Zarządzanie zasobami ludzkimi z Plus Workflow: E-teczka pracownicza

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 21 marzec 2022

SUNCODE

Pracodawcy, bez względu na ilość zatrudnionych osób, zobowiązani są do przechowywania kompletu akt osobowych pracowników. Od roku 2019, pracodawca może samodzielnie zdecydować czy dokumenty te będzie przechowywał w formie tradycyjnej, czy też elektronicznej.

REKLAMA

W dobie szeroko rozwiniętej cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji. Nic dziwnego, jako że wdrożenie tzw. e-teczki niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Jakie wymogi stawia przed pracodawcami prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej rozdział 3 § 9. „Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian,
stały dostęp do dokumentacji dla upoważnionych osób,
identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 Rozporządzenia,
funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Co więcej, jeśli pracodawca chce dołączyć dokument tradycyjny do e-teczki, po zeskanowaniu, jest on zobowiązany do opatrzenia go podpisem kwalifikowanym bądź pieczęcią kwalifikowaną.

Rozwiązanie dostarczane przez firmę Suncode spełnia wszystkie te wymagania, a nawet więcej!

E-teczka systemu Plus Workflow

E-teczka to kompleksowe rozwiązanie systemu Plus Workflow pozwalające na digitalizację dokumentacji pracowniczej i przechowywanie jej w bezpiecznym, elektronicznym archiwum. System umożliwia nie tylko na przechowywanie dokumentacji wynikającej z części A, B, C, D, ale również łatwe przeszukiwanie archiwum w celu odnalezienia niezbędnych informacji oraz dodawanie nowych dokumentów do odpowiedniej klasy.

Co niezwykle istotne e-teczka systemu Plus Workflow jest zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi. Ponadto dzięki integracji z platformą podpisu elektronicznego, oferującą usługę podpisu kwalifikowanego, umożliwia opatrzenie dokumentów niezbędnym podpisem bezpośrednio z poziomu formularza zadania.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, dokumenty szyfrowane są na serwerze za pomocą specjalnego klucza zabezpieczeń, dzięki czemu żadna niepożądana osoba nie uzyska do niego dostępu.

Poniżej prezentujemy przebieg procesu – kilka kliknięć i gotowe!

Proces dodawania dokumentacji do e-teczki zintegrowany z usługą podpisu kwalifikowanego

Pierwszym krokiem w procesie jest wprowadzenie e-teczek. Na tym etapie, odpowiedzialny użytkownik zobowiązany jest do wypełnienia następujących pól w formularzu zadania:

Numer pracownika (automatycznie nadany przez system);
Imię;
Nazwisko;
Pesel.

Niezbędne jest również uzupełnienie tabeli z dokumentami do podpisu. Użytkownik dodaje do systemu odpowiedni załącznik — wybiera, do której z części (A, B, C, D) należy dodać dokumenty, a następnie z listy rozwijanej wybiera typ dokumentu np. E-teczka A — kwestionariusz personalny. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych proces może zostać przesłany do kolejnego etapu, którym jest złożenie podpisu kwalifikowanego.

Rysunek 1. Wprowadzenie dokumentów do procesu e-teczki systemu Plus Workflow

Osoba odpowiedzialna za złożenie podpisu otwiera zadanie w systemie Plus Workflow i weryfikuje poprawność danych w formularzu. Może również podejrzeć załączony dokument. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, wybiera przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”, co powoduje przesłanie dokumentów do platformy podpisu elektronicznego.

Rysunek 2. Składanie podpisu na dokumencie z poziomu systemu Plus Workflow

Użytkownik dostaje powiadomienie mailowe z linkiem do złożenia podpisu. Zapoznaje się on z dokumentem, a następnie wybiera opcje „Odrzuć” – jeśli rezygnuje z podpisania dokumentu, lub „Podpisz”.

Podpisany dokument jest na nowo szyfrowany i ponownie przesyłany do Plus Workflow, gdzie jest archiwizowany w odpowiednich strukturach systemu, co kończy proces zasilania e-teczki. Warto zaznaczyć, że w każdym momencie po złożeniu podpisu, upoważniony użytkownik może odszukać i podejrzeć wybrany dokument.

Źródło: www.suncode.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość