Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który został wprowadzony w 2021 roku zgodnie z ustawą. Jego celem jest umożliwienie elektronicznego wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od lipca 2024 roku stanie się on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. System ten obejmie podmioty podlegające opodatkowaniu VAT, zwolnione z VAT oraz podmioty posiadające numer identyfikacji podatkowej (NIP). Wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, takich jak ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących, przyspieszenie realizacji płatności oraz szybsze zwroty podatku VAT.
| REKLAMA |
 |
Przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnego oprogramowania do obsługi e-faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub zdecydować się na zakup bardziej zaawansowanego rozwiązania, które zostanie połączone z firmowym systemem księgowym. Wybór rozwiązania do obsługi faktur ustrukturyzowanych nie jest jednak istotą przygotowań do zmian będących konsekwencją nowych przepisów. Kluczowe jest tu dostosowanie procesów biznesowych firmy do nowych wymogów ustawowych. W artykule przedstawiamy cztery obszary, które pomogą firmie wdrożyć KSeF.
4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF
1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.
Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.
2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).
Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.
3. Zarządzanie uprawnieniami.
KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.
4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.
Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.
Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.
PentaSeF – sposób na KSeF
Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/
4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF
1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.
Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.
2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).
Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.
3. Zarządzanie uprawnieniami.
KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.
4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.
Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.
Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.
PentaSeF – sposób na KSeF
Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wiz… / Czytaj więcej
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji
Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej
