Jaka jest rola IT w Pana firmie?

Moim zdaniem sensownie funkcjonujące w firmie IT może i powinno spełniać co najmniej kilka ważnych funkcji. W Synthos – wspólnie z zarządem – uzgodniliśmy dla IT główne kierunki koncentracji wysiłków i główne cele. Zgodnie z nimi IT powinno możliwie optymalnie wspierać procesy zarządzania firmą, pomagać odchudzać działalność i usprawniać organizację. IT jest postrzegane przez nasz zarząd jako krwioobieg informacyjny pomiędzy różnymi obszarami działalności i jednocześnie zestaw precyzyjnych, innowacyjnych narzędzi do usprawniania biznesu. Cel, jaki postawił nam prezes, to doprowadzenie w ciągu kilku najbliższych lat do sytuacji, w której możliwie wszystkie pola działalności firmy będą odzwierciedlone w IT.

Aby podejść do tego metodycznie i rzeczywiście skutecznie realizować ten cel, zinwentaryzowaliśmy w naszej organizacji wszystkie procesy biznesowe, oznaczyliśmy precyzyjnie, które procesy czy ich elementy już są wspierane przez narzędzia IT i w jaki sposób. Następnie zaszyliśmy tę wiedzę w narzędziu ERP do zarządzania procesami biznesowymi. Dzięki temu w prostszy sposób identyfikujemy wspólnie z biznesem, które procesy można i warto optymalizować oraz za pomocą narzędzi IT je automatyzować. Na podstawie tej wiedzy systematycznie tworzymy, aktualizujemy, a następnie porządkujemy według priorytetów portfolio projektów IT, czyli zbiór projektów, które skutecznie „pchają” do przodu informatyzację w Synthos. I to działa.

To wszystko odnosi się do IT jako organizacji usługowej w firmie oraz zbioru narzędzi. Z drugiej strony IT w firmie to dla mnie ludzie IT. I w tym aspekcie chcemy być blisko biznesu, rozumieć potrzeby i starać się być „pomocnymi ekspertami IT”. Staramy się posiąść aktualne i rzetelne informacje, co za pomocą IT można w firmie usprawnić, jakie narzędzia można i warto wykorzystać, do czego oraz w jaki sposób można je w organizacji skutecznie wdrożyć. Staramy się mocno nakierowywać działania na naszych wewnętrznych klientów, wspierać ich naszą ekspercką wiedzą, aby można było sprawnie wykorzystywać IT do realizacji wspólnych celów biznesu. Dzięki temu i im i nam jest łatwiej – nawzajem sobie pomagamy. Usprawnia to organizację, a równocześnie daje wiele satysfakcji i pozwala budować dobre relacje.

W jaki sposób dział IT wpisuje swoje działania w strategię biznesową firmy?

Podejście nastawione na sprawną komunikację IT z biznesem, wspólne uzgadnianie, które działania i projekty IT powinny mieć najwyższy priorytet, bo najlepiej będą wspierały priorytetowe działania biznesu, sprawiają, że IT automatycznie podąża za strategią biznesową. Nierzadko wdrażanie rozwiązań IT jest kluczowe lub co najmniej znacząco usprawnia realizację strategii biznesowej. Tak było na przykład z wdrożeniem zintegrowanego systemu ERP firmy IFS. Rozpoczęliśmy wdrożenie chwilę po akwizycji zagranicznego podmiotu zbliżonego wielkością do naszej dotychczasowej grupy spółek. Aby efektywnie wykorzystać moc, jaką daje tak duża wspólna organizacja, konieczne było dynamicznie scalenie dwóch odrębnych organizacji w jeden spójny, sprawnie zarządzany organizm. Wdrożenie systemu zintegrowanego w firmie z jednej strony mocno przyczyniło się do integracji zespołów zarządzających – szczególnie średniego szczebla – ze względu na szeroki zakres wdrożenia obejmujący praktycznie wszystkie obszary w obydwu firmach. Z drugiej strony podczas wdrożenia udało się ujednolicić podstawowe definicje i miary do zarządzania biznesem i ostatecznie wdrożyliśmy wspólne narzędzie do zarządzania całą organizacją. To wdrożenie było jednym z kluczowych przykładów realizacji strategii firmy przy pomocy IT. Takich przykładów udało nam się – pracując wspólnie z liderami biznesowymi – uzbierać już wiele.

Jakie projekty IT zalicza Pan do najważniejszych swoich osiągnięć?

Projektami IT zajmuję się od kilkunastu lat. Wcześniej zajmowałem się zarządzaniem projektami, programami, a później zarządzaniem działem realizacji projektów na rzecz wielu różnych przedsiębiorstw w Polsce. Dzięki temu udało mi się zrealizować kilka naprawdę znaczących projektów, z których jestem dumny i które były dla mnie ważnym źródłem doświadczeń w obszarze skutecznego zarządzania projektami. Przez ostatnie kilka lat jestem szefem IT w firmie Synthos.

