Zarządzanie podróżami służbowymi – efektywniej, taniej i bardziej mobilnie

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 26 czerwiec 2013

Zarządzanie podróżami służbowymi – efektywniej, taniej i bardziej mobilnie

Mimo, że w dobie globalnego biznesu technologia daje coraz więcej możliwości zdalnej obecności w najodleglejszych zakątkach świata, a trudna sytuacja ekonomiczna wymaga od firm optymalizacji kosztów, podróże biznesowe nadal postrzegane są jako jeden z najskuteczniejszych sposobów kontaktu z klientami i partnerami. Efektywne zarządzanie podróżami służbowymi w dużych organizacjach nadal także stanowi wyzwanie. Jak w takim razie usprawnić proces zarządzania podróżami i zwiększyć kontrolę nad generowanymi przez nie kosztami?

Zarządzanie podróżami służbowymi jest procesem, który na wszystkich etapach angażuje nie tylko samego pracownika, ale także jego przełożonych oraz dział HR. Wnioskowanie o podróż, jej planowanie, rejestracja kosztów, ich rozliczenie i księgowanie to czynności, które w zdecentralizowanych organizacjach zwykle wymagają ręcznego wykonania licznych czynności i przetworzenia dziesiątek papierowych dokumentów. Cały ten proces można jednak zautomatyzować między innymi dzięki funkcjonalnościom systemu SAP HR, który umożliwia sprawniejsze i efektywniejsze zarządzanie podróżami służbowymi od etapu złożenia wniosku, aż po zaksięgowanie rozliczenia podróży.

Koszty podróży służbowych stanowią drugi co do wielkości po wynagrodzeniach blok kosztów operacyjnych w organizacjach. Dlatego tak istotne jest usprawnienie zarządzania całym cyklem życia podróży służbowej. Automatyzacja tego procesu prowadzi do lepszej kontroli kosztów i ograniczenia do minimum czasu przeznaczanego na zarządzanie podróżami służbowymi przez pracowników, menedżerów i specjalistów HR, dzięki czemu mogą się oni skoncentrować na realizacji celów biznesowych. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Pierwszym etapem zarządzania podróżą służbową jest złożenie wniosku. Dzięki informatyzacji całego procesu pracownik za pomocą kokpitu samoobsługi pracowniczej wprowadza do systemu dane takie jak daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia podróży, miejsce docelowe i, w razie potrzeby, wniosek o zaliczkę. Następnie, wypełniony w formie elektronicznej wniosek trafia do menedżera, który korzystając z narzędzi samoobsługi menedżerskiej zatwierdza go lub odrzuca z podaniem przyczyny. Na etapie planowania podróży dużym ułatwieniem jest z kolei możliwość wykorzystania popularnych systemów rezerwacji oraz stosowania mechanizmów kontroli zgodnych z polityką danej organizacji, dotyczącej dozwolonych wydatków dla danej grupy pracowników, linii lotniczych, limitów kosztów noclegów czy wypożyczalni samochodów.

Co ciekawe, moduł zarządzania podróżami służbowymi w systemie SAP HR na etapie planowania umożliwia uwzględnienie nie tylko polityki firmy, ale także preferencji pracownika dotyczących, np. wyboru miejsca w samolocie czy typu łóżka w hotelu – dodaje Teresa Olszewska.

Zaakceptowane wnioski są rozliczane i przesyłane do rachunkowości. Natomiast po zakończeniu podróży służbowej w systemie następuje rejestracja poniesionych wydatków, dane zapisane na etapie wniosku (np. daty i godziny podróży) są aktualizowane, system automatycznie liczy potrącenia za noclegi i posiłki, ryczałty za przejazdy, zarejestrowane zostają rzeczywiste wydatki, a nawet droga przebyta wskazanym pojazdem. Następnie, podróż służbowa wraz z kosztami przesyłana jest do menedżera i tam zatwierdzana lub odrzucana. Zwroty lub potrącenia z rozliczonych podróży realizowane są poprzez listę płac lub bezpośrednio w rachunkowości.

Zarządzanie podróżami służbowymi może odbywać się nie tylko poprzez serwisy samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, ale także przy użyciu urządzeń mobilnych. Dzięki dedykowanym aplikacjom współpracującym z firmowym systemem SAP pracownicy i menedżerowie mogą, będąc poza biurem, realizować czynności takie jak wnioskowanie o podróż, wprowadzanie wydatków czy też zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków i rozliczeń podróży z poziomu służbowego smartfona czy tabletu – dodaje Teresa Olszewska.

Źródło: GAVDI

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość