Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego jak drastyczne w skutkach może być złe zarządzanie nieobecnościami pracowników. Dotkliwie przekonały się o tym tanie linie lotnicze Ryanair. W ostatnim czasie przewoźnik ogłosił anulowanie ponad 2100 lotów (co przekłada się na 40-50 lotów dziennie na przestrzeni dwóch miesięcy) co było spowodowane m.in. niewłaściwym planowaniem urlopów pilotów.
| REKLAMA |
 |
To nieszczęśliwe zdarzenie zaowocowało poważnymi konsekwencjami, takimi jak straty finansowe w wysokości 30 mln USD oraz trzyprocentowym spadkiem wartości udziałów firmy, nie wspominając o tysiącach niezadowolonych klientów. Sytuacji podobnych do opisywanej można uniknąć dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów IT do zarządzania nieobecnościami. Dane zawarte w tych systemach mogą być na bieżąco wykorzystywane do analiz, mających na celu poprawę wydajności pracowników i pośrednio na wzrost zadowolenia klientów.
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
1. Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
2. Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
3. Zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
1. Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
2. Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
3. Zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
- ustalenie liczby straconych dni,
- wyliczanie współczynników nieobecności,
- ustalanie punktów wymagających podjęcia działania, tworzenie raportów,
- kontakt z pracownikami, kontrolę zwolnień lekarskich,
- ustalanie spotkań,
- sporządzanie i wysyłanie planów naprawczych,
- wypracowywanie rozwiązań roboczych na czas nieobecności oraz bieżące informowanie osób zaangażowanych w te procedury
Z badań przeprowadzonych przez firmę Unit4 wynika, że 80% tych zadań może być wykonywane automatycznie, przy minimalnym zaangażowaniu ze strony menedżera i pracownika.
4. Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników.
4. Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników.
Niezwykle ważne jest aby systemy HR były w stanie monitorować urlopy pracowników, wskazywać aktualną wartość rezerwy urlopowej, a nawet prognozować wartość rezerwy na podstawie zaplanowanych urlopów. Bieżąca informacja o absencjach urlopowych pozwala menedżerom na sprawne zarządzanie pracami zespołów, a dla zarządzających firmami oznacza aktualną wartość rezerwy urlopowej, która przekłada się na wynik finansowy firmy.” – mówi Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu w Unit4 Polska, firmie, która jest producentem oprogramowania Teta HR.
Poniżej przedstawiamy przykładowe analizy rezerwy urlopowej i stanu wykorzystania urlopów wykonane w systemie Teta HR:
Dzięki odpowiednim systemom IT obsługującym procesy HRowe organizacje mogą tworzyć wybiegające w przyszłość plany w oparciu o statystyki nieobecności, takie jak współczynniki nieobecności oraz liczbę dni straconych. Automatyzacja tych procesów może pomóc w zarządzaniu nieobecnością lub wypadkiem losowym na każdym etapie procesu oraz zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami. Na przykład menedżerowie używający technologii wykorzystującej narzędzia analityki biznesowej oraz self-learning, mogą mierzyć koszty nieobecności oraz wykrywać trend dotyczący brania zwolnień na żądanie lub tworzyć raporty dotyczące nieobecności chorobowych. Ponadto nowe technologie takie jak chatboty mogą być wykorzystane tak, by pomagały pracownikom efektywnie wykorzystywać ich czas pracy, a nawet zachęcać pracowników do wzięcia urlopu, a menedżerów – do zautomatyzowania przypomnień dotyczących weryfikacji urlopów.
Źródło: www.unit4.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
Od administracji do decyzji strategicznych: nowoczesny system kadrowo-płacowy w praktyce
Przez lata program kadrowo-płacowy był w wielu organizacjach traktowany jako narzędzie czysto admin… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
Rejestracja czasu pracy bez czytników wejścia/wyjścia? To możliwe dzięki mobilnemu RCP z geolokaliz… / Czytaj więcej
SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall
SD Worx został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej
Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR
W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej
Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy
Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej
Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej
Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej
