Mniej papieru – mniejsze koszty

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 23 marzec 2010

Mniej papieru – mniejsze koszty

Elektronizacja zarządzania czasem pracy w dużej organizacji przekłada się nie tylko na lepsze planowanie i redukcję kosztów oraz krótszy czas przygotowywania i przetwarzania danych po stronie osób zarządzających czasem pracy pracowników i służb kadrowych, ale także na realne korzyści dla samych pracowników. Z tego powodu Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM, korzystając z pomocy eksperta w tej dziedzinie - GAVDI Polska.

Po połączeniu Banku BPH i GE Money Banku w organizacji pracuje ok. 8000 osób, zatrudnionych w ponad 300 lokalizacjach na terenie całej Polski. Przygotowanie i przetworzenie w procesie naliczania wynagrodzeń tysięcy papierowych dokumentów dotyczących czasu pracy każdego z pracowników, było ogromnym wyzwaniem, zwłaszcza dla służb kadrowych. Sytuacje komplikował fakt, że dokumenty te wymagały podpisów wielu osób, wypełniane były na różne sposoby, także ręcznie, jak również często dochodziły z opóźnieniem do Departamentu Kadr. Łatwo wyobrazić sobie możliwe kłopoty z autoryzacją, odczytaniem, sprawdzaniem kompletności takich dokumentów oraz koszty generowane nie tylko przez drukowanie, ale przede wszystkim wysyłkę i ręczną aktualizację systemu kadrowo-płacowego przez służby kadrowe. Tym bardziej, że dokumenty spływały z tak wielu lokalizacji banku i niekiedy wymagały pilnych korekt.

Problem został zidentyfikowany przez Bank BPH jeszcze przed połączeniem z GE Money Bankiem. Instytucja, zatrudniająca wówczas ponad 4000 pracowników, postanowiła maksymalnie zautomatyzować procesy w Departamencie Kadr i zminimalizować liczbę dokumentów papierowych. Elektronizacja procesów miała przynieść nie tylko redukcję kosztów, ale także lepsze planowanie czasu pracy, przyspieszyć rozliczenia i moment wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników oraz zmniejszyć ryzyko błędów.

Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM – uruchomienie funkcjonalności Oceny Czasu Pracy oraz obsługę zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych. Główni aktorzy w tych procesach to menedżerowie i pracownicy, wykorzystujący funkcje samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Dzięki temu zmieniły się sposoby realizacji procesu zarządzania czasem pracy w całym Banku, a zwłaszcza w Departamencie Kadr - zamiast wprowadzania danych po ich wcześniejszym uzgadnianiu, można skupić się na monitorowaniu ich kompletności oraz obsłudze tylko specyficznych przypadków. Ze względu na specyfikę zagadnienia (potrzeba zmian w odpowiednich wewnętrznych aktach prawa pracy), wiele decyzji projektowych należało konsultować ze Związkami Zawodowymi.

Do realizacji przedsięwzięcia Bank BPH wybrał partnera, który specjalizuje się we wdrażaniu systemu SAP HCM i posiada wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie – firmę GAVDI Polska.

Elektronizacja procesów planowania i rozliczania czasu pracy miała i ma dla nas ogromne znaczenie – mówi Piotr Sacha, Dyrektor Departamentu Kadr w Banku BPH, inicjator i szef projektu elektronizacji czasu pracy. Zdawaliśmy sobie sprawę, że wdrożenie systemu wymaga szczególnego wsparcia, dlatego bardzo uważnie wybieraliśmy partnera. GAVDI Polska dokładnie spełnia nasze wymagania – zapewnia udział w projekcie ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, chętnie podejmuje się realizacji nowatorskich zadań.

Elektroniczne zarządzanie czasem pracy przyniosło korzyści na wielu poziomach. Menedżerowie mogą teraz lepiej zarządzać czasem pracy swoich zespołów i sprawnie go rozliczać. Jest to tym łatwiejsze, że ich planowanie podlega różnego rodzaju walidacjom, np. system sprawdza zgodność wprowadzonych planów pracy z przepisami kodeksu pracy i wskazuje ewentualne nieprawidłowości. Pracownicy z kolei mają stały dostęp do swoich danych – na bieżąco mogą przeglądać dane wprowadzane przez menedżerów oraz swoją kartę czasu pracy online i w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń – od razu je zgłaszać. Dodatkowo zelektronizowano w pełni i zintegrowano z procesem naliczania wynagrodzeń proces zlecania i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych w oparciu o ustalone indywidualne harmonogramy pracy każdego z pracowników. Cała komunikacja elektroniczna pomiędzy pracownikiem, menedżerem i Departamentem Kadr w zakresie zarządzania czasem pracy jest prowadzona na dedykowanej temu platformie, wspieranej przez pocztę elektroniczną.

Skala projektu była ogromna – mówi Piotr Sacha. – Każdy z naszych menedżerów odbył 2,5-godzinne szkolenie e-learningowe. System został początkowo uruchomiony na zasadzie pilotażu w grupie pracowników o najbardziej skomplikowanych systemach czasu pracy. Dopiero po przetestowaniu działania systemu na najtrudniejszej grupie, zajęliśmy się wdrażaniem go w całej organizacji.

Wdrożenie obsługi procesów czasu pracy w Banku BPH było dla nas bardzo ciekawym zadaniem – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska. - Warto podkreślić, że oprócz wykorzystania standardowych funkcjonalności SAP, obsługę niektórych procesów należało zaprojektować i utworzyć w systemie od zera. Odnosi się to na przykład do elektronicznego zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych z użyciem portalu oraz opcji samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Przygotowaliśmy odpowiednie serwisy, które oprócz ewidencji informacji umożliwiają komunikację pomiędzy menedżerem i pracownikiem oraz zapewniają szereg sprawdzeń gwarantujących poprawny merytorycznie przebieg procesu.

Rozstaliśmy się z tysiącami niepotrzebnych już papierowych dokumentów. – dodaje Piotr Sacha. – Prędko do nich nie wrócimy.

Źródło: www.gavdi.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość