SAP E-Recruiting pierwszy raz Polsce

40 000 aplikacji

PTC prowadzi wiele procesów rekrutacyjnych, co wiąże się z koniecznością obsługi ok. 40 tys. aplikacji od kandydatów rocznie. Tak ogromna skala tego procesu wymagała usprawnienia zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Od dłuższego czasu można zaobserwować rosnące zapotrzebowanie na wykorzystanie Internetu w procesie rekrutacji. Jest to wygodne nie tylko dla kandydata, ale przede wszystkim dla firmy, która nie musi przetwarzać dużej liczby dokumentów papierowych.

W proces rekrutacji może być zaangażowany każdy menedżer PTC – jeśli tylko zajdzie potrzeba rekrutacji do podległej mu jednostki organizacyjnej. Dotychczas menedżer wystawiał papierowe zlecenie rekrutacji, które następnie w formie tradycyjnej było akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla, kontrolera finansowego, a następnie trafiało do Sekcji Organizacji, która wpisywała na tym dokumencie numer wakatu.

Taki dokument następnie trafiał do Sekcji Rekrutacji, która przygotowywała ogłoszenia publikowane w prasie bądź Internecie. Do PTC trafiały maile z załącznikami lub papierowe dokumenty, które były ręcznie rejestrowane w ówczesnej wersji systemu SAP HR. Wszystko to powodowało, że proces był długi i trudny do śledzenia.

Opracowane rozwiązanie zostało pomyślane jako funkcjonalność kompleksowo obsługująca proces rekrutacji, zintegrowana z innymi systemami IT wykorzystywanymi w PTC

Szukając rozwiązania, które mogłoby usprawnić ten proces, zdecydowano się w PTC na wdrożenie najnowocześniejszego w Polsce systemu, który z jednej strony pozwala na szybszy kontakt z kandydatami, a z drugiej odciąża pracowników od rutynowych czynności.

Po raz pierwszy w Polsce

Prace nad portalem rekrutacyjnym trwały od początku stycznia 2006 r. Projekt był pionierski – dotych-czas nie było wdrożeń tej funkcjonalności w Polsce. Do projektu PTC zdecydowała się zaangażować BCC ze względu na pozytywną ocenę dotychczasowej współpracy (m.in. przy projekcie udostępnienia pasków płacowych w SAP NetWeaver Portal dla kilku tysięcy pracowników PTC), a także bogate doświadczenie konsultantów BCC z różnych, często innowacyjnych przedsięwzięć SAP HR. Pracownicy PTC i konsultanci BCC ściśle współpracowali we wszystkich etapach projektu – od tworzenia koncepcji funkcjonalnej, przez prace konfiguracyjne, wypracowanie technologii zapewniających bezpieczeństwo danych, po testy i start produkcyjny.

Koncepcja rozwiązania była współtworzona przez pracowników PTC z Sekcji Rekrutacji, wśród których szczególną rolę pełniły Elżbieta Urbaniak jako kluczowy użytkownik dotychczasowego systemu wspierającego rekrutację oraz Marta Szeszko – definiujące w bardzo dużej mierze wymagania PTC wobec docelowego rozwiązania.

Konsultanci BCC i pracownicy PTC konfigurowali system, modyfikowali standardowe funkcjonalności oraz tworzyli nowe rozszerzenia w celu dostosowania go do potrzeb PTC. Brali też udział w przygotowaniu scenariuszy testów realizowanych przez pracowników PTC, wreszcie wspierali użytkowników systemu podczas startu produkcyjnego rozwiązania, a także po nim.

W grudniu 2006 r. PTC, jako pierwsza firma z Polski, udostępniła rozwiązanie do celów rekrutacji wewnętrznej, a w połowie lutego br. rozwiązanie zostało udostępnione kandydatom zewnętrznym na stronie http://www.era.pl/.

Rekrutacja kompleksowa

Opracowywane rozwiązanie zostało pomyślane jako funkcjonalność kompleksowo obsługująca proces rekrutacji, zintegrowana z innymi systemami IT wykorzystywanymi w PTC, w tymi m.in. aplikacjami SAP. SAP ERecruiting obsługuje cały proces rekrutacji w PTC, zaczynając od tworzenia i zatwierdzenia wniosku rekrutacyjnego, przeprowadzenia procesu publikacji ogłoszenia i zbierania ofert kandydatów, poprzez ich ocenę i wymianę informacji z kandydatami, aż po sam wybór.

Dodatkowo SAP ERecruiting zawiera funkcjonalność umożliwiającą zarządzanie pulą talentów – która w PTC nazywa się „Bazą Kandydatów Era” – czyli potencjalnych kandydatów do zatrudnienia.

Rozwiązania techniczne

Od strony IT rozwiązanie ERecruiting jest powiązanie z innymi obszarami SAP: SAP HR (m.in. kopia struktury organizacyjnej firmy), z SAP NetWeaver Portal. W trakcie projektu szczególną uwagę zwrócono na bezpieczeństwo technologiczne rozwiązania, ponieważ kandydaci korzystają z tego samego systemu co menedżerowie PTC składający i zatwierdzający zlecenia rekrutacyjne.

