GLC Accounting obsługuje księgowo ponad 1000 firm, a dokumenty trafiają do biura różnymi kanałami: mailem, papierowo i przez zewnętrzne systemy. Taki model szybko zamienia się w chaos, braki w kompletności i spowolnienie księgowania. Firma postawiła więc na podejście procesowe oparte o ERP: jeden cyfrowy punkt wejścia, jasne statusy oraz workflow, które porządkuje akceptacje, opis i przekazanie dokumentów do księgowości.
| REKLAMA |
 |
Najpewniejszy sposób, żeby zapanować nad dokumentacją ponad 1000 firm, to wymusić jeden cyfrowy kanał dostarczania dokumentów i oprzeć obsługę o zautomatyzowany workflow zintegrowany z ERP — dokładnie tak, jak zrobiło GLC Accounting, budując rozwiązanie na Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego (PKBR) enova365.
W biurach rachunkowych „problem dokumentów” rzadko jest problemem samych plików PDF. To problem architektury procesu: wielu kanałów wejścia (mail, papier, dyski, zewnętrzne systemy), braku kontroli kompletności i ciągłego przełączania kontekstu po stronie księgowych. W skali 1000+ podmiotów taki model nie tylko spowalnia, ale staje się realną barierą wzrostu.
PKBR enova365 wnosi tu kluczowy element: portal samoobsługowy dla klienta, który może być „cienką warstwą” nad ERP (bez zmuszania klientów do uczenia się pełnego systemu), a jednocześnie pozwala spiąć dokumenty, akceptacje i komunikację w jeden, mierzalny przepływ.
Punkt wyjścia: wielokanałowy chaos i brak kompletności
GLC Accounting obsługuje księgowo i kadrowo-płacowo ponad 1000 firm. Do momentu przebudowy procesu dokumenty wpływały równolegle: papierowo, e-mailem, przez zewnętrzne systemy, a czasem nawet przez dostęp do odrębnych baz danych klientów.
W praktyce oznaczało to dwa typy strat:
- czas (przeklejanie danych, szukanie załączników, doprecyzowania),
- jakość (braki w dokumentach, pominięcia po stronie klienta, niejednoznaczne statusy).
Z perspektywy IT i operacji najważniejsze jest to, że przy takim wejściu „multi-source” nie da się sensownie zbudować KPI (SLA na kompletność, lead time księgowania, odsetek odrzuceń), bo źródła i stany są rozproszone. PKBR enova365 stał się dla GLC Accounting sposobem na „zebranie wejścia” do jednego interfejsu i jednego modelu statusów.
Cele wdrożenia: standaryzacja + self-service klienta (bez bólu po stronie użytkowników)
Zespół GLC Accounting zdefiniował cele, które w języku procesowym brzmią jak klasyczna transformacja „front-door” dla dokumentów:
- ujednolicenie wymiany danych z klientami,
- podniesienie jakości obsługi,
- zapewnienie klientom dostępu do własnej dokumentacji także wtedy, gdy pracują na innych ERP,
- umożliwienie klientom aktywnego udziału w obiegu dokumentów.
Efekt nie był kosmetyczny — to była zmiana modelu współpracy. PKBR enova365 nie został użyty jako „ładniejsza skrzynka odbiorcza”, tylko jako warstwa sterująca procesem i odpowiedzialnością po stronie klienta:
| Cel | Jak zrealizowano po wdrożeniu |
|---|---|
| Jeden kanał przekazywania | 100% dokumentów przekazywanych elektronicznie |
| Dostęp klienta do dokumentów | Pełny zdalny dostęp z poziomu PKBR enova365 |
| Różny poziom udziału klienta | 3 ścieżki obiegu dopasowane do dojrzałości procesowej |
| Gotowość na KSeF | Automatyzacja pobierania faktur z KSeF + operacje masowe |
Dlaczego portal klienta wygrał z „dorzuceniem kolejnego ERP”
W trakcie projektowania rozwiązania pojawiły się dwie bariery typowe dla wdrożeń B2B:
- część klientów nie chciała poznawać nowego systemu ERP,
- część nie była gotowa ponosić dodatkowych kosztów tylko po to, by mieć większą kontrolę nad obiegiem.
Z perspektywy architektury wdrożenia wybór PKBR enova365 był pragmatyczny: portal daje klientom wartość (wgląd, status, archiwum, zadania), a jednocześnie nie wymaga od nich pracy w pełnym ERP.
Porównanie podejść: co realnie skaluje się do 1000+ firm?
- Wspólna skrzynka mailowa / załączniki w mailu
- niski próg wejścia
− brak walidacji, brak statusów, duża podatność na braki i opóźnienia
- niski próg wejścia
- Foldery sieciowe / SFTP / repozytoria plików
- centralizacja plików
− nadal brak „procesu”: akceptacji, blokad, wymagalnych metadanych
- centralizacja plików
- Osobny DMS bez integracji z księgowością
- lepsza kontrola dokumentów
− ryzyko „podwójnej prawdy”: dokument żyje w DMS, a księgowanie w ERP
- lepsza kontrola dokumentów
- PKBR enova365 + workflow + DMS w jednym ekosystemie
- spójne statusy, zadania, metadane i integracja z modułem księgowym
− wymaga dobrego zaprojektowania wariantów procesu (co GLC zrobiło poprzez 3 ścieżki)
- spójne statusy, zadania, metadane i integracja z modułem księgowym
Jak wyglądał docelowy workflow: 3 ścieżki i 3 typy zadań
Wdrożenie w GLC Accounting nie ograniczyło się do „wrzuć PDF → księgowa zaksięguje”. Zespół wdrożeniowy zaprojektował trzy ścieżki obiegu (narastająco bardziej wymagające):
- Podstawowa – minimum danych + załącznik, szybkie przejęcie przez księgowość.
