Workflow dla Muzeum Historycznego Miasta Krakowa
Macrologic zakończył wdrożenie w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa (MHK). Projekt usprawnił administrowanie i prowadzenie procedur audytów wydatków finansowych. Projektem objęto centralę instytucji wraz z 12 filiami. Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków.
Muzeum składa się z centrali i dwunastu filii rozproszonych na terenie miasta. Zatrudnia 214 osób. Wystawy zorganizowane przez Muzeum Historyczne Miasta Krakowa w 2009 roku odwiedziło ponad 386 tys. osób. MHK jako jednostka budżetowa miasta podlega rygorom administracyjnym, w tym procedurom zamówień i rozliczania zakupów. Kluczową, a zarazem najbardziej skomplikowaną, jest procedura audytu i kontroli wewnętrznej wydatków ze środków własnych. Jej sześciostopniowa skala, przy skoncentrowanej terytorialnie strukturze organizacji, była możliwa do wykonania w tradycyjnej papierowej formie. Jednak powiększanie ilości oddziałów niezwykle spowolniało proces administracyjny.
„Wąskie gardło” w procesie zatwierdzania wydatków utrudniało zarządzanie budżetem instytucji. Kadra zarządzająca, z powodu braku odpowiednich narzędzi, nie posiadała informacji o dostępności środków finansowych na realizację poszczególnych zadań. Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku chęci uzyskania informacji o aktualnych kosztach realizowanych zadań.
W procesie pozyskiwania danych nie sprawdzał się tradycyjny czasochłonny, papierowy obieg faktur, który powodował przetrzymanie dokumentów. Skutkiem tego był długi czas oczekiwania na zatwierdzenie zamówień, realizacje zadań lub projektów. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku ich rozliczania i kontroli finansowej. Dyrekcja Muzeum rozpoczęła poszukiwania systemu informatycznego,która posiada rozwiązania dedykowanego dla jednostek budżetowych.
Wdrożenie zostało poprzedzone analizą potrzeb. Przeprowadzono ją w oparciu o wywiady z osobami zawiadującymi procesem audytu z obszarów: dyrekcja, księgowość, sekcja zamówień publicznych oraz biuro podawcze. Na podstawie zebranych danych konsultanci Macrologic zaproponowali wstępny schemat obiegu dokumentów. Macrologic rozpoczął wdrożenie rozwiązania Xpertis dedykowanego dla jednostek kultury,od wprowadzenia rozwiązania pilotażowego na ograniczonej ilości stanowisk – 14 komputerów. Taki zasięg wdrożenia był spowodowany koniecznością wdrożenia w organizacji nowego stylu pracy. W kolejnym kroku dyrekcja Muzeum, zadowolona z rezultatów pilotażu, zdecydowała zinformatyzować wszystkie komórki organizacyjne i zrealizować pełen proces obiegu dokumentów audytu. MHK kupiło 46 dodatkowych licencji, co umożliwiło zastosowanie pełnego obiegu workflow. Wprowadzenie obiegu dokumentów zaowocowało kolejnymi modyfikacjami związanymi z organizacją zarządzania. Użytkownicy systemu ERP Xpertis mogli odtąd rozliczać audyty (w tym także otrzymywać powiadomienia o audytach nierozliczonych), zamykać budżety zadaniowe, a także modyfikować obiegi dokumentów finansowych.
Wprowadzenie systemu wspierającego wymianę informacji i obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi oddziałami i komórkami Muzeum Historycznego Krakowa, wprowadziło zasadnicze zmiany w budżetowaniu i pracy administracyjnej. Najbardziej widoczne były ogromne oszczędności czasu związane z zarządzaniem dokumentami. Zastosowanie systemu zlikwidowało konieczność „chodzenia z papierkiem”, co, w przypadku podróży do centrali, generowało również dodatkowe koszty przejazdu.
Dzięki zamianie papierowej formy wymiany i zatwierdzania informacji na elektroniczną, zlikwidowano problem przetrzymywania i gubienia dokumentów. Uprawnione osoby są powiadamiane pocztą wewnętrzną o dokumencie wymagającym opisu, a wbudowany mechanizm „nieobecności” pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów do wyznaczonych zastępców. Dokumenty nie tylko są przechowywane i przeglądane w systemie, ale również powiązane z właściwym projektem, co z kolei ułatwia audyt. W systemie przechowywane są także elektroniczne obrazy wszystkich faktur i innych przychodzących dokumentów finansowych.
Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków. Osoby sprawujące kontrolę nad procesami decyzyjnymi są informowane przez zdefiniowane w Xpertisie alerty o tym, czy wszystkie wydatki są rozliczone i gdzie powstają ewentualne opóźnienia. Dzięki temu wszelkie wydatki w ramach każdego projektu są aktualizowane na bieżąco i kierownicy oraz dyrektorzy mogą monitorować przekroczenia kosztów. W ten sposób rozwiązano problem przekraczania planów.
