Sage podlicza oszczędności z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 19 październik 2014

Sage podlicza oszczędności z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur

To jeden z pierwszych na polskim rynku przypadków wyliczenia realnych oszczędności z zastosowania e-faktur w obiegu gospodarczym w firmie średniej wielkości. Przejście z papierowego na elektroniczny obieg faktur pozwala firmie Sage zaoszczędzić w skali roku ponad 50 tys. zł.

REKLAMA

Informatyczna firma Sage specjalizuje się w produkcji i wdrażaniu oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla małych i średnich firm. Przed ponad dwoma laty w spółce podjęto decyzję o zmianie modelu obiegu i obsługi faktur sprzedaży z papierowego na elektroniczny. Teraz można wyliczyć, jaka jest rzeczywista skala oszczędności z wdrożenia nowego systemu obiegu dokumentów.

Oszczędności wprost proporcjonalne do skali

W ciągu roku Sage wystawia około 60 tys. faktur (średnio 5000 w miesiącu). Po przejściu na system elektroniczny dla prawie połowy faktur całkowicie wyeliminowano papier. Do obiegu wewnętrznego wprowadzane są faktury sprzedaży w formie elektronicznej i papierowej (w przypadku braku zgody klienta), natomiast wszystkie kopie faktur są przechowywane formie elektronicznej. Do systemu trafiają także faktury elektroniczne, przychodzące od klientów i kontrahentów. To tu głównie powstają oszczędności, wynikające z automatycznego wprowadzania e-faktur do systemu księgowego – w miejsce uprzedniego przepisywania ręcznego.

Ponieważ dokumenty nie są drukowane, firma nie ponosi kosztów związanych z zakupem kopert i znaczków oraz pakowaniem listów. Oszczędza też na papierze, materiałach biurowych i eksploatacyjnych. Najwięcej jednak zaoszczędziliśmy dzięki uwolnieniu czasu potrzebnego do należytej obsługi faktur w formie papierowej” – mówi Liliana Gabryel, główna księgowa w Sage Sp. z o.o.

Dzięki wdrożeniu modelu obiegu e-faktur, realne oszczędności uzyskiwane przez Sage w ciągu roku kształtują się następująco:

eliminacja kosztu przesyłek pocztowych – ok. 20 000 zł;
uwolniony czas pracy w księgowości będący ekwiwalentem umowy zlecenia – ok. 30 000 zł;
redukcja kosztów artykułów biurowych o 2500 zł (ok. 10 segregatorów, 10 ryz papieru, toner);
ograniczenie o ok. 10% liczby niepotwierdzonych faktur korygujących, co dało firmie możliwość rozliczenia VAT w miesiącu wystawienia faktury.

Dodatkowe ważne korzyści odnotowane przez spółkę to:

poprawa płynności finansowej (e-faktury docierają do odbiorcy w kilka sekund, co znacznie przyspiesza uzyskanie należności);
skrócenie do minimum procesu rejestracji faktur w systemie finansowo-księgowym,
szybkość pracy archiwum – błyskawiczne wyszukiwanie faktur.

Ponadto, elektroniczny obieg faktur pozwolił usprawnić rozliczenia w sieci partnerów handlowych Sage, co w praktyce przekłada się na dokonywanie szybkich kompensat faktur prowizyjnych z fakturami sprzedaży.

Pomysł na oszczędności dla siebie i innych firm

Zmiana obsługi fakturowania z obiegu papierowego na elektroniczny to jeden z pomysłów Sage na generowanie dodatkowych oszczędności. Jego realizacji sprzyjała liberalizacja obowiązujących w Polsce przepisów w zakresie możliwości stosowania przez przedsiębiorców e-faktur.

W trakcie analiz ustaliliśmy, że zrezygnowanie z tradycyjnych, papierowych dokumentów sprzedaży pozwoli nam na ograniczenie wydatków w obszarze fakturowania nawet o 90 proc. – wspomina Liliana Gabryel.

Jako dostawca systemów informatycznych, firma Sage zaangażowała się w tworzenie rozwiązań nie tylko dla siebie, ale również dla przedsiębiorców zainteresowanych wygodnym i szybkim przesyłaniem e-faktur. Tak powstał serwis miedzyfirmami.pl, który jest ważnym elementem integrującym obieg elektronicznych faktur. Równolegle, w oferowanych przez Sage systemach pojawiły się nowe funkcjonalności do wysyłania, odbierania oraz automatycznego importowania i archiwizowania e-faktur.

W systemach Symfonia i Forte utworzyliśmy moduł pełniący funkcję cyfrowego repozytorium dokumentów. W ten sposób udało się utworzyć uniwersalne, zintegrowane środowisko, które automatyzuje obsługę elektronicznych faktur w firmie – dodaje Liliana Gabriel.

E-faktury sprzedaży i korygujące wysłane przez serwis miedzyfirmami.pl zostają uznane za przyjęte przez klienta w chwili ich odbioru, co pozwala błyskawicznie korygować deklaracje VAT za dany okres. Międzyfirmami.pl zintegrowano z użytkowanym w Sage oprogramowaniem, dzięki czemu faktura przesyłana przez serwis zostaje natychmiast zarejestrowana w systemie obiegu dokumentów i może być automatycznie zaksięgowana.

Tło prawne

Do 2020 roku, według wytycznych Komisji Europejskiej, e-faktury mają stać się głównym systemem fakturowania w Europie. Obecnie w Polsce jedynie ok. 10 proc. wystawianych przez przedsiębiorców faktur to dokumenty elektroniczne. Polscy przedsiębiorcy nadal są nieufni wobec tego rozwiązania. Mają na to wpływ niedostateczna wiedza na ten temat, jak również przyzwyczajenie do stosowania papierowej dokumentacji oraz obawa, że fiskus zakwestionuje e-fakturę jako wiarygodny dokument. Firmy zwykle nie szacują obciążeń związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów sprzedaży i nie do końca zdają sobie sprawę, co mogą zyskać dzięki e-fakturom.

Tło ekonomiczne

Decydując się na wystawianie tradycyjnych faktur, przedsiębiorcy powinni liczyć koszty. Każdy dokument trzeba wydrukować, wysłać i zarchiwizować. Potrzebne są więc nie tylko materiały biurowe – takie jak papier, toner do drukarki czy koperty. Trzeba również wziąć pod uwagę opłaty pocztowe, koszty pracy związane z obsługą wysyłek i przechowywaniem dokumentów. Niebagatelne będą także koszty pracowników, którzy wykonują więcej czasochłonnych czynności, dodatkowo obarczonych wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Koszty obsługi faktur papierowych liczą ich masowi wystawcy. Warto wziąć pod uwagę fakt, iż np. firmy telekomunikacyjne wysyłające miesięcznie miliony faktur oferują klientom za przejście na fakturę elektroniczną upusty sięgające 10 złotych miesięcznie. Można racjonalnie zakładać, że ich wyliczone koszty obsługi faktur papierowych są jeszcze wyższe.

Źródło: www.sage.com.pl

Najnowsze wiadomości

Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo

Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.

Czytaj całość

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise

F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy

Czytaj całość

Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu

Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania

W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka

Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.

Czytaj całość

MES - holistyczne zarządzanie produkcją

Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.

Czytaj całość