Umowy, faktury, dokumentacja – rosnąca liczba dokumentów sprawia, że archiwum przedsiębiorstwa stale się powiększa. Najnowsze badania wykazały, że samo ręczne zarządzanie dokumentami pochłania między 40 a 60 procent czasu pracy, a czas potrzeby na znalezienie pojedynczego dokumentu wynosi przy tym średnio 18 minut. Równie istotne są kwestie finansowe i ekologiczne związane ze zużyciem papieru. Organizacja WWF odkryła, że prawie co drugie ścięte przemysłowo drzewo jest przetwarzane na papier, a do produkcji kilograma papieru potrzebne jest nawet 100 litrów wody i ogromna ilość energii.

Jak uniknąć gór papieru i uefektywnić procesy w przedsiębiorstwie? Pierwszym krokiem do cyfrowej przyszłości jest niezawodny system zarządzania dokumentami (DMS), który może zostać włączony do indywidualnych procesów przedsiębiorstwa.

Skróć czas poświęcany na wyszukiwanie – poznaj możliwości systemu zarządzania dokumentami

Zwykle to finanse i księgowość jako pierwsze są zainteresowane wykorzystaniem DMS. To tu każdego dnia trafiają dokumenty istotne podatkowo, takie jak zamówienia, dowody dostaw i faktury, które muszą zostać opracowane i zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorstwa często decydują się na tzw. rozwiązania wyspowe, np. foldery sieciowe lub napędy lokalne, które nie są ogólnie dostępne w obrębie działu czy całego oddziału. Już przy kolejnym audycie może to doprowadzić do problemów, jeżeli biegły rewident będzie miał trudności z dotarciem do istotnych informacji.

Centralne rozwiązanie DMS wspiera pracowników nie tylko w procesie archiwizacji, ale również przy udostępnianiu dokumentów dla całego przedsiębiorstwa. Przy użyciu odpowiedniego słowa kluczowego, właściwy dokument może w ułamku sekundy zostać odszukany i zatwierdzony cyfrowo. Po wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami poszczególne zespoły mogą wspólnie opracowywać dokumenty, nawet jeżeli dzieli je ogromy dystans geograficzny. W czasach pracy zdalnej i zakładania oddziałów międzynarodowych funkcjonalność ta ma coraz większe znaczenie.

DMS i Compliance – pasuje jak ulał

W przepisach księgowych znajdują się ustalenia zabraniające wprowadzania zmian w księgowaniach oraz w chronologii rejestracji, np. w przypadku dokumentów wychodzących istotnych podatkowo. Dokumenty te muszą być przechowywane w taki sposób, aby wprowadzanie zmian nie było możliwe, lub też zmiany były jednoznacznie protokołowane. Za pomocą rozwiązania proALPHA DMS możliwa jest szybka i prosta realizacja tych wymagań, bez konieczności długotrwałego blokowania zasobów. Ponadto możliwe jest dokumentowanie procedury audytu finansowego i w razie potrzeby udostępnienie tej dokumentacji odpowiednim organom.

Do zalet oprogramowania należy również indeksowanie – każdy dokument elektroniczny otrzymuje jednoznaczny indeks, na podstawie którego może on zostać znaleziony poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę za pomocą jednego kliknięcia. Powiązanie pomiędzy dokumentem a indeksem zostaje przy tym utrzymane przez cały okres archiwizacji. Dla dokumentów biznesowych jest to co najmniej 10 lat.

Oszczędne wykorzystanie zasobów i ochrona środowiska

Dla wielu przedsiębiorstw coraz istotniejszym tematem jest ekozarządzanie. Jednym z jego założeń jest prowadzenie biura bez papieru. Rezygnacja z papieru może nie tylko poprawić bilans środowiskowy przedsiębiorstwa, ale również faktycznie zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Ponadto mniej papieru oznacza niższe koszty. Zakup tonerów do drukarek oraz konserwacje urządzeń mogą stać się zbyteczne, a koszty utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez archiwum zostać zredukowane. Co więcej, nakłady na cyfryzację w ramach zrównoważonego rozwoju są często dotowane przez państwo. W Niemczech istnieje przykładowo inicjatywa Ministerstwa Gospodarki pod hasłem "Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU" ("Cyfrowo teraz – wsparcie inwestycji dla małych i średnich przedsiębiorstw").

Wykorzystaj implementację rozwiązania DMS do rozpoczęcia cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Przyznając wysoki priorytet projektowi wdrożenia systemu DMS umożliwisz jego sprawne przeprowadzenie w obrębie całego przedsiębiorstwa. Nasza wskazówka: Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mierzyć wysoko!

Źródło: www.proalpha.pl