Oddział Nestlé Waters Direct jest częścią koncernu Nestle, ale nie jest objęty korporacyjnym rozwiązaniem wspierającym zarządzanie. Ze względu na specyfikę działalności w branży dystrybucji wody rozwiązanie stosowane w korporacji w naszej organizacji się nie sprawdza. Próba zunifikowania wszystkich branż w ramach koncernu Nestlé i włączenia branży Nestlé Waters do systemu korporacyjnego nie zakończyła się sukcesem. Rozpoczęliśmy więc na własną rękę poszukiwania na rynku odpowiedniego dla nas rozwiązania. Po wstępnej analizie ofert braliśmy pod uwagę dwa konkurencyjne rozwiązania, obydwa atrakcyjne z naszego punktu widzenia. Jednym z nich był system IFS Applications, który wygrał.

O wyborze oferty firmy IFS zdecydowała przede wszystkim elastyczność rozwiązania i możliwości jego rozbudowy wraz z rozwojem potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia był również fakt, że z systemu IFS Applications korzysta w Polsce firma-matka Nestlé Waters S.A., działająca w naszej branży i mająca pozytywne doświadczenia z używania systemu. Liczyliśmy na to, że wdrażając to samo rozwiązanie, zapewnimy lepszą integrację w ramach grupy i osiągniemy efekt synergii. Przed wdrożeniem IFS Applications w firmie Nestlé Waters Polska S.A. Oddział Dar Natury korzystano z kilku rozwiązań wspomagających zarządzanie, które nie były ze sobą zintegrowane. System IFS Applications zastąpił trzy mniejsze, niezależne systemy: system ewidencji księgowo-finansowej, zarządzanie środkami trwałymi oraz system kadrowo-płacowy.

Największym wyzwaniem podczas procesu wdrażania systemu IFS Aplications było dla nas zaimplementowanie modułu środków trwałych. Nestlé Waters Direct jest właścicielem kilkuset tysięcy urządzeń dystrybucyjnych, które są wynajmowane klientom w całej Polsce. Informacje o każdym z nich, o okresie jego eksploatacji, stanie technicznym itp. stanowią olbrzymią bazę danych. Migracja tej bazy do IFS Applications była czasochłonna, a w proces jej realizacji od strony projektowej był zaangażowany również nasz dział IT. Większość kwestii, które się pojawiały zarówno w trakcie wdrożenia, jak i w początkowej fazie eksploatacji systemu, została skutecznie rozwiązana w akceptowalnym przez nas czasie. Dziś mamy już dojrzałe, wypracowane rozwiązanie.

System IFS Applications wykorzystujemy od prawie dwóch lat. Z tej perspektywy możemy już łatwo dostrzec i ocenić korzyści z jego wdrożenia. Bardzo sprawnie odbywa się obecnie raportowanie w zakresie środków trwałych, co jest dla nas bardzo istotne. Dostęp do danych jest dużo łatwiejszy. Informacja jest wprowadzana do systemu tylko raz. Dzięki wyeliminowaniu manualnego wprowadzania danych nastąpiło ograniczenie ryzyka wystąpienia przypadkowych błędów, a procesy i mechanizmy kontrolne zostały zautomatyzowane.

Osiągnęliśmy wzrost efektywności pracy w wyniku uporządkowania oraz usprawnienia przepływu informacji i obiegu dokumentów w firmie. Udało nam się znacznie zredukować nakłady czasu i pracy personelu przy uzgadnianiu zakupów, sprzedaży, należności, stanów magazynowych itp. na koniec każdego miesiąca. Pozyskaliśmy wiarygodne narzędzia do rozliczeń wynagrodzeń, urlopów i otrzymywania innych danych z obszaru kadrowo-płacowego, rozliczeń amortyzacji od środków trwałych i alokacji kosztów i dochodów.

Kolejne korzyści to rozszerzenie możliwości prowadzenia analiz i znaczne zmniejszenie potrzeby tworzenia raportów w sposób manualny lub za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Posiadamy obecnie wszelkie narzędzia do tworzenia raportów wspomagających zarządzanie firmą, niezbędnych z punktu widzenia sprawozdawczości zewnętrznej i korporacyjnej.

Warto podkreślić, że wymiana trzech niezależnych systemów wspomagających zarządzanie na system zintegrowany pozwoliła na obniżenie kosztów eksploatacji (TCO) oraz zminimalizowanie ryzyka wystąpienia awarii i utraty danych.

System IFS Applications został wdrożony w naszej firmie w zasadzie w wersji standardowej, potrzebne były tylko niewielkie modyfikacje. Obecnie jesteśmy w trakcie aktualizacji systemu do nowej wersji. Dzięki temu, że korzystamy ze standardowych funkcjonalności, upgrade systemu jest prostym i krótkotrwałym procesem technicznym, który nie wymaga angażowania pracowników naszej organizacji do prac wdrożeniowych. Użytkownicy systemu są beneficjentami nowych funkcjonalności, które pozwalają jeszcze lepiej organizować systemowe środowisko pracy.

IFS Applications stanowi dla nas trzon, który jest rozszerzany o nowe funkcjonalności. Przybywa też w firmie użytkowników systemu. Od chwili zakończenia wdrożenia dokupiliśmy 20 licencji, obecnie myślimy o kolejnych rozszerzeniach systemu, m.in. na potrzeby naszego działu zamówień.

Śledzimy na bieżąco nowości rynkowe w obszarze wspomagania zarządzania. Jesteśmy zainteresowani m.in. nową ofertą firmy IFS dotyczącą możliwości dostępu do systemu ERP poprzez mobilne aplikacje z serii IFS Touch Apps na platformy Android i iOS. Rozważamy obecnie możliwość ich zaimplementowania w naszym systemie, by ułatwić dostęp do informacji online naszym pracownikom mobilnym.

Rozważamy zakup komponentów produkcyjnych IFS Applictions do planowania i obsługi produkcji w naszych zakładach. Zamierzamy również przeanalizować funkcjonalność modułu remontowego pod kątem jego przydatności w naszej działalności w zakresie utrzymania ruchu.