Outsourcing IT - kupuj efekt, oszczędzaj na środkach

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my – Henry Ford.

Obecna sytuacja rynkowa, kształtowana przez zmienne standardy technologiczne i ekonomiczne, związane głównie z procesami globalizacji i rozwoju gospodarki, jest niezwykle dynamiczna. Konkurencyjność podmiotów, które mimo fluktuacji rynku starają się na nim utrzymać, staje się coraz bardziej agresywna, a dla samych przedsiębiorców – bardzo kosztowna. Prowadzenie biznesu w tak wymagających warunkach narzuca konieczność szybkiej adaptacji, a przy tym: stałej rewizji kosztów z nastawieniem na ich redukcję tam, gdzie jest to możliwe oraz efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich i finansowych.

Zmienia się całe otoczenie, nie tylko po stronie przedsiębiorstwa, ale też konsumenta. Jest on coraz bardziej oszczędny, a szybka ewolucja technologiczna sprawia, że poszukuje ofert podążających za innowacjami, wysokiej jakości i w jak najlepszej cenie. Co to oznacza dla dostawców? Konieczność ciągłego unowocześniania usług i produktów oraz dbałość o ich konkurencyjną pozycję na rynku. Rzeczywistość jednak to założenie mocno weryfikuje. Zdecydowana większość przedsiębiorstw nie nadąża za zmieniającymi się trendami, ich rotacja jest tak dynamiczna, że nie wszystkie systemy, które przedsiębiorstwo wykorzystuje w biznesie, mają szanse być zastąpione ulepszonymi wersjami. Jest to szczególnie odczuwalne w obszarze IT, który ze względu na specyfikę rynku musi charakteryzować się dużym stopniem innowacyjności. Nie każdą firmę stać na wymianę nieaktualnych już środowisk na nowe, wydajniejsze, szybsze w obsłudze. W efekcie więc pogłębia się coraz bardziej zależność pomiędzy już wykorzystywanymi, a dopiero wdrażanymi rozwiązaniami. Aby zniwelować te dysproporcje, alternatywą do kosztownej wymiany jest adaptacja już istniejących systemów do ich nowych, udoskonalonych konfiguracji. Taka rozbudowa jednak wymaga zespołu developerskiego, a więc ludzi z właściwymi kompetencjami i doświadczeniem.

Kompetencje – najdroższy potencjał biznesowy

Dobrze wykwalifikowana kadra odpowiedzialna za zarządzanie usługami informatycznymi w firmie, to bardzo newralgiczny zasób każdego biznesu.

Ponieważ przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości swoich struktur, przetwarzają masowe ilości danych, istotne jest ich wyposażenie w odpowiednio wydajne infrastruktury i systemy technologiczne, które pozwolą sprawnie i efektywnie tymi informacjami zarządzać. Jest to tym istotniejsze, że środowisko technologiczne i zastosowane w nim oprogramowania integrują w firmie wszystkie poziomy zarządzania i optymalizują monitoring procesów biznesowych nie tylko w jej strukturach wewnętrznych, ale i w relacjach z klientami, kontrahentami czy partnerami ekonomicznymi. Aby przedsiębiorstwo mogło funkcjonować sprawnie, cały ten obieg musi działać bez zakłóceń, jakakolwiek dysfunkcja przy tak złożonej architekturze procesów, nie pozostaje dla ich efektywności obojętna. Dlatego tak ważne jest, aby obsługą tych obszarów zajmowali się specjaliści, osoby posiadające sprawdzone kompetencje do prawidłowego zabezpieczania całego infosystemu przed ewentualnymi awariami, a na wypadek takich – sprawnego ich neutralizowania z jak najmniejszą stratą dla biznesu - komentuje Adrian Lapierre, CEO firmy Soft Project Systemy Informatyczne, specjalizującej się w zakresie outsourcingu usług IT.

Specyfika nie każdej firmy zakłada dostęp do wykwalifikowanej obsługi informatycznej. Co więc zrobić w sytuacji, kiedy jest staje się on konieczny do realizacji bieżących projektów, a firmy nie stać na dostęp do odpowiedniego sprzętu czy kompetencji, których potencjał mógłby być w pełni wykorzystywany tylko jednostkowo? Rynek wypracował dla tego rodzaju zapotrzebowania bardzo praktyczne rozwiązanie. Outsourcing technologii IT – remedium na uzyskanie potrzebnego oprogramowania, sprzętu, technologii czy kompetencji, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka operacyjnego i kosztów inwestycyjnych.

Outsourcing informatyczny – nowoczesny model usługowy

Zgodnie z nowoczesną metodologią zarządzania przedsiębiorstwem istotne jest określenie jego kluczowych kompetencji i wyselekcjonowanie tych procesów, które mają krytyczne znaczenie dla realizacji celów strategicznych firmy. Rzetelna identyfikacja obszarów wiodących dla biznesu, jest podstawą do decyzji, jakie inne działania realizowane w ramach firmy mogą być outsourcowane.

