| REKLAMA |
 |
Za dużo szczegółów, za mało selekcji
Badanie Accenture i PSML skupia się na dwóch pierwszych etapach procesu zakupowego: przygotowaniu postępowania oraz wyborze oferty i dostawcy. Analiza pokazała tendencję firm do zbyt szczegółowego opisywania specyfikacji funkcjonalnej i technicznej na etapie przygotowania. Taka praktyka nie tylko nie usprawnia, lecz często komplikuje proces przyczyniając się do wyższych kosztów projektu, mniejszego zainteresowania rynku i ograniczonej konkurencyjności ofert. Przetargi stają się mniej atrakcyjne dla dostawców, którzy niechętnie angażują się w skomplikowane, wysoko spersonalizowane projekty. W rezultacie firmy nie tylko mają trudność w przyciągnięciu odpowiednich partnerów, ale i w rzetelnej ocenie dostępnych opcji.
Kupujący powinni skupić się na kluczowych wymaganiach biznesowych zamiast zatracać się w dopracowywaniu szczegółów technicznych, które często rozmywają cel projektu i niepotrzebnie zwiększają jego koszty. Zbyt często specyfikacje powstają w działach biznesowych i są wielokrotnie poprawiane i uszczegóławiane przed zaangażowaniem działu zakupowego. To skutkuje opisywaniem wymagań wykraczających poza realne potrzeby. Takie podejście nie tylko komplikuje proces, ale również zwiększa ryzyko niepowodzenia projektu – podkreśla Przemysław Wątroba, autor raportu z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu organizacjami zakupowymi w Polsce i za granicą.
Kolejnym istotnym problemem, który uwidoczniło badanie, jest brak strukturalnego podejścia do preselekcji oferentów. Aż 31 proc. badanych firm przyznaje, że nie stosuje usystematyzowanych metod doboru oferentów, co może prowadzić do dużych rozbieżności cenowych otrzymanych ofert. Biorąc pod uwagę najczęściej stosowane kryteria oceny oraz przypisywane im wagi, gdzie waga ceny wynosi co najmniej 50 proc. aż u 41 proc. badanych, kupujący napotykają poważne trudności w dostrzeżeniu i analizie różnić pomiędzy ofertami. Spontaniczny dobór dostawców, oparty głównie na wewnętrznej wiedzy zespołu i pobieżnym sprawdzeniu w wyszukiwarkach internetowych, nie tylko zawęża pole wyboru, ale też znacząco zwiększa ryzyko nietrafionej decyzji – a tym samym kosztownych konsekwencji dla całej organizacji.
Hierarchia w zespole przetargowym
Niewątpliwie ważnym elementem procesu zakupowego jest zespół przetargowy i jego skład. Aż 56 proc. respondentów wskazało, że w ich firmach to menedżerowie średniego lub wyższego szczebla z działów biznesowych oraz IT pełnią kluczową rolę w tym procesie. Choć jest to praktyka naturalna – w końcu ma zapewnić zgodność technologiczną i biznesową - może prowadzić do szeregu problemów. W szczególności chodzi o napięcia wewnętrzne w zespole, które mogą wynikać z różnic w hierarchii oraz nieuzasadnionej presji wywieranej przez osoby na wyższych stanowiskach. Takie różnice mogą znacząco wpłynąć na obiektywność podejmowanych decyzji oraz na sprawność samego procesu przetargowego.
Efektywnie działający zespół przetargowy powinien składać się z osób o zróżnicowanych kompetencjach, ale jednocześnie charakteryzować się równowagą w hierarchii. Ponadto, dział zakupów powinien być zaangażowany w proces od samego początku, jeszcze przed opracowaniem specyfikacji i doboru oferentów. Mimo że dział IT i biznesowy mają kluczową rolę w określaniu wymagań dotyczących technologii, to dział zakupów wnosi obiektywizm i perspektywę dotyczącą kosztów, ryzyka i możliwości rynku. Przeprowadzić obiektywną analizę będą mogły osoby posiadające kompetencje zarówno techniczne, jak i zakupowe. Może to oznaczać konieczność powołania specjalistów spoza firmy lub zewnętrznych ekspertów.
Zarządzanie różnicami w hierarchii w zespole przetargowym to kluczowy element minimalizowania pozamerytorycznych wpływów na decyzje. Wczesne włączenie zespołu zakupowego w przygotowanie specyfikacji i wymagań wobec dostawców pozwala uniknąć typowych pułapek, np. przesadnego rozszerzania wymagań lub braku odpowiedniej preselekcji potencjalnych dostawców – podpowiada Karol Mazurek, Dyrektor Zarządzający Accenture w Polsce odpowiedzialny za współpracę z klientami z sektora finansowego. – Jednocześnie dominacja zespołu zakupowego nad przedstawicielami działów biznesowych i IT może prowadzić do wyboru rozwiązań nieadekwatnych do potrzeb organizacji oraz pominięcia kluczowych celów biznesowych – dodaje.
