Bez papieru, bez błędów, szybko i elastycznie

Katgoria: Rozwiązania HR / Utworzono: 23 marzec 2010

„Najważniejsze dla nas było, aby system IT dostarczał pewnych i wiarygodnych informacji ze wszystkich zgromadzonych danych, a także posiadał możliwości ich sprawnego wyszukiwania i przygotowywania wydruków w różnych konfiguracjach, a także w znacznym stopniu ograniczył papierowy obieg dokumentów w naszej instytucji” – mówi Katarzyna Piwowar-Sulej z Departamentu Personalnego i Administracji VB Leasing Polska SA.

VB Leasing Polska SA należy do koncernu VB Leasing International Holding GmbH. Z powodzeniem wykorzystuje jego doświadczenie i know-how. Obecnie jest jedną z wiodących spółek leasingowych w Europie Środkowowschodniej oraz liczącą się firmą na rynku polskim. Spółka umożliwia swoim Klientom dostęp do środków trwałych, oferując bezpieczny i nowoczesny pakiet usług finansowych. VB LEASING korzysta ze specjalistycznej wiedzy w zakresie specyfiki poszczególnych grup przedmiotów leasingu i branż, a swoją strategię sprzedaży dostosowuje do potrzeb określonych segmentów rynku. VB LEASING zapewnia swoim Klientom kompleksową obsługę oraz fachowe doradztwo finansowe świadczone przez wykwalifikowanych specjalistów. Dzięki swojemu doświadczeniu, bliskiemu kontaktowi z Klientami oraz znajomości rynku VB LEASING jest partnerem godnym zaufania.

Cele wdrożenia systemu:

usprawnienie procesów związanych z obsługą kadrowo – płacową pracowników oraz procesów obiegu dokumentów kadrowo-płacowych
minimalizacja błędów w dokumentacji
ograniczenie pracy ręcznej
bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy pracowników Działu Personalnego
usprawnienie procesów raportowania.

Dlaczego TETA?

VB Leasing Polska SA jest firmą nowoczesną – system organizacji firmy oraz procedury jej funkcjonowania dostosowane zostały do sprawdzonych standardów europejskich. Nowoczesna firma musiała posiadać równie nowoczesny system wspomagający zarządzanie kapitałem ludzkim.

W 2008 roku VB LEASING zdecydował się na zakup i wdrożenie systemu TETA Personel.NET. Wybór padł na TETĘ ze względu na to, iż jej oferta w pełni spełniała potrzeby i oczekiwania VB LEASING zawarte w zapytaniu ofertowym. Na wybór niewątpliwy wpływ miała również lokalizacja – obie firmy są z Wrocławia.

Główne warunki wyboru, czyli co zadecydowało o TETA SA:

czas reakcji - siedziba dostawcy oprogramowania we Wrocławiu
skonfigurowanie nazewnictwa składników płacowych na potrzeby VB LEASING
integracja z systemami bankowymi i Płatnikiem
możliwość późniejszej integracji z systemem finansowo-księgowym i z systemem prowizyjnym.

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie nowego rozwiązania IT w obszarze HR z kilku powodów. Chcieliśmy wyeliminować obszary generujące błędy, które wynikały przede wszystkim z ręcznego wprowadzania i wyliczania wartości składników płacowych oraz ręcznego opracowywanie raportów. Dodatkowo ręczna ewidencja – to dłuższy czas oczekiwania na potrzebne informacje. Jednym z ważnych zadań dla systemu miało być także ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, a także możliwość elastycznego wykonywania wszelkich raportów i wydruków – mówi Katarzyna Piwowar-Sulej z VB LEASING.

Jak wyglądał proces wdrożenia?

Umowa wdrożeniowa została podpisana w październiku 2008 roku, w tym miesiącu również po uzgodnieniu i podpisaniu projektu system został zainstalowany i sparametryzowany. Od samego początku współpraca przebiegała wzorcowo.