Model biznesowy oparty na outsourcingu IT należy do najbardziej oczekiwanych na rynku trendów ostatnich lat. Jest rozumiany jako przekazanie zewnętrznemu dostawcy procesu zarządzania, modernizacji i całościowej lub częściowej obsługi środowiska informatycznego. Kontrakt reguluje jaki precyzyjnie zakres działań i w jakim stopniu ma być delegowany: zasoby materialne - maszyny, urządzenia, zasoby ludzkie czy odpowiedzialność zarządcza. W rezultacie więc ze struktury organizacyjnej firmy wydzielane są określone funkcje i następnie transferowane do wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych, które je realizują efektywniej niż byłoby to możliwe przy samodzielnej obsłudze.

Kompetencje, technologie, infrastruktura - mogą kosztować taniej

Outsourcing to „poszukiwanie właściwych kompetencji, za właściwe wynagrodzenie, z właściwego źródła we właściwej lokalizacji” (Gupta, Puranam i Srikanth).

Zewnętrzne delegowanie usług informatycznych, to model wspierający firmę w dwóch jej strategicznych aspektach: redukcji kosztów i efektywności działania. Są też inne, równie ważne dla rozwoju przedsiębiorstwa obszary, w których outsourcing generuje wartość dodaną - sprawność w dostosowywaniu się do zmiennych warunków biznesu, poprawa jakości produktów, czy usług, wzrost produktywności, szybkość wdrażania nowości na rynek, czy dostęp do kompetencji i doświadczenia partnerów – dodaje Lapierre.

Lepsze wykorzystanie zasobów wewnętrznych i koncentracja na kluczowych kompetencjach

Dzięki decyzji o outsourcingu przedsiębiorstwo może sfokusować zasoby na realizacji działalności kluczowej, wydzielając na zewnątrz obszary, które stanowią zakres uboczny. Dziedziny, które firma może kwalifikować do obsługi zewnętrznej muszą najpierw wynikać z dobrego zdefiniowania core business, a więc głównych funkcji i kierunkowej strategii firmy, które stanowią o jej zasadniczej wartości. Istotne jest, aby te silne i przewodnie obszary, decydujące o kluczowych kompetencjach były zarządzane i obsługiwane wewnątrz firmy. Outsourcing może więc być różnie adaptowany do potrzeb biznesowych firmy i albo oznaczać usprawnienie nieskomplikowanych procesów, zwiększających jej konkurencyjność i redukcję kosztów albo przy zaawansowanych projektach, prowadzić do trwałych aliansów strategicznych.

Redukcja kosztów działalności i ograniczenie inwestycji w obszary nierentowne

Priorytetowym motywem w decyzji o wydzieleniu wybranych aktywności firmy do obsługi zewnętrznej jest perspektywa minimalizacji kosztów. Outsourcing usług informatycznych pozwala przedsiębiorstwom obniżyć konsumpcję budżetu na wyposażenie techniczne i wymiernie ograniczyć ryzyko inwestycji w technologię czy systemy nie realizujące oczekiwań lub niewłaściwie sprofilowane do potrzeb biznesowych firmy.

Wykorzystanie marki dostawcy i rygorystycznych procedur ochrony danych

Obok możliwości szybkiego uruchomienia działalności i integracji pracy między członkami zespołów lub różnych środowisk biznesowych, outsourcing charakteryzuje się restrykcyjnymi standardami ochrony informacji. Rzetelny dostawca mając na uwadze swoją wiarygodność i zaufanie klientów, politykę bezpieczeństwa danych i profilaktykę ich utraty czy inkorporacji w zasoby firmy, traktuje preferencyjnie. Stoją za tym inwestycje w najbardziej zaawansowane, a przez to i najdroższe technologie zabezpieczeń. Luki czy niedopatrzenia w tym zakresie, to nie tylko koszt wynikający z sankcji kontraktowych, ale jeszcze boleśniejsze w skutkach, zdegradowanie pozycji rynkowej.

Można przyjąć, że usługodawca personalizuje metody do indywidualnych potrzeb zlecającego, a dzięki przekrojowemu doświadczeniu weryfikuje, które rozwiązania są najbardziej wydajne i skuteczne. Co to oznacza dla firmy? Optymalne wsparcie informatyczne, nieobciążone dodatkowymi kosztami inwestycyjnymi w technologie, których możliwości podlegają stałym transformacjom, a więc prędzej czy później, nieuniknionej konieczności ich wymiany na wersje ulepszone.

