Elastyczność i przejrzystość działań

Wraz z rozwojem firmy zmieniały się nasze potrzeby w wielu obszarach działalności i rosły wymagania odnośnie do funkcjonalności systemu. Przystępując do projektu aktualizacji IFS Applications, chcieliśmy przede wszystkim uprościć i usprawnić kluczowe procesy biznesowe realizowane w naszej firmie. Zależało nam na wprowadzeniu najnowszych technologii nie tylko w procesach zarządzania przedsiębiorstwem, ale także w obszarze obsługi klienta. Istotne też było dostosowanie infrastruktury informatycznej do bieżących wymagań i standardów.

Nowa wersja systemu już podczas wstępnych prezentacji wydała nam się bardzo przyjazna. Wiele elementów funkcjonalnych było nam już znanych, co oznaczało, że łatwiej będzie się przygotować do wdrożenia i późniejszego użytkowania systemu. Najważniejsza jednak była funkcjonalność systemu IFS Applications dostosowana do potrzeb takiej firmy, jak nasza. Bardzo istotne były dla nas m.in. zaawansowane funkcje modułu produkcyjnego, których brakowało w większości rozwiązań konkurencyjnych.

Przede wszystkim zależało nam na zwiększeniu możliwości elastycznej konfiguracji systemu w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe. Nowa wersja miała również usprawnić obsługę procesów w obszarze produkcji, logistyki i sprzedaży.

Ważna była dla nas możliwość urealnienia kalkulacji kosztów produkcji. Liczyliśmy również na uelastycznienie kanału sprzedaży. Platforma B2B, której używaliśmy wcześniej, nie była zintegrowana z systemem i nie funkcjonowała tak, jakbyśmy tego oczekiwali. Procesy komunikacji z klientami oraz rozliczanie transakcji nie były zautomatyzowane, wszystkie dane trzeba było wprowadzać ręcznie. Zależało nam również na poprawie organizacji procesów w zakresie zarządzania dokumentacją, a w szczególności na wprowadzeniu elektronicznego obiegu faktur. Teraz, po dwóch latach od startu systemu dostrzegamy, jak duży był to skok technologiczny dla naszej spółki i wszystkich pracowników.

Umowę z firmą ABS podpisaliśmy w lipcu 2013 roku, a start nowej wersji systemu został zaplanowany na 1 stycznia 2014. Tempo prac było więc niezwykle szybkie. Konsultanci ABS byli bardzo zdeterminowani, aby wykonać pracę i nadążyć za napiętym harmonogramem, co również mobilizowało nasz zespół wdrożeniowy. Pokonaliśmy wiele przeszkód, aby krok po kroku przedefiniować realizowane procesy i pokazać realne korzyści z nowych rozwiązań.

Aktualizacja objęła główne obszary funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa, czyli produkcję, zakupy, sprzedaż, gospodarkę magazynową (w tym magazyn wysokiego składowania), finanse, księgowość oraz obsługę kadr i płac. Ponadto wdrożyliśmy system IFS WMS do zarządzania magazynem wyrobów gotowych. Wprowadzony system kodów kreskowych i terminale bezprzewodowe pozwalają na zdalne przekazywanie zleceń roboczych personelowi magazynu.

Po wdrożeniu nowej wersji systemu zwiększyła się przejrzystość działań. W każdej chwili można sprawdzić przebieg realizacji procesów, gdyż informacje są dostępne na bieżąco. Wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na oszczędność czasu pracowników w wielu działach. Łatwiejsze odszukiwanie informacji, wiarygodne dane i szybki przepływ informacji sprawiają, że pracujemy wydajniej.

Implementacja systemu IFS Applications 8 w naszej firmie zwiększyła efektywność realizacji procesów w obszarze sprzedaży, produkcji i logistyki. W obszarze finansów nastąpiło usprawnienie analizy przychodów i kosztów oraz włączenie budżetowania kosztów do systemu informatycznego. Wymierną korzyścią jest też obniżenie kosztów obsługi serwisowej dzięki wykorzystaniu standardowych funkcji systemu.

Dużym osiągnięciem jest uruchomienie systemu zarządzania logistyką magazynu IFS WMS. Wcześniej korzystaliśmy z rozwiązania zewnętrznego, które nie spełniało naszych oczekiwań. Obecnie prace magazynowe są szczegółowo planowane i monitorowane, dzięki czemu nasze magazyny działają znacznie sprawniej. Nasi pracownicy nie wyobrażają już sobie pracy bez przenośnego terminala. Szybko zapomnieli, że jeszcze nie tak dawno chodzili po magazynie z papierowym wydrukiem i długopisem w dłoni, sprawdzając stan zapasów.

Ogromną zaletą jest również możliwość elastycznej konfiguracji systemu w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe. Jako informatyk patrzę na to od strony technicznej i wiem, że jestem w stanie dużo więcej teraz zdziałać w systemie samodzielnie. Bardzo cenna jest dla nas funkcjonalność pól własnych, która pozwala na łatwe modyfikacje. Możemy samodzielnie i szybko dodawać informacje tam gdzie są potrzebne, policzyć daną wartość, podpiąć dodatkową funkcję itp.

Obecnie wszystkie procesy związane z obsługą klientów są realizowane w systemie. Nastąpiło oczekiwane uelastycznienie kanałów sprzedaży oraz obszaru umów i kontaktów handlowych z klientami.

Wciąż pojawiają się nowe tematy wynikające z rosnących potrzeb i oczekiwań zarządu. Staramy się je realizować na bieżąco.

Przyglądamy się wersji dziewiątej IFS Applications z zamiarem aktualizacji systemu. Mobilność, która w wersji 9 daje jeszcze większe możliwości, jest ogromnym ułatwieniem w pracy. Już dzisiaj w razie potrzeby można uruchomić pełną wersję systemu w telefonie i obsługiwać go przy użyciu rysika z dowolnego miejsca.

Rynek wyrobów ceramicznych od kilku lat mocno się zmienia w odpowiedzi na potrzeby i wymagania klientów. Fabryki już nie dostarczają swoich wyrobów do wielkich hurtowni, wyroby są konfekcjonowane u producenta w magazynie i nierzadko zestaw przygotowany do wysyłki to komplet płytek tylko do jednej łazienki czy kuchni. Klienci oczekują szybkiej obsługi i pełnej informacji na temat realizacji swojego zamówienia. To stawia przed nami nowe wyzwania, na które staramy się odpowiadać.

Uważam, że dział IT w każdej firmie powinien być motorem innowacyjności, wyszukiwać i proponować lepsze rozwiązania, usprawniać i ułatwiać pracę w całej firmie. Na pytanie o kierunki rozwoju mogę w skrócie odpowiedzieć tak: mobilność i innowacyjność, rzetelna informacja, elastyczność.