| REKLAMA |
 |
Dopasowanie do potrzeb
Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.
Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.
Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.
Możliwość rozwoju
Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.
Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.
Krótki czas wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.
Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.
Łatwa integracja z innymi systemami
Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.
Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.
Koszt to nie tylko zakup licencji
Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np. graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.
Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX
Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie.
Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie.
Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy.
Możliwość rozwoju
Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.
Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany.
Krótki czas wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania.
Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu.
Łatwa integracja z innymi systemami
Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM, oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy.
Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.
Koszt to nie tylko zakup licencji
Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np. graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów.
Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
