” dzięki automatyzacji procesów kadrowo-płacowych 240 god… / Czytaj więcej
Globalny producent jachtów wdraża enova365, żeby usprawnić obsługę kadrowo-płacową 1000 pracowników
HanseYachts to producent jachtów morskich o światowej renomie. Tę pozycję zawdzięcza wysokiej jakoś… / Czytaj więcej
Poznaj podróż Nestlé z SAP
Branża FMCG stoi przed szeregiem wyzwań związanych z transformacją cyfrową. Te wyzwania wymagają ni… / Czytaj więcej
Decathlon zyskuje na czasie dzięki transformacji procesów HR
Działy HR w dużych organizacjach stają obecnie przed wieloma wyzwaniami, będącymi pokłosiem dynamic… / Czytaj więcej
