Samoobsługa pracownicza, czyli jak zmniejszyć kolejki do działu HR

 

Każdy nowy pracownik firmy prędzej czy później zapyta o tak prozaiczne czynności jak złożenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji. W niemal każdej firmie zostanie przekierowany do osoby odpowiedzialnej za kadry, która wyjaśni mu obowiązujące procedury. O mnogości różnych opcji w tych tematach może opowiedzieć chyba każdy, komu zdarzało się zmieniać pracę: od wniosków mailowych, systemowych aż po ręcznie wypełniane dokumenty wymagające podpisów.

A to dopiero wierzchołek góry lodowej bo pracownik ma do działu kadr znacznie więcej pytań: gdzie sprawdzić stan urlopu, wysokość wynagrodzenia czy jak odebrać rekompensatę za nadgodziny? Wszystkie te zadania realizuje osoba odpowiedzialna za kadry, obowiązków jest więc niemało, zwłaszcza jeśli pracujemy w firmie średniej wielkości – gdzie pracowników jest sporo, a dział kadr często reprezentuje jedna osoba. Choć temat może wydawać się prozaiczny de facto cierpią na tym wszyscy – kadrowa, która ma za duża zadań, pracownicy którzy muszą tracić czas na skomplikowane procedury i stanie „w kolejkach” do działu kadr i wreszcie cała firma, ponieważ produktywność wszystkich pracowników jest znacznie obniżona.

Samoobsługa pracownicza – czyli co?

Pod dość zagadkową nazwą samoobsługi pracowniczej kryją się platformy internetowe oferujące różnego rodzaju rozwiązania dla pracowników. Aplikacje zwykle są częścią programów kadrowych i umożliwiają kontakt z działem HR poprzez monitor naszego komputera.

Podstawową funkcjonalnością takich platformy jest elektroniczny obieg wniosków pracowniczych. Pracownik z poziomu aplikacji może między innymi:

• sprawdzać dostępny limit urlopowy; 
• składać wnioski urlopowe, które przekazywane są w obiegu dokumentów do kierownika; 
• przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin; 
• sprawdzić datę ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
• przeglądać kwoty wynagrodzeń;
• śledzić etap przetwarzania dokumentów;
• drukować raporty kadrowe, paski wypłaty i roczną kartę wynagrodzeń.

Co ważne ponieważ aplikacje do samoobsługi pracowniczej są częścią systemów kadrowych, synchronizacja danych między nimi odbywa się automatycznie. Kadrowa nie musi więc tracić czasu na „ręczne” przepisywanie informacji między systemami ponieważ dane aktualizowane są automatycznie.

Niektóre systemy kadrowe oferują też aplikacje dedykowane kierownikom. Podstawową funkcjonalnością platformy jest zarządzanie elektronicznymi wnioskami pracowników zarejestrowanych w systemie. Aplikacje dla kierowników umożliwiają:

• przeglądanie danych podwładnych pracowników;
• zatwierdzanie wniosków urlopowych, które trafią do głównego modułu Kadry Płace jako nieobecności pracownicze;
• wprowadzanie normy oraz faktycznego czasu pracy; 
• ustalanie zastępstw i harmonogramów pracy na podstawie wniosków urlopowych; 
• drukowanie raportów kadrowo-płacowych.

Aplikacje dostępne w systemie ERP enova365 oferują zarówno podstawowe funkcjonalności systemów obsługi pracowniczej, jak również szereg funkcji dodatkowych. Dzięki połączeniu Pulpitów Kierowniczego, Pracowniczego oraz szablonów procedur Workflow, enova365 pozwala na wprowadzenia najbardziej efektywnych schematów obsługi pracowniczej, odzwierciedlając strukturę organizacyjną i automatycznie przypisując zadania do odpowiednich zastępców podczas nieobecności pracownika – mówi Katarzyna Jasina p.o. Kierownika Projektu Kadry i Płace systemu enova365.

Obieg dokumentów staje się przejrzysty, a reguły postępowania są zrozumiałe dla wszystkich. Co więcej enova365 oferuje interfejs na urządzenia mobilne: tablet/telefon, pracownicy czy kierownicy mogą zalogować się do swojego konta nawet jeśli aktualnie nie mają dostępu do komputera służbowego– dodaje.

Samoobsługa Pracownicza w Praktyce

Modeli wykorzystania aplikacji samoobsługowych może być wiele. Przykład najbardziej standardowy – obsługa wniosku urlopowego, przedstawia poniższa infografika:




Pięć korzyści samoobsługi pracowniczej

Pracownicy

Głównym beneficjentem tego rodzaju aplikacji są oczywiście pracownicy. Mniej czasu straconego na poszukiwanie informacji związanych ze swoim zatrudnieniem, łatwiejsza obsługa wniosków i zdalny dostęp do informacji to najważniejsze korzyści dla nich.

Dział Kadr

Mniej „petentów” w pokoju kadr to znaczna oszczędność czasu, a także większa efektywność pracy – bez konieczności jej przerywania, aby odpowiadać na kolejne pytania pracowników. Oczywistym benefitem jest również brak konieczności powtarzania czynności, czy „wklepywania” danych z systemu informatycznego np. w przypadku rozliczenia delegacji.

Kierownicy

Osoby zarządzające dostają swoisty „mix korzyści” – z jednej strony podobnie jak pracownicy zyskują łatwy, zdalny dostęp do informacji o stanie firmy (statusie wynagrodzeń, planowanych urlopach pracowników), z drugiej upraszczają procedury związane z akceptacją wniosków np. zgody na urlop czy wypłatę za nadgodziny mogą udzielić w dowolnym momencie, za pomocą swojego tabletu czy telefonu komórkowego.

Produktywność

Oszczędność czasu dla poszczególnych pracowników przekłada się bezpośrednio na większą produktywność i efektywność całej firmy. Co więcej aplikacje dla pracowników pozwalają na poprawienia komunikacji między Działem Kadrowym, a resztą załogi.

Oszczędność i ekologia

Wnioski urlopowe, rozliczenia delegacji czy nadgodzin są często materiałami drukowanymi. Zastąpienie ich wnioskami elektronicznymi pozwala na znaczną oszczędność papieru – a więc za jednym zamachem dbamy zarówno o koszty jak i o ekologię.

Jak wprowadzić samoobsługę pracowniczą w firmie?

Przede wszystkim należy zacząć od wyboru odpowiedniego systemu kadrowego, który oferować będzie aplikacje do obsługi pracowniczej. Dobrze jest dokładnie zweryfikować nasze oczekiwania, a następnie wybrać system, który będzie dawał nam możliwości ich realizacji. Warto zainwestować w rozwiązania, które oferują interfejsy mobilne – zwłaszcza jeśli specyfika pracy w firmie wymaga częstych podróży służbowych.

Kiedy już wybierzemy odpowiedni system, możemy przejść do wdrożenia. Na tym etapie decydujemy jakie funkcje dokładnie wdrażamy, jakie „prawa” dajemy poszczególnym pracownikom, czy jakie działania objąć procedurami automatycznymi (np. dzięki enova365 Workflow). Pomocy w definiowaniu tych elementów z pewnością udzielą nam firmy informatyczne zajmujące się wdrażaniem systemów ERP.

W przypadku wdrażania systemów zawierających aplikacje samoobsługi ważne jest, aby przeszkoleniem podstawowym objąć również pracowników. Dobrze jest również przygotować krótki materiał instruktażowy, który pozwoli na oswojenie z nowym narzędziem, jak również będzie przydatny przy wprowadzeniu nowych pracowników.

Kiedy zakończymy już etap wdrożenia, możemy cieszyć się z mniejszych kolejek do Działu Kadr.

Źródło: www.enova.pl