Workflow i satysfakcja gwarantowana!
Praca już dawno przestała być dla człowieka wyłącznie sposobem na zdobycie środków na swoje utrzymanie. Obecnie wykonywany zawód powinien przynosić satysfakcję oraz być sposobem na samorealizację. Niestety do obowiązków większości z nas należy również wykonywanie wielu powtarzalnych działań i kontrolowanie licznych procesów zachodzących w firmie. A gdyby tak do najbardziej monotonnych czynności wykorzystać automat, który by nas z tego wyręczył? W końcu, jeśli praca sprawia przyjemność to człowiek działa efektywniej!
Dwa podstawowe sposoby na reorganizację pracy, znane od zarania dziejów, to wykorzystanie narzędzi oraz znalezienie i zastosowanie odpowiednich reguł. Narzędzia krzemienne, do uprawy roli, koło, sekstant, maszyna parowa, radio, układ scalony i wiele, wiele innych, sprawiły, że ludzkość osiągnęła obecny poziom rozwoju. Z kolei używanie uproszczeń na podstawie związków przyczynowo – skutkowych, pozwoliło pracownikowi skoncentrować się na nowych wyzwaniach, skracając czas wykonywania czynności rutynowych lub podejmowania decyzji w sprawie problemów, z którymi już wcześniej się zetknął sam lub jego poprzednicy. Obydwa sposoby poprawy jakości i szybkości pracy znajdują swoje zastosowanie, także we współczesnym zarzadzaniu firmą.
Podnoszenie efektywność pracy w firmie
W latach ’50 rozpoczął się okres intensywnego rozwoju narzędzi tj. systemów do wsparcia zarządzania. Początkowo skupiano się na wspomaganiu wytwarzania i zarządzania stanem magazynowym, następnie księgowości, kadr oraz sprzedaży, aż wreszcie ostatnie lata to szybki rozwój aplikacji wsparcia sprzedaży, czyli narzędzi ułatwiających budowanie relacji z klientem. Rozwój ten był odpowiedzią na bardzo konkretne potrzeby firm. Sprostać należało licznym wymaganiom prawnym oraz chęci zapanowania nad organizacją pracy wewnątrz firmy, ale przede wszystkim, należało zaspokoić potrzeby coraz bardziej wymagających klientów wobec rosnącej konkurencji. Jak zgodnie twierdzą producenci systemów ERP, praktycznie każdy obszar działalności firmy, jeżeli nie został jeszcze, to może zostać wsparty przez systemy informatyczne.
Paradoksalnie mnogość wykorzystywanych systemów sprawiła, że użytkownik znów ma problemy z organizacją pracy – tym razem tracąc orientację w wielości systemów. Stosując na przykład oddzielny moduł do obsługi klienta, drugi do prowadzenia księgowości, kolejny do obiegu spraw wewnętrznych, jeszcze inny do procesowania dokumentów, łatwo można się pogubić.
Rozwiązaniem może być system do zarządzania przepływem pracy (ang. Workflow), który w jednym miejscu zbiera informacje pochodzące z różnych obszarów działalności firmy. Program umożliwia koordynowanie złożonych działań realizowanych przez zespół ludzi pracujących w różnych departamentach przedsiębiorstwa. Organizuje przepływ pracy poprzez automatyzację procesów biznesowych, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, zawsze według odpowiednich procedur zarządczych - mówi Grzegorz Jurczak, kierownik projektu Workflow, systemu enova z Soneta Sp. z o.o.
Zarządzanie procesowe (BPM)
Naturalnym kierunkiem rozwoju jest więc połączenie wykorzystania reguł i narzędzi do automatyzacji pracy, tak by odpowiedzi na znane pytania mógł udzielić automat, a w przypadku działań wymagających udziału pracownika system dostarczył pełne środowisko pracy bez potrzeby przemieszczania się między systemami. Użytkownik powinien obsługiwać tylko sytuacje wyjątkowe, wymagające kreatywnego myślenia, powinien koncentrować się nad aspektem merytorycznym realizacji zadań, kwestię organizacyjne zrzucając na system. Z tej naturalnej potrzeby zrodziła się koncepcja systemów workflow, które zbierając informację z wielu obszarów działalności firmy, pomagają w organizacji przepływu pracy w firmie między wieloma osobami. Są również sposobem na przechowywanie i egzekwowanie procedur postępowania, a także dostarczenia środowiska pracy użytkownikowi. Wykorzystanie procesowej organizacji pracy jest naturalnym kierunkiem rozwoju firmy i świadczy o jej dojrzałości.
Skuteczna informatyzacja stawia sobie za cel optymalne wykorzystanie technologii informacyjnych do realizacji procesów zachodzących w firmie. Podejście procesowe do organizacji pracy przedsiębiorstwa jest najskuteczniejszym sposobem na jej usprawnienie i osiągniecie istotnej przewagi konkurencyjnej. Nowoczesne rozwiązanie, jakim jest workflow pomaga porządkować procesy biznesowe i skutecznie nimi zarządzać – dodaje Jurczak.
Obszary wykorzystania workflow – case study
Obszarów w firmie, w których można użyć workflow jest wiele: od przetwarzania ofertowania, zamówień i sprzedaży, przez proces obsługi zlecenia serwisowego, po te związane z automatyzacją generowania raportów okresowych z systemu ERP, czy organizacją czynności administracyjnych i wiele innych.
Za przykład może posłużyć proces potwierdzania zamówienia w firmie handlowej. Zamówienie może spłynąć do firmy jednym z wielu kanałów: telefonicznie, w formie listu tradycyjnego lub wiadomości e-mail. W przypadku dokumentu papierowego - po zeskanowaniu przez pracownika sekretariatu, w przypadku przyjęcia telefonicznego – po wprowadzeniu przez handlowca, a dla wiadomości e-mail – przez import, zamówienie trafia do systemu inicjując obieg. System może na podstawie wprowadzonych danych podjąć decyzję, czy wartość dokumentu przekracza określony poziom, jeśli tak, następuje przesłanie dokumentu do akceptacji przez kierownika handlu, w przypadku mniejszej kwoty od razu po weryfikacji niezalegania zamawiającego, system może wygenerować dokument faktura sprzedaży i przekazać dokument handlowy do zatwierdzenia opiekunowi kontrahenta. Po zatwierdzeniu, podobnie jak po odrzuceniu dokumentu na dowolnym etapie, system informuje mailowo zamawiającego jak i handlowca – opiekuna o zaistniałej sytuacji. Udana sprzedaż może również skutkować np. naliczeniem dodatkowych punktów handlowcowi do premii w systemie płacowym jak i klientowi w systemie lojalnościowym.
Źródło: www.enova.pl
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
