Więcej narzędzi do optymalizacji procesów kadrowo-płacowych

f

Zgodnie z polskimi przepisami każdy pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową, o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty muszą być przechowywana nawet przez 50 lat. W wielu przedsiębiorstwach dokumentacja działów kadrowo-płacowych nadal przechowywana jest wyłącznie w wersji papierowej, w kartotekach, segregatorach i szafach. Codziennie praca działu HR opiera się na wymianie dokumentów i korespondencji w różnej postaci – wnioski, zaświadczenia, CV, maile, pliki itd. Kiedy dodać do tego pracę w organizacji rozproszonej terytorialnie, czyli konieczność przechowywania i przesyłania dokumentacji w różnych lokalizacjach, zadanie staje się złożone. Pracodawcy może w tym pomóc oferowane przez Open Text narzędzie informatyczne do zarządzania dokumentami. Open Text Employee Information Management for SAP umożliwia prowadzenie teczek personalnych w postaci elektronicznej. Dokumenty przechowywane w archiwum elektronicznym są nieedytowalne i dostępne w ramach kontroli uprawnień systemu SAP, a więc bezpiecznie, zgodnie z regulacjami prawnymi (ochrona danych osobowych).

Jakie wymierne korzyści biznesowe zapewnia rozwiązanie Open Text? Wdrożenie systemu przede wszystkim ogranicza czas i koszty związane z pracą administracyjną. Czas poświęcony na wyszukanie i udostępnienie dokumentów skraca się o co najmniej 30%. Ilość dokumentów przesyłanych fizycznie z miejsca na miejsce może zostać znacząco ograniczona, co skraca czas trwania procesu nawet o 70%. W przypadku części dokumentów można nawet rozważyć możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji, co ogranicza koszty składowania. Dzięki systemowi wiele zadań administracyjnych działu HR można uprościć lub przesunąć na pracowników i ich przełożonych za pomocą funkcji samoobsługi (self-service). Pracownik nie musi iść do działu HR, żeby obejrzeć swoją teczkę, może to zrobić sam z dowolnego komputera. W ramach nadanych uprawnień może przeglądać swoje dane, uaktualniać je i dodawać do swojej teczki inne niezbędne dokumenty. Aplikacja Open Text jest zintegrowana z portalem SAP, a więc dokumenty mogą być udostępniane za pomocą przeglądarki internetowej.

Zarządzanie dokumentami w SAP oraz wykorzystanie standardowego workflow pozwala usprawnić takie procesy HR jak np. rekrutacja i przyjmowanie pracownika, akceptacja wniosków czy ocena pracy.

Zainteresowaliśmy się produktem Open Text ponieważ rozwija on funkcjonalność SAP HR o funkcje związane z administrowaniem i zarządzaniem dokumentami pracowniczymi – mówi Teresa Olszewska, prezes GAVDI Polska. - Narzędzie jest dobrze zintegrowane z SAP HR i umożliwia kolejną optymalizację procesów kadrowo-płacowych. Niejako w sposób naturalny powinno więc trafić do naszej oferty.

Rozwiązanie Open Text Employee Information Management for SAP Solutions przeznaczone jest dla wszystkich klientów, którzy korzystają z SAP HR. Im więcej pracowników zatrudnia firma tym efekt wdrożenia jest oczywiście większy, a zwrot z inwestycji szybszy. Np. przy skali ok. 5000 pracowników zwrot z inwestycji może być osiągnięty już w pierwszym roku.

Produkt Open Text przyniesie też wiele korzyści firmom o strukturze rozproszonej, liczącym wiele oddziałów czy placówek, gdy pracownicy w terenie mają utrudniony dostęp do danych HR, a dział HR ma kłopoty z przekazywaniem im informacji w sposób bezpieczny i kontrolowany.

GAVDI Polska jest ekspertem na rynku rozwiązań HR – podsumowuje Piotr Jankiewicz, Sales Manager, CE, Open Text Corporation. - Wdraża rozwiązania SAP HR i ma w tym duże doświadczenie. Wydaje się to najlepszą kombinacją doświadczeń i możliwości. Nasza aplikacja zapewnia organizowanie dostępu do danych pracowniczych w ramach SAP. To dokładnie ten obszar, na który GAVDI Polska może łatwo rozszerzyć swoje kompetencje.

Źródło: www.gavdi.pl