Za najważniejsze osiągnięcie – zarówno moje, jak i całego zespołu IT w Synthos – uważam dobre zaplanowanie, pozyskanie wsparcia zarządu i tym samym finansowania, a następnie skuteczne zrealizowanie pakietu projektów IT w ramach realizacji naszej strategii rozwoju IT na lata 2007-2011. Najpierw kompleksowo przeanalizowaliśmy sytuację początkową IT w całej, nowej, powiększonej grupie Synthos. Następnie metodycznie wypracowaliśmy cele oraz projekty, które pozwolą na realizację tych celów. Dzięki temu realizując projekty, byliśmy w stanie szybko iść do przodu i precyzyjnie załatwiać sprawy, rozwiązywać najważniejsze problemy na styku biznesu i IT w grupie. To bardzo rozwinęło, unowocześniło i usprawniło informatykę w Synthos i otworzyło nam drzwi do kolejnych działań. Realizując wiele kluczowych – nie tylko dla IT, ale przede wszystkim dla biznesu – projektów, zbudowaliśmy mocny zespół współpracowników IT po stronie biznesu. Dzięki temu również teraz możemy skutecznie i precyzyjnie planować dalsze działania i dynamicznie wdrażać kolejne, nowe, usprawniające, nierzadko bardzo innowacyjne rozwiązania.

Jednym z najważniejszych projektów w ramach realizacji pierwszej głównej strategii rozwoju IT i największym naszym osiągnięciem było skuteczne wdrożenie zintegrowanego systemu ERP firmy IFS we wszystkich spółkach grupy.

Jakie korzyści przyniosło Pana firmie wdrożenie systemu klasy ERP?

Główna korzyść, a jednocześnie jeden z najważniejszych celów tego wdrożenia, to integracja informacji zarządczej na poziomie zakładów w Oświęcimiu i czeskich Kralupach. Istotne znaczenie miała optymalizacja zasobów i planowania produkcji oraz nieco później uruchomione planowanie całego procesu, począwszy od planowania sprzedaży, poprzez planowanie zakupu surowców i materiałów, aż do planowania zakupów w całej grupie – przy wykorzystaniu mechanizmów MRP automatyzujących planowanie. W wyniku wdrożenia systemu zintegrowanego nastąpiło usprawnienie komunikacji w grupie. Objęło ono nie tylko aspekt techniczny, dzięki któremu informacje wprowadzane przez szeregowych pracowników w dowolnym miejscu w firmie są natychmiast dostępne dla wszystkich osób upoważnionych do dostępu do systemu zintegrowanego firmy IFS. Usprawnienie dotyczy również aspektu ludzkiego, gdyż kontakty nawiązane przy okazji wspólnych, wielogodzinnych działań projektowych zaowocowały dużo lepszą współpracą ludzi z obydwu połączonych firm do dzisiaj. Dzięki wspólnemu, zintegrowanemu systemowi informatycznemu osiągnęliśmy zdecydowane skrócenie czasu dostępu do informacji.

Jakie są Pana aktualne priorytety jako szefa działu IT?

Grupa Synthos bardzo dynamicznie się rozwija, stając się coraz bardziej nowoczesną, mocno innowacyjną organizacją. Duża dynamika zmian powoduje, że pomimo wypracowanych, sprawdzonych metod uzgadniania planów pomiędzy IT i biznesem w taki sposób, abyśmy ciągle podążali w tym samym kierunku, nadal dużym wyzwaniem jest skuteczne i szybkie dopasowywanie planów i strategii do planów rozwoju biznesu. Z jednej strony musimy śledzić rynek IT, jego trendy, proponowane innowacje i dostępne techniki oraz weryfikować, które z nich mają szanse się sprawdzić, a które są jedynie przelotną, niewspieraną na dłuższą metę przez dostawców modą. Wszystko po to, aby dostarczać poprzez rozwiązania IT rzeczywistą wartość, wspomagać biznes dobrymi rozwiązaniami. Z drugiej strony trzeba je dostarczać wtedy, kiedy są biznesowi potrzebne, szybko reagować na zmieniające się potrzeby. W związku z tym ogromne znaczenie ma utrzymywanie skutecznej wymiany informacji z biznesem, aby możliwie najwcześniej dowiadywać się o potrzebach, ich zmianach, rozumieć te potrzeby, aby proponować optymalne rozwiązania. Ważne jest też szybkie informowanie o zagrożeniach po stronie IT, które mogą mieć wpływ na biznes, tak aby utrzymać współpracę w atmosferze obustronnego zaufania. Ponieważ zmiany są dynamiczne, istotne jest przygotowanie odpowiednio elastycznej infrastruktury IT, aby można ją szybko i optymalnie dostosowywać do bieżących i przyszłych potrzeb biznesu. Działania w tym obszarze są skupione wg tzw. programu optymalizacji infrastruktury Synthos. Zdefiniowaliśmy w ramach niego, jakie cele chcemy osiągnąć. Teraz – wspólnie z dostawcami – szczegółowo analizujemy, jak to można zrobić i które warianty będą optymalne dla nas zarówno dzisiaj, jak i w bardziej lub mniej przewidywalnej przyszłości. Ostatnią priorytetową kwestią dla mnie jako dyrektora IT w grupie – bardzo mocno wpływającą na całą działalność IT – jest utrzymanie dobrego, mocnego zarówno merytorycznie, jak i komunikacyjnie zespołu pracowników IT. Potrzebuję „pomocnych ekspertów”, zmotywowanych fachowców dbających o naszych użytkowników. To wymaga zarówno jasnej i dobrze zakomunikowanej wizji IT, jak i sprawnego przywództwa i zarządzania oraz efektywnej administracji.

Źródło: www.ifsworld.com