Harmonogramy i komunikacja
Planowanie i właściwe opracowanie harmonogramów to kluczowe elementy sukcesu realizowanego wdrożenia technologicznego. Zarówno kupujący, jak i sprzedający deklarują, że harmonogramy postępowań są nieodłączną częścią procesu. Większość firm kupujących (69 proc.) komunikuje opracowane harmonogramy oferentom na początku postępowania, z czego 42 proc. przyznaje, że nie dotrzymuje terminów zawartych w początkowym kalendarzu postępowania. Z perspektywy sprzedających początkowe terminy nie są dotrzymywane w 86 proc. postępowań, ale większość sprzedawców (57 proc.) deklaruje, że są one aktualizowane na bieżąco. Aż dwa razy więcej kupujących (27 proc.) niż sprzedających (14 proc.) potwierdza, że harmonogramy postępowań są dotrzymywane. Niemniej jednak, nawet bardziej optymistyczna ocena kupujących oznacza, że mniej niż 1/3 tworzonych harmonogramów pozwala realistycznie i efektywnie zaplanować proces. Warto jednak zauważyć, że 61 proc. firm kupujących spełnia swoje zobowiązania czasowe, utrzymując deklarowane ramy czasowe (27 proc.) lub regularnie aktualizując harmonogramy i informując o tym oferentów (34 proc.). Różnice w postrzeganiu terminowości mogą świadczyć o braku odpowiedniej komunikacji między stronami. Według badania, aż 27 proc. kupujących opracowuje harmonogram tylko dla użytku wewnętrznego. Komunikacja i skuteczne zarządzanie czasem są jednak niezbędne, aby proces wyboru partnerów technologicznych przebiegał zgodnie z założeniami, a wdrożenie było zrealizowane sprawnie i efektywnie.
Brak analizy dokonanych wyborów
Poważną przeszkodą w doskonaleniu procesu zakupowego, którą ujawnia raport, jest brak analizy jakości dokonanych wyborów. Wyniki pokazują, że aż 46 proc. firm, ani po stronie działu zakupów, ani po stronie biznesu, nie uwzględnia takiej analizy w procesie ewaluacji swoich praktyk zakupowych. To zaniedbanie niesie za sobą poważne konsekwencje w długoterminowej perspektywie. Brak takiej analizy oznacza, że organizacje nie wyciągają wniosków z poprzednich doświadczeń, co może prowadzić do powielania tych samych błędów w kolejnych postępowaniach zakupowych.
Uważam, że nie w pełni wykorzystujemy potencjał analizy przeprowadzonych postępowań przetargowych. Może to wynikać z faktu, że w części organizacji zespół zakupów formalnie i realnie kończy swoje zaangażowanie w projekt po wyborze dostawcy i podpisaniu kontraktu. W rezultacie brakuje informacji zwrotnej dotyczącej efektywności procesu przetargowego w odniesieniu do wcześniej ustalonych celów. Systematyczna analiza postępowań z perspektywy osiągniętych wyników stanowi skuteczne narzędzie podnoszenia efektywności przyszłych procesów zakupowych, pod warunkiem że dział zakupów dysponuje zasobami do przeprowadzenia takiej analizy – komentuje Mariusz Geraltowski, Prezes PSML.
Analiza jakości dokonanego wyboru dostawcy powinna obejmować ocenę zgodności z oczekiwaniami biznesowymi, uwzględniając czas, koszty, jakość realizacji i efektywność dostarczonego rozwiązania. Istotnym elementem jest także zbieranie opinii użytkowników końcowych, by ocenić, jak dobrze system spełnia ich potrzeby i jak efektywnie działa w codziennej pracy. Dodatkowo, warto przeanalizować jakość współpracy z dostawcą, szczególnie w kontekście negocjacji i rozwiązywania problemów w trakcie realizacji. Integracja wyników powyższych analiz z kryteriami oceny dostawcy podczas wyboru pozwoli poprawić jakość procesu oraz zmniejszyć ryzyko nietrafionego wyboru.
Raport wskazuje na konieczność przeorganizowania procesów zakupowych w firmach, w szczególności poprzez:
- skoncentrowanie się na kluczowych wymaganiach biznesowych przy opracowywaniu specyfikacji technologii,
- wdrożenie bardziej ustrukturyzowanego podejścia do preselekcji oferentów, które pozwoli na świadome zarządzanie wyborem dostawcy,
- zwiększenie wpływu działów zakupów na specyfikację i wymagania wobec dostawcy, aby zmniejszyć ryzyko nieoptymalnych decyzji,
- zwiększenie analizy jakości wyborów po zakończeniu procesów zakupowych, by wyciągać wnioski i doskonalić przyszłe postępowania.
Opracowany dokument pokazuje, jak ważne jest, by firmy nie pomijały żadnego etapu procesu zakupowego, a decyzje były podejmowane na podstawie dokładnej analizy i dobrych praktyk. Świadome kształtowanie i podejście do procesu wyboru partnerów technologicznych mogą znacząco zminimalizować ryzyko nieudanych wdrożeń.
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wiz… / Czytaj więcej
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji
Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej
