BPSC: opóźnienia w płatnościach to nie zawsze świadome działanie

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 29 grudzień 2014

BPSC

BPSC: opóźnienia w płatnościach to nie zawsze świadome działanie

Szacuje się, że nawet 70% faktur w Polsce jest opłacanych po terminie. Polskie firmy są jednak coraz bardziej świadome korzyści jakie dają elektroniczne systemy zarządzania fakturami. Elektroniczna Akceptacja Faktur autorstwa BPSC SA została wdrożona już po raz setny.

Z badań przeprowadzonych przez firmę BPSC wynika, że – wbrew obiegowej opinii – opóźnienia w płatnościach to nie zawsze działanie celowe, obliczone na poprawę płynności finansowej. Firmy nie opłacają faktur w terminie bo….często dowiadują się o nich po fakcie.

Z naszych doświadczeń wynika, że największe problemy w firmach związane są nie tyle z rozliczeniem kosztów, ile z uzyskaniem informacji na temat kosztów poniesionych, ale jeszcze niezewidencjonowanych . – przekonuje Sławomir Kuźniak z firmy BPSC dostarczającej systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Tę tezę potwierdzają wyniki badań przeprowadzonych przez spółkę. Ponad 50% ankietowanych przedsiębiorstw określiło problemy z obiegiem faktur jako częste lub bardzo częste.

Cierpią nie tylko kontrahenci

Winę za taki stan rzeczy ponoszą przede wszystkim pracownicy, którzy nie przekazują na czas informacji kosztowych do działu finansowo-księgowego. Nie przekazują, bo rozliczanie faktur z punktu widzenia pracownika, który bezpośrednio nie odpowiada za finanse, zwykle jest sprawą drugorzędną.

Ma to swoje konsekwencje nie tylko w postaci zaległości w płatnościach. Zdaniem Sławomira Kuźniaka opóźnienia w przekazywaniu informacji o poniesionych przez firmę kosztach negatywnie wpływa zarówno na działalność kontrahentów, jak i samego przedsiębiorstwa odpowiedzialnego za płatność. Brak informacji na temat kosztów nie tylko uniemożliwia szybkie rozliczenie projektów, zleceń i zadań, ale ma bezpośredni wpływ na kontrolę stanu zobowiązań, planowanie płatności i przede wszystkim – na prawidłowe obliczenie podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług. Widać to szczególnie w większych firmach. Dla nich wielkość naliczonego podatku VAT ma ogromne oznaczenie.

Jeśli wartość faktur kosztowych w firmie wynosi 1 mln zł, to nierozliczenie w terminie tylko 10% z nich przynosi straty na poziomie blisko 40 tys. zł, nie uwzględniając kosztów osobowych związanych choćby z poszukiwaniem i obiegiem dokumentów. Nietrudno sobie wyobrazić, że dużych firmach te straty mogą być dużo wyższe – tłumaczy Sławomir Kuźniak, dyrektor aplikacji internetowych w BPSC.

Problem można wyeliminować

Z badań przeprowadzonych przez chorzowską spółkę wynika, że problem dotyczy przede wszystkim firm, które nie mają wdrożonego elektronicznego obiegu dokumentów. W przedsiębiorstwach, które posiadają system automatycznej akceptacji faktur liczba nierozliczonych dokumentów nie przekracza zwykle kilku procent. W jednej z firm ankietowanych przez chorzowskiego dostawcę, po wprowadzeniu takiego rozwiązania liczba niezaakceptowanych w terminie dokumentów kosztowych udało się zmniejszyć z 20% do zera.

Poprawie wskaźników sprzyja przede wszystkim to, że faktura na etapie kancelaryjnym jest skanowana i od razu staje się widoczna dla osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki mechanizmom ponagleń, a także dokładnej informacji na temat lokalizacji faktury możliwe jest znaczące skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie. W konsekwencji także na przyśpieszenie płatnośc i– tłumaczy Sławomir Kuźniak z BPSC.

Zarządzanie obiegiem faktur to jednak tylko jeden z elementów ewidencyjnej układanki. Daje firmie wiedzę o wydatkach związanych z poniesionymi kosztami. Sam koszt powstaje dużo wcześniej czyli przy samym zapotrzebowaniu (wniosku inwestycyjnym) wprowadzonym przez użytkownika. Aby zyskać pełną wiedzę o akceptacji kosztów, firmy użytkujące moduł EAF coraz częściej decydują się dodatkowo na implementację Elektronicznej Akceptacji Zapotrzebowań (Zamówień) oraz na Portal Dostawcy (Aukcyjny).

Jesteśmy w stanie uruchomić pełny zestaw produktów WEB-owych obsługujący cały łańcuch związany z akceptację kosztów, powiązanych z kontrolą budżetów. Proces rozpoczynają zapotrzebowania, które użytkownicy systemu mogą wypełnić za pomocą przeglądarki w systemie Elektronicznej Akceptacji Zapotrzebowań poprzez wystawienie ich na Portalu Dostawcy (aukcyjny). Wybór ofert dokonuje się automatycznie poprzez system licytacji lub „ręczne” wskazanie oferty. Po wygenerowani Zamówień, akceptowanych w procesie obsługiwanym w Elektronicznej Akceptacji Zamówień następuje powiązanie tych Zamówień z fakturami w systemie Elektronicznej Akceptacji Faktur. Oczywiście w systemie Impuls EVO, wszystkie te aplikacje dostępne on-line, poprzez przeglądarkę www oraz oparte są o definiowalny wewnętrzny motor workflow – podkreśla Sławomir Kuźniak

Oferowany przez BPSC system Elektronicznej Akceptacji Faktur wykorzystuje już 100 przedsiębiorstw spośród ponad 600 użytkujących systemy ERP chorzowskiego dostawcy. Setny projekt wdrożeniowy został zrealizowany w firmie Wichary Technologies, dostawcy zaawansowanych technologicznie rozwiązań dla przemysłu.

Procedury, nawet najlepiej przygotowane, na pewnym etapie rozwoju biznesu nie pozwalają zapanować nad ogromną ilością faktur kosztowych. Nasza firma, w efekcie gwałtownego rozwoju w ostatnich latach, znalazła się właśnie w takiej sytuacji. System, dzięki któremu każda wpływająca faktura kosztowa trafia w postaci elektronicznej do systemu informatycznego i dekretowane są pod jego kontrolą stał się nieodzowny. Elektroniczna Akceptacja Faktur powinna w przeciągu najbliższych miesięcy znacząco uporządkować kwestię obiegu faktur, mówi Artur Wichary, Dyrektor ds. Produkcji i Rozwoju, WICHARY Technologies Sp. z o.o.

Źródło: www.bpsc.com.pl

Oceń system IMPULS EVO
na stronie www.raport-erp.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość