Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który automatyzuje obieg faktur, umów i zgłoszeń – dokładnie tak, jak działa Twoja firma. Jak wybrać elektroniczny obieg dokumentów (EOD), który nie tylko porządkuje, ale naprawdę przyspiesza działanie całej organizacji?
| REKLAMA |
 |
Dlaczego sam obieg dokumentów to za mało?
Jeszcze niedawno elektroniczny obieg dokumentów (EOD) sprowadzał się głównie do skanowania i archiwizacji dokumentów. Dziś to zdecydowanie za mało – nowoczesny system musi spełniać więcej niż tylko funkcję cyfrowego archiwum.
Chodzi o usprawnienie pracy firmy: automatyzację zadań, kontrolę procesów i integrację z innymi narzędziami. Wdrożenie EOD to szansa na optymalizację procesów biznesowych na szerszą skalę, bo wiele czynności można dzięki niemu zautomatyzować.
Co tak naprawdę powstrzymuje firmy przed wdrożeniem EOD?
System EOD może być prosty. Ale decyzja o jego wdrożeniu – już nie. Z naszych obserwacji wynika, że największym problemem nie jest wybór systemu, ale to, że firma nie rusza z wdrożeniem. Dlaczego? Bo z tyłu głowy siedzą dwa „ale”, które skutecznie blokują decyzje. Jakie to “ale” i co radzimy, aby je wyeliminować i bezpiecznie przejść do działania?
Opór pracowników przed zmianą
Zespół może postrzegać nowy system jako zagrożenie dla wypracowanej rutyny. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja i szkolenia. Warto zawczasu pokazać zespołowi korzyści, czyli mniej papierkowej pracy, szybszy dostęp do informacji oraz zadbać, aby narzędzie było intuicyjne w obsłudze. Gdy pracownicy zobaczą ułatwienia, jakie niesie EOD, szybciej zaakceptują zmianę.
Według raportu Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 2024 roku "Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw" aż niemal 60% pracowników nie bierze udziału w szkoleniach dotyczących kompetencji cyfrowych, dlatego w części firm dominuje wciąż brak świadomości o potencjalnym wpływie IT na wyniki finansowe.
Według raportu Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 2024 roku "Wzmocnienie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw" aż niemal 60% pracowników nie bierze udziału w szkoleniach dotyczących kompetencji cyfrowych, dlatego w części firm dominuje wciąż brak świadomości o potencjalnym wpływie IT na wyniki finansowe.
Nasz kraj zajmuje jedno z ostatnich miejsc i nigdy nie udało się poprawić tej pozycji. Poziom cyfryzacji w Polsce stale podnosi się, niemniej dystans do liderów pozostaje podobny. To powoduje, że Polska wciąż odnotowuje straty w stosunku do innych gospodarek wysoko rozwiniętych - czytamy w raporcie.
Wątpliwości kadry kierowniczej (koszty i ROI)
Czy to się opłaca i kiedy się zwróci? To jedno z najczęstszych pytań przy decyzji o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Z pozoru to wydatek. W praktyce – to inwestycja, która zaczyna pracować na siebie szybciej, niż się wydaje. Automatyzacja procesów, cyfrowe ścieżki akceptacji, lepszy obieg informacji i porządek w dokumentach to realne oszczędności: czasu, energii zespołu i pieniędzy.
Zamiast rozbudowywać zespół administracyjny, możesz zwiększyć jego efektywność. Zamiast gubić się w mailach i załącznikach, możesz mieć pełną kontrolę nad przebiegiem procesów i budżetami.
Panuje przekonanie o inwestycji w rozwój IT jako koszcie do poniesienia, nie jako inwestycji, która może zapewnić zwrot poprzez podniesienie produktywności czy zdolności produkcyjnych - podaje raport Ministerstwa Rozwoju i Technologii.
Właśnie dlatego warto spojrzeć na system EOD nie jak na koszt wdrożenia, ale jak na sposób na uporządkowanie i przyspieszenie działania i rozwoju całej firmy.
Jakie obiegi dokumentów wdrożyć najpierw?
Nie da się od razu zdigitalizować wszystkich procesów, dlatego zacznij od tych, które dadzą najszybszy efekt. Przykładowo:
- Obieg faktur kosztowych. Ręczna obsługa faktur jest czasochłonna, a system EOD automatyzuje m.in. odczytywanie danych i akceptacje dokumentów, dzięki czemu obieg przebiega dużo szybciej. Nic dziwnego, że elektroniczny obieg faktur to najszybciej cyfryzowany proces i zwykle wdrażany jako pierwszy – od razu przynosi wymierne oszczędności.
- Obieg umów i dokumentów prawnych. Cyfrowa obsługa umów (od przygotowania wzoru, przez opiniowanie, po e-podpis) znacząco przyspiesza finalizację kontraktów i eliminuje problem wielu wersji dokumentu. Coraz więcej firm wdraża elektroniczny obieg umów, pism czy wewnętrznych wniosków, bo usprawnia to złożone procesy i zmniejsza ryzyko błędów.
Technologie i funkcje ułatwiające wybór systemu EOD
Przy wyborze platformy obiegu dokumentów zwróć uwagę na kluczowe technologie i możliwości systemu, które decydują o jego skuteczności:
Workflow (standaryzacja procesów)
System EOD powinien posiadać moduł workflow z graficznym modelowaniem procesów (BPMN), aby odwzorować w nim procedury firmy. Ważne, by nie kończyło się to na rysowaniu – system musi umożliwiać od razu wykonanie zaprojektowanego obiegu w praktyce. Np. platforma LOGITO oferuje kreator BPMN, który pozwala wdrożyć proces bez programowania.
Platforma low-code
Rozwiązanie low-code pozwala tworzyć nowe funkcje i obiegi przy minimalnym programowaniu. Pełna elastyczność to podstawa – system ma dopasować się do biznesu, a nie odwrotnie. LOGITO oferuje niemal nieograniczoną konfigurację modułów, dzięki czemu wprowadzenie zmian czy dodanie procesu zajmuje o wiele mniej czasu i kosztuje mniej niż w przypadku tradycyjnego podejścia.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
Coraz więcej systemów EOD korzysta z AI, aby jeszcze bardziej odciążyć użytkowników. Np. moduł OCR odczytuje dane z faktur papierowych, a AI w helpdesku analizuje treść zgłoszeń i przekazuje je właściwym osobom. Dobrze, jeśli system oferuje takie inteligentne moduły lub integracje z AI, bo znacząco usprawniają one pracę i zmniejszają ryzyko błędów.
Jakie usprawnienia zauważysz już w pierwszych tygodniach po wdrożeniu?
Elektroniczny obieg dokumentów szybko przynosi firmie wymierne korzyści. Krótkoterminowo usprawnia pracę i generuje oszczędności, długofalowo buduje przewagę konkurencyjną i odporność na zmiany – czyli buduje cyfrową dojrzałość i zabezpiecza przyszłość Twojego biznesu. Tym samym firma zyskuje większe bezpieczeństwo operacyjne i skuteczność w realizacji swoich celów.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko technologia, ale też zmiana kultury pracy. Gdy zespół zrozumie płynące z niego korzyści, EOD staje się motorem oszczędności i przewagi konkurencyjnej – mówi Karol Floriańczyk, ekspert w obszarze cyfrowej transformacji procesów biznesowych w LOGITO.
Czym jest LOGITO? To polska platforma EOD oparta na low-code, z wbudowanym kreatorem procesów (BPMN) i wieloma modułami. Łatwo integruje się z innymi systemami (np. ERP, CRM).
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