Warto podkreślić, że dane między kandydatem i Sekcją Rekrutacji przesyłane są online. Nie ma żadnego opóźnienia czy serwera pośredniego.

Kandydat zewnętrzny rejestruje się bezpośrednio w bazie danych PTC, a informacje te są od razu dostępne dla Sekcji Rekrutacji i menedżera, który na bieżąco może przeglądać aplikacje.

Bardzo ważną częścią projektu była integracja z systemem Tytan, który służy w PTC do elektronicznego zatwierdzania różnego rodzaju wniosków i dokumentów przez menedżerów – w tym np. wniosków urlopowych czy podróży służbowych. Kierownikiem projektu Tytan w PTC był Paweł Ciborowski.

Dzięki integracji z SAP ERecruiting w Tytanie (za pośrednictwem SAP NetWeaver Portal) menedżerowie mają możliwość wygodnego wprowadzania i zatwierdzania wniosków rekrutacyjnych.

Ważne bezpieczeństwo

Zgodnie ze strategią IT PTC szczególną uwagę poświęcono kwestii bezpieczeństwa danych. We wszystkich etapach projektu uczestniczyło Biuro Bezpieczeństwa Technologicznego PTC – od analizy ofert wdrożeniowych i akceptację oferty BCC, zatwierdzenie koncepcji rozwiązania, przez weryfikację testów w trakcie projektu i przed samym startem produkcyjnym, aż po wyrażenie zgody na start rozwiązania.

Serwer SAP ERecruiting nie przechowuje żadnych danych o pracownikach PTC. Jest tam jedynie zamodelowana kopia struktury organizacyjnej, aktualizowana na podstawie systemu SAP HR. Gwarantuje to pełne bezpieczeństwo danych płacowych i personalnych.

Natychmiastowa poprawa

Korzyści z wdrożenia widać było już w pierwszych dniach po uruchomieniu systemu.

W Bazie Kandydatów Era zarejestrowało się kilkaset osób, z którymi możemy utrzymywać długofalowy kontakt. Możemy też błyskawicznie przeszukiwać bazę danych w celu znalezienia odpowiedniego kandydata do pracy. Po trzech miesiącach działania portalu w Bazie Kandydatów zarejestrowało się już prawie 4 tys. kandydatów. Został też przyspieszony proces publikacji ogłoszenia. Od momentu wystawienia zlecenia rekrutacyjnego, przez jego akceptację, do publikacji na stronie www.era.pl mijają czasem zaledwie 12 godziny. Oznacza to, że już następnego dnia można umawiać rozmowy z pierwszymi kandydatami” – opowiada Anna Dobieszewska, Kierownik Działu Rozwoju Personelu.

Dzięki temu rozwiązaniu Dział Rozwoju Personelu ma możliwość wręcz natychmiastowej reakcji na potrzeby firmy – szybkiej publikacji ogłoszeń w Internecie, zebrania dużej liczby interesujących kandydatur i skutecznej rekrutacji w bardzo krótkim czasie.

System ERecruiting jest dostępny przez przeglądarkę internetową, która jest podstawowym interfejsem osoby rekrutującej oraz kandydata zewnętrznego i wewnętrznego (jedynie niewielka część funkcji administratora wymaga posługiwania się SAP GUI – dostępu do systemu SAP). Kandydaci mają możliwość wyszukiwania ogłoszeń, a następnie składania swoich aplikacji na wybrane stanowisko.

Osoba rekrutująca określa, jakie informacje są istotne w kontekście wybranego wakatu, na przykład jakie kwalifikacje, wykształcenie, predyspozycje powinien mieć potencjalny pracownik. Kandydat może także umieszczać załączniki z dokładniejszym opisem swoich doświadczeń zawodowych i kompetencji.

Całość przepływu informacji zawarta jest w systemie informatycznym, co praktycznie eliminuje konieczność użycia dokumentów papierowych. Tworzone przez osoby rekrutujące ogłoszenia można automatycznie przesyłać na strony intranetowe oraz internetowe.

Wizerunek i przewaga

Automatyczne generowanie stron internetowych zawierających opisy aktualnych wakatów na portalu www.era.pl umożliwia szerszy niż wcześniej dostęp kandydatów do ofert pracy i praktyk, kreując jednocześnie nowoczesny i pozytywny wizerunek PTC jako potencjalnego pracodawcy.

Dostępność Bazy Kandydatów ERA, budowanej dzięki nowemu rozwiązaniu, umożliwia zmianę charakteru pracy działu rekrutacji na bardziej aktywną, na przykład wyszukiwanie kandydatów zarejestrowanych w bazie, którzy nie złożyli aplikacji na określony wakat. Wykorzystanie funkcjonalności zarządzania talentami pomoże więc PTC osiągnąć przewagę rynkową.

Kandydat zewnętrzny rejestruje swoje dane bezpośrednio w bazie danych PTC, a informacje te są od razu dostępne dla zainteresowanych – Sekcji Rekrutacji i menedżera

Autorzy: Piotr Jeleniewski  PTC oraz Witold Wieromiej  BCC