Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 13 maj 2014

Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Grupa Żywiec S.A. od kwietnia b.r. korzysta z elektronicznych teczek osobowych pracowników. Rozwiązanie eTeczka wdrożone przez firmę GAVDI Polska S.A. usprawniło pracę działu personalnego, pozwalając docelowo na zarządzanie dokumentami osobowymi dla 4,5 tysiąca pracowników w formie elektronicznej.

Grupa Żywiec podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania GAVDI eTeczka ze względu na trwający obecnie proces przekształcania działu administracji personalnej oraz płac, funkcjonujących w ramach działu personalnego Grupy Żywiec SA, w Centrum Usług HR dla całej Grupy. Wymagał on przede wszystkim optymalizacji realizowanych dotychczas procesów kadrowych. Wdrożenie eTeczki rozszerzyło funkcjonalność działającego w firmie systemu SAP HCM. Dzięki temu Grupa Żywiec S.A. zyskała możliwość przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z cyfrowych dokumentów jest przypisywany do konkretnego pracownika w systemie do zarządzania kadrami, dając specjalistom działu HR łatwy i bieżący dostęp do teczek osobowych bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, tym samym ułatwiając im codzienną pracę administracyjną.

Projekt skanowania rozpoczął się już w grudniu ubiegłego roku i zostanie zakończony do końca maja 2014. Zeskanowania wymagało 4500 teczek osobowych. Każda z nich zawiera średnio kilkadziesiąt dokumentów, co przekłada się na liczbę około 250 tys. dokumentów, które należy obsłużyć w procesie skanowania z zachowaniem ich systematyki i podziału.

Zarządzanie dokumentacją tak dużej liczby pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się wyłącznie na papierowych wersjach. Dzięki aplikacji eTeczka pracownicy Działu HR mają teraz łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem. - mówi Grażyna Rzehak, Dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec S.A.

Obecnie kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy, umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, bieżące deklaracje PIT czy inne dokumenty, których archiwizacja wymagana jest przez ustawodawcę, przechowywane są w odpowiednich sekcjach elektronicznej teczki osobowej pracownika – A, B lub C. Ze względu na specyficzne potrzeby Grupy Żywiec, stworzona została także dodatkowa czwarta sekcja, w której mogą być przechowywane wszystkie inne dokumenty pracownicze niewymagane do archiwizacji w obowiązujących przepisach prawa. Rozwiązanie pozwala nie tylko znacznie szybciej wyszukiwać konkretne dokumenty, ale również weryfikować ich ewentualny brak w teczce osobowej danego pracownika. Na uwagę zasługuje przede wszystkim krótki czas wdrożenia. Rozwiązanie było gotowe do użycia już po niespełna miesiącu od rozpoczęcia prac, dzięki czemu Grupa Żywiec mogła rozpocząć dodawanie do systemu skanów archiwalnych dokumentów pracowniczych i stopniowo udostępniać je pracownikom Działu HR – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A. To pierwszy projekt zrealizowany przed GAVDI Polska S.A. dla Grupy Żywiec. Do tej pory autorskie rozwiązanie GAVDI eTeczka zostało wdrożone także m.in. w GDF Suez Energia Polska S.A. i T-Mobile Polska S.A.

Źródlo: GAVDI POLSKA

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość