Grupa LOTOS S.A. z elektronicznymi teczkami osobowymi

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 27 kwiecień 2021

GAVDI POLSKA

Grupa LOTOS S.A. z elektronicznymi teczkami osobowymi

Grupa LOTOS S.A. zdecydowała się na elektroniczną obsługę teczek osobowych pracowników. W tym celu wykorzystano rozwiązanie Gavdi eTeczka. Prace wdrożeniowe objęły także narzędzie Gavdi Document Generator, usprawniające generowanie dokumentów kadrowo-płacowych, oraz dedykowaną Grupie LOTOS aplikację umożliwiającą bieżące skanowanie dokumentów oraz ich opisywanie. Projekt realizowany przez Gavdi Polska zakończył się w grudniu 2020 r. i objął 5500 pracowników.

REKLAMA

Elektroniczna obsługa teczek pracowniczych

Z uwagi na rozbudowaną strukturę, Grupa LOTOS S.A. postanowiła zoptymalizować procesy kadrowe w zakresie obsługi teczek pracowniczych wdrażając rozwiązanie Gavdi eTeczka, które rozszerzyło funkcjonalność wykorzystywanego systemu SAP HCM. Pozwoliło to firmie na przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów znajdujących się w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z cyfrowych dokumentów jest przypisywany do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM. W efekcie specjaliści z działu HR mogą w łatwy i szybki sposób wyszukać potrzebne dokumenty, czy też zweryfikować ich kompletność, co znacząco ułatwia im codzienną pracę administracyjną. Gavdi eTeczka umożliwiła również zdefiniowanie, które typy dokumentów mają zostać przyporządkowane do poszczególnych sekcji teczki osobowej pracownika zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.

Rozwiązanie zostało dopasowane do indywidualnych potrzeb Grupy LOTOS poprzez utworzenie zdefiniowanych sekcji dokumentów, które wspierają zachowanie porządku w aktach i teczkach pracowniczych. Gavdi eTeczka zostanie też zintegrowana z Portalem HR, wykorzystywanym przez Grupę LOTOS, który jest źródłem dokumentów pracowniczych w postaci cyfrowej. eTeczka przechowuje także dane dotyczące ewidencji czasu pracy wymagane rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z 2019 r.

Złożoność struktury naszej firmy sprawiła, że obsługa teczek pracowniczych w dotychczasowej, papierowej formie przestała być efektywna. Dzięki wdrożeniu Gavdi eTeczka zyskaliśmy narzędzie, które zapewnia nam kompleksowe wsparcie w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz gwarancję zgodności oprogramowania z obowiązującymi wymogami prawnymi – mówi Beata Machnio-Klecha, Kierownik Działu Spraw Pracowniczych, Grupa LOTOS S.A. – Z kolei integracja autorskiego rozwiązania Gavdi z naszym Portalem HR pozwala zarówno na bieżący dostęp do aktualnych, jak i archiwalnych dokumentów, takich jak różnego rodzaju wnioski czy oświadczenia. Szczególnie istotna jest dla nas funkcjonalność pozwalająca na elektroniczny podpis importowanych dokumentów. Wdrożenie pozwoliło nam też na znaczące usprawnienie procesów związanych z obsługą teczek pracowników – dodaje.

W ramach prac wdrożeniowych Gavdi Polska wspólnie z podwykonawcą – firmą ablo-net– i z wykorzystaniem oprogramowania ScanFlow przygotowały rozwiązanie pozwalające na bieżące skanowanie dokumentów oraz ich opisywanie. Cyfryzacją zostały objęte także dokumenty znajdujące się w archiwum Grupy LOTOS. W efekcie firma zyskała kompletne rozwiązanie w zakresie importowania wszystkich dokumentów aktywnych pracowników.

Kompleksowa obsługa dokumentacji pracowniczej

Wdrożenie w koncernie objęło również implementację narzędzia Gavdi Document Generator, usprawniającego generowanie dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie danych z systemu SAP oraz przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office. Zapewnia ono m.in. najwyższą jakość i standaryzację dokumentacji kadrowej, zgodność z RODO oraz samodzielność w zarządzaniu szablonami. Dzięki integracji z Gavdi eTeczka, narzędzie pozwala zautomatyzować proces importu wcześniej przygotowanych dokumentów pracowniczych.

Z uwagi na pandemię projekt został zrealizowany całkowicie zdalnie. Jednak duże zaangażowanie po stronie Grupy LOTOS oraz naszych konsultantów pozwoliło na sprawne przeprowadzenie prac wdrożeniowych i udostępnienie kompleksowego rozwiązania, które spełnia wszystkie potrzeby firmy w zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej – mówi Michał Rupik, Kierownik Zespołu Konsultantów i Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska. – Co warto podkreślić, wdrożone rozwiązania – Gavdi eTeczka i Gavdi Document Generator – są ze sobą zintegrowane, w efekcie czego Grupa LOTOS nie musi martwić się o bieżący przepływ danych i dokumentów – dodaje.

Wdrożenie Gavdi eTeczka to kolejny krok Grupy LOTOS w kierunku cyfryzacji procesów HR. Koncern wcześniej zaimplementował narzędzie Gavdi PPK wspierające obsługę procesów związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi.

Źródło: Gavdi Polska

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość