Głównym celem funkcjonowania instytucji administracji publicznej jest realizacja celów statutowych w oparciu o środki budżetowe. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie sprawne zarządzanie jednostką. Jednak, pomimo szczerych chęci i zaangażowania pracowników, liczba manualnych czynności do wykonania może przytłaczać, a budżet wymykać się spod kontroli. Usprawnij zarządzanie jednostką administracji publicznej, wdrażając system ERP, który można idealnie dopasować do potrzeb danej instytucji.

Funkcje systemu ERP przydatne w administracji publicznej

System ERP to specjalne oprogramowanie, które służy przede wszystkim do sprawnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa lub instytucji administracji publicznej. Wdrożenie systemu klasy ERP w urzędzie czy jednostce samorządu terytorialnego przekłada się, między innymi, na usprawnienie funkcjonowania jednostki i optymalizację zarządzania zasobami publicznymi.

Jednak, żeby oprogramowanie mogło spełnić swoją rolę, decyzji o jego wyborze nie można podejmować pochopnie.

Wskazówka:
Analizując oferty od dostawców systemów ERP sprawdź czy oferują funkcje przydatne w organizacji pracy w instytucjach administracji publicznej oraz możliwość dopasowania systemu do potrzeb określonej instytucji. Wysoką konfigurowalność zapewnia system ERP TRIVA.

TRIVA oferuje obszary do zarządzania dokumentami, kierowania i rozliczania projektów, obsługi kadrowej oraz prowadzenia księgowości.

DMS – system zarządzania dokumentami

DMS to skrót od „document management system”, czyli system do zarządzania dokumentami. Ta natywna funkcjonalność w TRIVA ERP usprawnia:

• gromadzenie, porządkowanie, przechowywanie i magazynowanie danych,
• wprowadzanie do systemu informacji ze źródeł zewnętrznych,
• generowanie list dokumentów, które należy przeanalizować, r
• ozpoznawanie znaków czy tekstów z plików graficznych, PDF, w tym także zeskanowanych plików oraz wprowadzanie ich prosto do systemu, elektroniczny przepływ dokumentów w administracji publicznej zgodnie z wymogami instytucji kancelaryjnej.

System zarządzania dokumentami może „przejąć” cykliczne, schematyczne zadania i zoptymalizować czas ich wykonania. Dzięki temu pracownicy jednostek administracji publicznej mogą zająć się analizowaniem zebranych informacji, podejmować decyzje oparte na danych oraz znacząco skrócić czas potrzebny na realizację wielu procesów.

Budżetowanie i projekty

Za pomocą systemu ERP dla administracji można nie tylko zaplanować dokładnie projekty, ale także zrealizować je i przez cały czas mieć pełną kontrolę nad zasobami finansowymi, ludzkimi i wyposażeniem. Dzięki tej funkcji:

• stworzysz szczegółowy budżet dla danej inwestycji,
• zaplanujesz koszty, co pozwoli uniknąć przekroczenia budżetu, więc wszystko przebiegnie zgodnie z planem,
• będziesz mógł sprawdzać, jak przebiega realizacja projektu na każdym jego etapie oraz rozliczać pracowników z ich działań.

Ta funkcja systemu ERP w administracji sprawi, że nie tylko dobrze zaplanujesz, ale także ukończysz projekt zgodnie z harmonogramem, a całość przebiegnie szybko i bez kłopotów.

Obsługa kadrowa oraz finansowo-księgowa

System ERP usprawnia funkcjonowanie administracji publicznej także pod względem zarządzania zasobami ludzkimi. Wystarczy jeden program, aby:

• prowadzić ewidencję księgową według klasyfikacji budżetowej i zadaniowej,
• zdefiniować system wynagrodzeń,
• przeliczać płace dla określonych grup pracowników,
• optymalizować obsługę wniosków pracowniczych.

System ERP dla jednostek administracji publicznej jest stale aktualizowany, dzięki czemu zawsze jest zgodny z aktualnymi przepisami prawa polskiego.

To trzy podstawowe funkcje systemu klasy ERP TRIVA, które są przydatne do organizacji pracy w instytucjach administracji publicznej. Jednak oprogramowanie jest bardzo elastyczne i w zależności od potrzeb instytucji może wspomagać realizację różnych zadań. Ich przykłady znajdziesz poniżej.

Rozrachunki Funduszy Pożyczkowych

Wiele instytucji administracji publicznej korzysta ze środków PKZP lub ZFM. Wymaga to przedstawiania rozliczeń i harmonogramów naliczania odsetek. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu można usprawnić te procesy. Pozwoli Ci to mieć pewność, że wszystko zostało prawidłowo policzone.

Koszty Projektów

Rozliczanie kosztów realizacji projektów, na przykład ze środków unijnych wymaga przedstawienia wielu dokumentów. Do tego trzeba odpowiednio obliczyć wynagrodzenia pracowników. Zdecyduj się na ten moduł, a system zrobi to za Ciebie!

Harmonogram Zadań

Program umożliwia zautomatyzowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań. Pozwala to oszczędzić czas i uniknąć tzw. błędów ludzkich. Zyskaj pewność, że zadanie zostanie wykonane dokładnie według wprowadzonego schematu.

Sam wybierasz, który obszar systemu ERP w Twojej jednostce administracji publicznej się przyda i poprawi jej funkcjonowanie.

Jakie procesy usprawnia ERP w administracji publicznej?

ERP dla jednostek administracji publicznej został tak zaprojektowany, aby wspierać działania pracowników. Nie można nim zastąpić poszczególnych członków zespołu. Jednakże system pozwala usprawnić realizację następujących zadań.

Przepływ informacji pomiędzy pracownikami

W ramach systemu możesz gromadzić, porządkować i przechowywać wszystkie dane. Ponieważ dostęp do nich może mieć każda uprawniona osoba, znacząco ułatwia to organizację pracy w instytucjach administracji publicznej. Możesz także wskazywać osoby, które powinny zaakceptować poszczególne etapy prac, aby można było przejść do dalszych zadań. Usprawnia to koordynowanie projektami i eliminuje chaos informacyjny.

Ewidencja dokumentów

W systemie możesz nie tylko archiwizować dokumenty, ale także porządkować i zarządzać różnymi danymi bez zmagania się z grubymi segregatorami. Co więcej, odpowiednie narzędzia umożliwią automatyczne wczytywanie informacji z zeskanowanych dokumentów. Nie trzeba więc marnować czasu na ich ręczne przepisywanie, co bywa problemem w wielu instytucjach administracji publicznej.

Sporządzanie dokumentów zgodnie z najnowszymi rozporządzeniami

System jest stale aktualizowany, co daje pewność, że wprowadzane informacje są zgodne z wymogami legislacyjnymi, które obowiązują w Polsce.

Podejmowanie prawidłowych decyzji zarządczych i projektowych

Zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich danych oraz możliwość wygenerowania czytelnego i przejrzystego raportu z postępu prac ułatwia analizę sytuacji danej jednostki administracyjnej. Dysponując wszystkimi informacjami, możesz szybko podejmować rozsądne decyzje i bez problemów kierować nawet licznym zespołem.

Kontrolowanie przepływu pracy

Dzięki natywnej funkcjonalność WorkFlow w systemie ERP TRIVA, możesz swobodnie zarządzać zadaniami pracowników i informować ich o terminach realizacji projektów. Co więcej, możesz sprawdzać, czy nie ma niepotrzebnych przestojów oraz na bieżąco eliminować ewentualne problemy i wąskie gardła.

Wprowadzenie oprogramowania ERP w jednostce administracji publicznej niesie wiele korzyści. Wgląd w sytuację poszczególnych jednostek organizacyjnych i stan realizacji projektów oraz skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie poszczególnych zadań to najważniejsze z nich.

Źródło: www.soneta.pl