Dostęp do wyselekcjonowanych kompetencji i doświadczenia w zarządzaniu projektami

Duża zmienność kontekstu biznesowego obszarów IT, technologii i produktów software’owych, wymaga coraz bardziej specjalistycznych kompetencji i znajomości wysoko standaryzowanych procesów zarządzania. Bezkompromisowość rynku w tym zakresie, zostawia miejsce do popisu wyspecjalizowanym dostawcom. Outsourcing w zakresie koordynacji projektu to już nie tylko zastosowanie sprawdzonych metod planowania i organizacji, ale ekspercka wiedza techniczna, doświadczenie i znajomość najlepszych praktyk w obszarze zarządzania usługami i technologiami informatycznymi. Wynajęcie doświadczonego menedżera projektu oznacza przesunięcie całości tego procesu w obszar specjalistyczny. Począwszy od definiowania zadań, wyboru celów, planowania i formułowania strategii, przez przygotowywanie projektu budżetu, organizowanie zespołu, a skończywszy na podziale odpowiedzialności, nadzór i kontrolę.

ChartSearch to platforma analityczna, dzięki której praca z danymi jest znacznie łatwiejsza. Wystarczy zadać pytanie w języku naturalnym, a system w kilka sekund odnajdzie i przetworzy wyszukiwane dane, wykonując przy tym wszelkie niezbędne obliczenia. Za sprawą takiego rozwiązania, analitycy mogą skoncentrować się na wnioskach wynikających z danych, zamiast skupiać się na czasochłonnych obliczeniach. Korzystanie z platformy jest również bardzo korzystne dla odbiorców danych, gdyż otrzymują potrzebne informacje szybciej, co umożliwia im dokonanie łatwych i szybkich własnych analiz. Wdrożenie tego rozwiązania na polskim rynku wymagało zbudowania całej infrastruktury, zrekrutowania kadry pracowniczej, a następnie przeszkolenia merytorycznego w zakresie wytworzenia produktu – podaje CEO SoftProject, firmy odpowiedzialnej za wprowadzenie projektu i jego koordynację.

Dzięki zaangażowaniu doświadczonych specjalistów zagrożenia związane z realizacją projektów w zakresie terminowości, kosztów, organizacji i zarządzania jakością, czy niedostatecznej znajomości zagadnień techniczno-technologicznych, ograniczone są do minimum.

Szybszy rozwój nowych rynków, wykorzystanie technik produkcyjnych dostarczanych przez dostawców

Decyzja o wykorzystaniu zewnętrznego dostawcy może wynikać nie tylko z braku odpowiedniej kadry i specjalistów. To zdeterminowanie do poprawy jakości, skrócenia czasu implementacji nowych rozwiązań oraz wykorzystanie rozwoju technologicznego partnerów w zakresie wytwarzania produktów i realizacji procesów produkcyjnych. Trudno zignorować fakt, że przesuniecie niektórych procesów do realizacji zleceniobiorców, umożliwia obniżenie nakładów inwestycyjnych w środki trwałe, które dla biznesu większości firm stają się zbędne. Dzięki temu pozostały potencjał może być wykorzystywany bardziej efektywnie i w integracji z zachodzącymi w otoczeniu zmianami.

Korzyści bezpośrednie to przede wszystkim redukcja kosztów jednostkowych usługi, podział kosztów inwestycyjnych, ograniczane czynności menadżerskich oraz usprawnienia w zarządzaniu. Korzyści pośrednie związane są z osiągnięciem nowych celów ekonomicznych uzyskanych dzięki lepszemu zarządzaniu, zwiększenie efektywności działania, czy wykorzystywanie nowatorskich pomysłów partnerów.

Prognozy rozwoju rynku outsourcingu IT

Outsourcing IT to optymalne kosztowo i kompetencyjnie rozwiązanie trudności związanych z zapewnieniem firmie bezpieczeństwa i ciągłości pracy infrastruktury komputerowej, bez której realizacja celów biznesowych firmy w obecnym otoczeniu biznesowym byłaby niemożliwa.

Technologie informatyczne należą do najszybciej rozwijających się branż, co w żadnym razie nie oznacza, że są niezawodne. W interesie przedsiębiorstwa będzie zatem inwestowanie w zapobieganie awariom lub ich szybkie wyeliminowanie. Bierność w tym zakresie zawsze będzie generowała negatywne skutki. Materia informatyczna to bardzo spolaryzowana dyscyplina biznesu: może stanowić bardzo silny atut konkurencyjny, usprawniając pracę firmy, ale i stanowić przyczynę niepowodzeń finansowych czy organizacyjnych. Jest drogą, z której nie można zejść, ale efektywni, zarządzający we współpracy ze specjalistami IT, tą wiedzę już mają – podsumowuje Adrian Lapierre.

Co więcej, takie trendy zachodzące w otoczeniu gospodarczym współczesnych przedsiębiorstw, jak: globalizacja, wirtualizacja struktur organizacyjnych, wzrost różnorodności form współpracy między podmiotami, usieciowienie biznesu, swoboda przepływu kapitału, spowodują, że outsourcing w niedługim czasie z etapu wdrożeniowego wejdzie na stałe w kanon biznesowy jako jego wartość dodana.