Wdrożenie systemu zawsze jest wielkim wyzwaniem zarówno dla dostawcy jak i dla Klienta. VB LEASING to firma, której naprawdę zależało na szybkim i skutecznym wdrożeniu systemu i zakończeniu prac. Pracownicy VB LEASING wykazali się pełnym zaangażowaniem na wszystkich etapach procesu wdrożenia. Prace realizowane były zgodnie z projektem i przebiegały zgodnie z harmonogramem. Nigdy nie było problemów z dotrzymywaniem terminów i dostarczaniem niezbędnych dokumentów od strony VB LEASING. Dzięki temu TETA mogła również terminowo realizować swoje zobowiązania. W tym projekcie nie uniknęliśmy oczywiście trudnych momentów, ale współpracę oceniam bardzo dobrze – mówi Joanna Arłamowska-Marecka, Menedżer ds. Projektu z TETA SA.

Implementacja systemu została podzielona na trzy etapy. Najpierw wdrażano aplikację TETA Personel.NET. Bardzo istotnym zadaniem na tym etapie była konwersja danych, gdyż od jej wykonania zależała realizacja kolejnych prac. Doświadczenie TETY w tym obszarze okazało się bardzo pomocne – prace zakończyły się zgodnie z harmonogramem i po ich zakończeniu prace wdrożeniowe i współpraca obu zespołów nabrała tempa. Rozpoczęło się szkolenie użytkowników, dopracowywanie procesów kadrowych, weryfikacja danych, przygotowywanie raportów dodatkowych, implementacja bazy składników płacowych.

Na początku 2009 roku system był przygotowany do pracy – w drugim tygodniu stycznia została policzona lista testowa, a zaraz po niej w ostatnim tygodniu została policzona pierwsza rzeczywista lista płac. Dzięki bardzo dobrze przygotowanej bazie składników płacowych nie było żadnych niespodzianek i pracownicy otrzymali wynagrodzenia za miesiąc styczeń naliczone już w systemie TETA Personel.NET.

Samoobsługowa Platforma Internetowa – TETA HRM

Kolejnym etapem wdrożenia było uruchomienie aplikacji TETA HRM. System TETA HRM – samoobsługowa platforma internetowa ściśle współpracuje z TETA Personel.NET. Pozwala wyraźnie zmniejszyć koszty związane z administracją kadrową. Menedżerowie zyskują w nim narzędzie do efektywnego zarządzania podległymi im jednostkami organizacyjnymi, zaś działy HR – sposób na przeniesienie niektórych zadań, które realizują, na pracowników i ich szefów. W VB LEASING wdrożony został moduł eUrlopy. Pozwoliło to odciążyć Dział Personalny od uciążliwych i rutynowych czynności takich jak informowanie pracowników o sprawach związanych bezpośrednio z przebiegiem ich zatrudnienia. Za pomocą systemu eUrlopy pracownicy mogą samodzielnie sprawdzić wymiar przysługującego im urlopu oraz stan jego wykorzystania. Dodatkowo mogą zaplanować urlopy, a także wypełnić wnioski urlopowe, i przesłać je bezpośrednio do akceptacji przełożonego. Wnioski urlopowe po zatwierdzeniu przez przełożonego przesyłane są automatycznie do systemu TETA Personel.NET i dostępne są pracownikom Działu Personalnego.

Menedżerowie i kadra kierownicza mają dostęp nie tylko do informacji o własnych urlopach, ale także urlopach podległych im pracowników. Szczególnie przydatną rolę pełnią formularze, które prezentują plany urlopowe w horyzoncie rocznym, miesięcznym lub dziennym. Menedżerowie otrzymują drogą elektroniczną sporządzone przez pracowników wnioski urlopowe. Mogą je wówczas zaakceptować lub odrzucić. Zatwierdzone wnioski urlopowe są automatycznie przesyłane do odpowiedniej kartoteki aplikacji TETA Personel.NET. W odróżnieniu od tradycyjnego sposobu zarządzania urlopami, Dział Personalny nie musi wprowadzać tych informacji ręcznie.

