Eliminacja wydruków, oszczędność czasu i sprawniejsze procesowanie dokumentów – to tylko kilka z korzyści uruchomienia aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów, jakie zauważają pracownicy Banku Spółdzielczego Duszniki. System Comarch DMS zapewnia obsługę elektronicznego obiegu faktur kosztowych, umów z kontrahentami oraz teczek kredytowych klientów banku.
| REKLAMA |
 |
Program do digitalizacji dokumentów wykorzystywany jest w Banku Spółdzielczym Duszniki jako element systemu Comarch ERP XL, w ramach którego użytkowane są również moduły: księgowość, środki trwałe, kadry i płace, Business Intelligence oraz aplikacja Comarch HRM (Human Resources Management). Z narzędzi informatycznych korzystają wszyscy pracownicy instytucji, czyli ponad 160 osób pracujących na co dzień w centrali i trzynastu placówkach handlowych banku.
Czas na (r)ewolucję
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
Źródło: www.comach.pl
Czas na (r)ewolucję
Na początku 2020 roku podjęliśmy decyzję o konieczności uruchomienia systemu informatycznego, który zapewni nam wsparcie w digitalizacji instytucji oraz pozwoli na odejście od realizowania obiegu w formie papierowej, a także zastąpi narzędzie, które spełniało dotychczas głównie funkcję archiwum dokumentów - mówi Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki. Zapoznaliśmy się z ofertą poszczególnych dostawców IT i systemem, który najbardziej odpowiadał na nasze potrzeby był Comarch DMS. Po kolejnych analizach zauważyliśmy, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem zarówno pod kątem informatyzacji banku, jak i kosztów z tym związanych będzie kompleksowa rozbudowa środowiska IT. Dlatego zdecydowaliśmy się również na wdrożenie wielomodułowego systemu Comarch ERP XL do obsługi obszarów księgowości, kadr i płac oraz środków trwałych, co pozwoliło zastąpić szereg innych używanych wcześniej programów.
Prace wdrożeniowe ruszyły w miesiącach, kiedy zaczęły obowiązywać obostrzenia sanitarne związane z pandemią COVID-19 oraz wprowadzany był lockdown w kolejnych branżach gospodarki, więc było to dla nas duże wyzwanie. Decyzje, które wtedy podjęliśmy były trudne, ale czas pokazał, że konieczne i bardzo trafione, ponieważ teraz dysponujemy kompleksowym środowiskiem informatycznym i doskonale odnajdujemy się w nowych warunkach pracy oraz kontaktach z klientami – dodaje Arkadiusz Kulig, Wiceprezes Zarządu BS Duszniki.
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
Ponadto planując wdrożenie systemu Comarch DMS postawiliśmy sobie za cel także usprawnienie tego obszaru i przemodelowanie procesu zbierania dokumentów. Utworzyliśmy obieg o nazwie „teczka kredytowa”. Każda z nich ma indywidualny numer i zawiera dokumenty i zaświadczenia niezbędne przy składaniu wniosku kredytowego. Dokumenty raz wprowadzone do systemu, mogą być wykorzystywane przy kolejnych umowach – opisuje Arkadiusz Kulig.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
Dodatkowo wdrożenie Comarch DMS ograniczyło nam liczbę wydruków. Pracownicy mają dostęp do elektronicznych teczek niezależnie od miejsca przechowywania ich papierowej wersji oraz możliwość pracy zdalnej na dokumentach – podkreśla Michał Słabicki, Kierownik Zespołu Informatyki. Aktualnie system utrzymuje kilka tysięcy „teczek kredytowych”, czyli ponad 300 tysięcy aktywnych dokumentów – dodaje.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
Uruchomienie elektronicznego obiegu faktur znacznie usprawniło procesowanie dokumentów, poprawiło terminowość płatności oraz ograniczyło liczbę papierowej korespondencji. W tej chwili nawet 95 procent kontrahentów przesyła nam faktury elektronicznie ¬– mówi Anna Nawrot, Kierownik Zespołu Finansowo - Księgowego. Dodatkowo mamy czytelny podgląd kosztów generowanych przez poszczególne oddziały banku czy też opłat za usługi, z których korzystamy. Jesteśmy w stanie wykryć, gdzie są one za wysokie i dzięki temu podjąć właściwe działania.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
System daje możliwość sprawdzenia, czy dana umowa była uzupełniana o aneksy oraz sprawdzenia ich treści. Jeżeli dokument był podpisany wiele lat temu i pojawi się konieczność sporządzenia nowego dokumentu - aneksu, to nowsza jego wersja zostanie zamieszczona w tym samym katalogu, aby zachować ciągłość historii danego kontraktu. To jest bardzo duże uproszczenie dla działów administracyjnych, które później zarządzają takimi dokumentami – zaznacza Michał Słabicki.
Wdrożone i uruchomione funkcjonalności sprawdzają się, co często podkreślają pracownicy banku. Dlatego planujemy rozbudowę elektronicznego obiegu dokumentów i testujemy kolejne obszary digitalizacji, które powinny usprawnić komunikację między placówkami oraz przyspieszyć weryfikację wniosków kredytowych, a docelowo podnieść konkurencyjność banku – podsumowuje Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki.
Źródło: www.comach.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