Dzięki systemowi ERP Xpertis kadra zarządzająca Muzeum Historycznym ma pod stałym nadzorem wszystkie informacje wprowadzane przez pracowników. System rejestruje każdą modyfikację dokumentu wraz z informacją o godzinie i osobie wprowadzającej zmianę. Sprawdzane są również prawa dostępu na różnych poziomach systemu.
Źródło: www.macrologic.pl
„Wąskie gardło” w procesie zatwierdzania wydatków utrudniało zarządzanie budżetem instytucji. Kadra zarządzająca, z powodu braku odpowiednich narzędzi, nie posiadała informacji o dostępności środków finansowych na realizację poszczególnych zadań. Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku chęci uzyskania informacji o aktualnych kosztach realizowanych zadań.
W procesie pozyskiwania danych nie sprawdzał się tradycyjny czasochłonny, papierowy obieg faktur, który powodował przetrzymanie dokumentów. Skutkiem tego był długi czas oczekiwania na zatwierdzenie zamówień, realizacje zadań lub projektów. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku ich rozliczania i kontroli finansowej. Dyrekcja Muzeum rozpoczęła poszukiwania systemu informatycznego,która posiada rozwiązania dedykowanego dla jednostek budżetowych.
Wdrożenie zostało poprzedzone analizą potrzeb. Przeprowadzono ją w oparciu o wywiady z osobami zawiadującymi procesem audytu z obszarów: dyrekcja, księgowość, sekcja zamówień publicznych oraz biuro podawcze. Na podstawie zebranych danych konsultanci Macrologic zaproponowali wstępny schemat obiegu dokumentów. Macrologic rozpoczął wdrożenie rozwiązania Xpertis dedykowanego dla jednostek kultury,od wprowadzenia rozwiązania pilotażowego na ograniczonej ilości stanowisk – 14 komputerów. Taki zasięg wdrożenia był spowodowany koniecznością wdrożenia w organizacji nowego stylu pracy. W kolejnym kroku dyrekcja Muzeum, zadowolona z rezultatów pilotażu, zdecydowała zinformatyzować wszystkie komórki organizacyjne i zrealizować pełen proces obiegu dokumentów audytu. MHK kupiło 46 dodatkowych licencji, co umożliwiło zastosowanie pełnego obiegu workflow. Wprowadzenie obiegu dokumentów zaowocowało kolejnymi modyfikacjami związanymi z organizacją zarządzania. Użytkownicy systemu ERP Xpertis mogli odtąd rozliczać audyty (w tym także otrzymywać powiadomienia o audytach nierozliczonych), zamykać budżety zadaniowe, a także modyfikować obiegi dokumentów finansowych.
Wprowadzenie systemu wspierającego wymianę informacji i obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi oddziałami i komórkami Muzeum Historycznego Krakowa, wprowadziło zasadnicze zmiany w budżetowaniu i pracy administracyjnej. Najbardziej widoczne były ogromne oszczędności czasu związane z zarządzaniem dokumentami. Zastosowanie systemu zlikwidowało konieczność „chodzenia z papierkiem”, co, w przypadku podróży do centrali, generowało również dodatkowe koszty przejazdu.
Dzięki zamianie papierowej formy wymiany i zatwierdzania informacji na elektroniczną, zlikwidowano problem przetrzymywania i gubienia dokumentów. Uprawnione osoby są powiadamiane pocztą wewnętrzną o dokumencie wymagającym opisu, a wbudowany mechanizm „nieobecności” pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów do wyznaczonych zastępców. Dokumenty nie tylko są przechowywane i przeglądane w systemie, ale również powiązane z właściwym projektem, co z kolei ułatwia audyt. W systemie przechowywane są także elektroniczne obrazy wszystkich faktur i innych przychodzących dokumentów finansowych.
Przyśpieszenie i kontrola realizacji procesu audytu pozwoliły wprowadzić w Muzeum budżety zadaniowe jako formę kontroli wydatków. Osoby sprawujące kontrolę nad procesami decyzyjnymi są informowane przez zdefiniowane w Xpertisie alerty o tym, czy wszystkie wydatki są rozliczone i gdzie powstają ewentualne opóźnienia. Dzięki temu wszelkie wydatki w ramach każdego projektu są aktualizowane na bieżąco i kierownicy oraz dyrektorzy mogą monitorować przekroczenia kosztów. W ten sposób rozwiązano problem przekraczania planów.
Dzięki systemowi ERP Xpertis kadra zarządzająca Muzeum Historycznym ma pod stałym nadzorem wszystkie informacje wprowadzane przez pracowników. System rejestruje każdą modyfikację dokumentu wraz z informacją o godzinie i osobie wprowadzającej zmianę. Sprawdzane są również prawa dostępu na różnych poziomach systemu.
Źródło: www.macrologic.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