Ze względu na zmiany organizacyjne w VB LEASING prace w tym zakresie rozpoczęły się w marcu 2009 roku. Zapoczątkowały je działania uzgadniające zakresy funkcjonalności i dostęp użytkowników do poszczególnych części systemu. Po ustawieniu parametrów aplikacyjnych i stworzeniu odpowiednich profili przystąpiono do testowania wprowadzanych rozwiązań. Pozwoliło to ostatecznie uzgodnić i dopracować zaimplementowane w aplikacji procesy. W kwietniu odbyły się szkolenia kluczowych użytkowników z TETA HRM.

Ostatni etap wdrożenia, który rozpoczął się w kwietniu to obszar „miękkiego” HR. Sparametryzowano i uruchomiono następujące moduły: Szkolenia, Rekrutacja, Opis stanowiska, Zarządzanie rozwojem pracownika. Ze względu na politykę szkoleniową w VB LEASING kluczowym elementem tego etapu wdrożenia było uruchomienie modułu Szkoleń. Dodatkowo w celu odpowiedniego dostosowania aplikacji do procesów zachodzących w VB LEASING przygotowane zostały raporty dedykowane z tego zakresu. W największym zakresie firma będzie korzystała właśnie z modułu Szkolenia.NET. Całość wdrożenia zakończona została w lipcu 2009 roku.

Menedżerowie i kadra kierownicza mają dostęp nie tylko do informacji o własnych urlopach, ale także urlopach podległych im pracowników. Szczególnie przydatną rolę pełnią formularze, które prezentują plany urlopowe w horyzoncie rocznym, miesięcznym lub dziennym. Menedżerowie otrzymują drogą elektroniczną sporządzone przez pracowników wnioski urlopowe. Mogą je wówczas zaakceptować lub odrzucić. Zatwierdzone wnioski urlopowe są automatycznie przesyłane do odpowiedniej kartoteki aplikacji TETA Personel.NET. W odróżnieniu od tradycyjnego sposobu zarządzania urlopami, Dział Personalny nie musi wprowadzać tych informacji ręcznie.

Ze względu na zmiany organizacyjne w VB LEASING prace w tym zakresie rozpoczęły się w marcu 2009 roku. Zapoczątkowały je działania uzgadniające zakresy funkcjonalności i dostęp użytkowników do poszczególnych części systemu. Po ustawieniu parametrów aplikacyjnych i stworzeniu odpowiednich profili przystąpiono do testowania wprowadzanych rozwiązań. Pozwoliło to ostatecznie uzgodnić i dopracować zaimplementowane w aplikacji procesy. W kwietniu odbyły się szkolenia kluczowych użytkowników z TETA HRM.

Ostatni etap wdrożenia, który rozpoczął się w kwietniu to obszar „miękkiego” HR. Sparametryzowano i uruchomiono następujące moduły: Szkolenia, Rekrutacja, Opis stanowiska, Zarządzanie rozwojem pracownika. Ze względu na politykę szkoleniową w VB LEASING kluczowym elementem tego etapu wdrożenia było uruchomienie modułu Szkoleń. Dodatkowo w celu odpowiedniego dostosowania aplikacji do procesów zachodzących w VB LEASING przygotowane zostały raporty dedykowane z tego zakresu. W największym zakresie firma będzie korzystała właśnie z modułu Szkolenia.NET. Całość wdrożenia zakończona została w lipcu 2009 roku.

Podsumowanie

Skuteczne wdrożenie systemu opiera się przede wszystkim na ścisłej współpracy obu stron. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie celów założonych dla procesu wdrożenia. Właściwe relacje między Klientem a zespołem wdrożeniowym dostawcy zapewniają sprawną i terminową realizację poszczególnych zadań. A to przedkłada się na powodzenie całego przedsięwzięcia. Końcowy efekt prac w VB LEASING widoczny jest w postaci wdrożonego systemu TETA Personel.NET spełniającego oczekiwania Klienta.

Źródło: UNIT4

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość