Umowy, faktury, dokumentacja – rosnąca liczba dokumentów sprawia, że archiwum przedsiębiorstwa stale się powiększa. Najnowsze badania wykazały, że samo ręczne zarządzanie dokumentami pochłania między 40 a 60 procent czasu pracy, a czas potrzeby na znalezienie pojedynczego dokumentu wynosi przy tym średnio 18 minut. Równie istotne są kwestie finansowe i ekologiczne związane ze zużyciem papieru. Organizacja WWF odkryła, że prawie co drugie ścięte przemysłowo drzewo jest przetwarzane na papier, a do produkcji kilograma papieru potrzebne jest nawet 100 litrów wody i ogromna ilość energii.
| REKLAMA |
 |
Jak uniknąć gór papieru i uefektywnić procesy w przedsiębiorstwie? Pierwszym krokiem do cyfrowej przyszłości jest niezawodny system zarządzania dokumentami (DMS), który może zostać włączony do indywidualnych procesów przedsiębiorstwa.
Skróć czas poświęcany na wyszukiwanie – poznaj możliwości systemu zarządzania dokumentami
Zwykle to finanse i księgowość jako pierwsze są zainteresowane wykorzystaniem DMS. To tu każdego dnia trafiają dokumenty istotne podatkowo, takie jak zamówienia, dowody dostaw i faktury, które muszą zostać opracowane i zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorstwa często decydują się na tzw. rozwiązania wyspowe, np. foldery sieciowe lub napędy lokalne, które nie są ogólnie dostępne w obrębie działu czy całego oddziału. Już przy kolejnym audycie może to doprowadzić do problemów, jeżeli biegły rewident będzie miał trudności z dotarciem do istotnych informacji.
Centralne rozwiązanie DMS wspiera pracowników nie tylko w procesie archiwizacji, ale również przy udostępnianiu dokumentów dla całego przedsiębiorstwa. Przy użyciu odpowiedniego słowa kluczowego, właściwy dokument może w ułamku sekundy zostać odszukany i zatwierdzony cyfrowo. Po wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami poszczególne zespoły mogą wspólnie opracowywać dokumenty, nawet jeżeli dzieli je ogromy dystans geograficzny. W czasach pracy zdalnej i zakładania oddziałów międzynarodowych funkcjonalność ta ma coraz większe znaczenie.
DMS i Compliance – pasuje jak ulał
W przepisach księgowych znajdują się ustalenia zabraniające wprowadzania zmian w księgowaniach oraz w chronologii rejestracji, np. w przypadku dokumentów wychodzących istotnych podatkowo. Dokumenty te muszą być przechowywane w taki sposób, aby wprowadzanie zmian nie było możliwe, lub też zmiany były jednoznacznie protokołowane. Za pomocą rozwiązania proALPHA DMS możliwa jest szybka i prosta realizacja tych wymagań, bez konieczności długotrwałego blokowania zasobów. Ponadto możliwe jest dokumentowanie procedury audytu finansowego i w razie potrzeby udostępnienie tej dokumentacji odpowiednim organom.
Do zalet oprogramowania należy również indeksowanie – każdy dokument elektroniczny otrzymuje jednoznaczny indeks, na podstawie którego może on zostać znaleziony poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę za pomocą jednego kliknięcia. Powiązanie pomiędzy dokumentem a indeksem zostaje przy tym utrzymane przez cały okres archiwizacji. Dla dokumentów biznesowych jest to co najmniej 10 lat.
Oszczędne wykorzystanie zasobów i ochrona środowiska
Dla wielu przedsiębiorstw coraz istotniejszym tematem jest ekozarządzanie. Jednym z jego założeń jest prowadzenie biura bez papieru. Rezygnacja z papieru może nie tylko poprawić bilans środowiskowy przedsiębiorstwa, ale również faktycznie zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Ponadto mniej papieru oznacza niższe koszty. Zakup tonerów do drukarek oraz konserwacje urządzeń mogą stać się zbyteczne, a koszty utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez archiwum zostać zredukowane. Co więcej, nakłady na cyfryzację w ramach zrównoważonego rozwoju są często dotowane przez państwo. W Niemczech istnieje przykładowo inicjatywa Ministerstwa Gospodarki pod hasłem "Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU" ("Cyfrowo teraz – wsparcie inwestycji dla małych i średnich przedsiębiorstw").
Wykorzystaj implementację rozwiązania DMS do rozpoczęcia cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Przyznając wysoki priorytet projektowi wdrożenia systemu DMS umożliwisz jego sprawne przeprowadzenie w obrębie całego przedsiębiorstwa. Nasza wskazówka: Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mierzyć wysoko!
Źródło: www.proalpha.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