- Zaawansowana – dodatkowe pola (np. oddział, kontrahent), zwiększenie jakości opisu.
- Zaawansowana z MPK – klient przygotowuje dokument niemal do zaksięgowania; księgowość głównie weryfikuje.
To podejście jest dojrzałe procesowo: nie blokuje mniej zaawansowanych klientów, a jednocześnie pozwala tym bardziej dojrzałym realnie odciążyć księgowość. PKBR enova365 działa tu jak kontrolowana bramka jakości — im wyższy wariant, tym mniej pracy po stronie biura.
Równolegle zdefiniowano trzy typy zadań w obiegu:
- Sekretariat – wprowadzenie dokumentu, opis, załączniki, przekazanie do zatwierdzenia.
- Sekretariat – akceptacja – kontrola, cofnięcie / odrzucenie / przekazanie do księgowości.
- Akceptacja płatności (opcjonalnie) – kontrola przelewów, z blokadą generowania płatności do czasu akceptacji.
Istotny element techniczny: ponieważ PKBR nie dawał pełnego zakresu funkcji zarządczych, zaprojektowano dedykowany mechanizm workflow zintegrowany z księgowością enova365 oraz samym PKBR. Dodatkowo wdrożono DMS enova365 do obsługi dokumentów nieksięgowych (umowy, certyfikaty, dokumenty wewnętrzne), rozszerzając przestrzeń zarządzania dokumentacją.
KSeF jako wymóg architektoniczny, nie „dodatek”
Dla biura obsługującego 1000+ firm kluczowe jest, żeby workflow potrafił automatycznie pobierać faktury z KSeF i włączać je w standardowy obieg. W GLC Accounting dokumenty pobrane z KSeF są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i kierowane na pierwszy etap obiegu w PKBR enova365.
A co z dokumentami poza KSeF?
Ponieważ część dokumentów pozostaje poza KSeF, zastosowano OCR konfigurowalny per baza/klient. Operator może skierować skan do odczytu, zweryfikować wynik i otrzymać dokument z uzupełnionymi polami — często do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK. W połączeniu z PKBR enova365 oznacza to, że nawet „papierowe resztki” nie rozbijają standaryzacji kanału.
Mechanika skali: masowe operacje, harmonogram i „produktowanie” konfiguracji
W rozwiązaniu uwzględniono trzy sposoby wprowadzania dokumentów:
- ręczne wgrywanie,
- integrację z KSeF,
- masowe wgrywanie paczek dokumentów.
Do tego doszły elementy stricte infrastrukturalne: dedykowane zasoby sieciowe dostępne z przeglądarki oraz Harmonogram zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR, automatycznie dołączając plik startowy jako załącznik.
Najciekawszy element skalowania pojawił się na końcu: kluczowe elementy konfiguracji spakowano w autorski dodatek w formie biblioteki .dll, która automatycznie konfiguruje podstawy rozwiązania i udostępnia interfejs do dalszej konfiguracji. Efekt: szybsze uruchamianie nowych baz, mniej ręcznej pracy i mniejsze ryzyko błędów wdrożeniowych.
Efekty: mniej niepewności, więcej przewidywalności procesu
Wyniki, które robią różnicę operacyjnie:
- 100% dokumentów przekazywanych elektronicznie,
- klienci mają zdalny dostęp do archiwum i statusów z poziomu PKBR enova365,
- księgowi pracują na komplecie dokumentów zatwierdzonych przez klienta i wzbogaconych o opis merytoryczny,
- łatwiejsze uruchamianie baz dla nowych klientów dzięki podejściu „konfiguracja jako artefakt” (.dll).
W praktyce oznacza to szybsze księgowanie, wyższą jakość ewidencji i lepszą współpracę na styku klient–księgowość. A przede wszystkim: możliwość skalowania liczby obsługiwanych firm bez proporcjonalnego dokładania pracy manualnej.
FAQ - najczęściej zadawane pytanie dotyczące enova365
Czy PKBR enova365 sprawdzi się, jeśli klienci używają różnych systemów ERP?
Tak - PKBR enova365 działa jako lekki portal do przekazywania dokumentów, statusów i zadań, bez konieczności przenoszenia klientów na jeden ERP, co w praktyce ułatwia standaryzację procesu i zmniejsza tarcie wdrożeniowe.
Po co aż 3 ścieżki obiegu dokumentów?
Bo klienci mają różną dojrzałość procesową i różny poziom gotowości do współpracy; trzy warianty w PKBR enova365 pozwalają stopniować wymagania, a jednocześnie systematycznie podnosić jakość danych trafiających do księgowości.
Jak sensownie połączyć KSeF z obiegiem dokumentów?
Najlepiej potraktować KSeF jako jedno ze źródeł zasilania workflow: dokumenty powinny wpadać automatycznie na pierwszy etap obiegu w PKBR enova365, z przypisanym statusem i wstępnym opisem, aby nie tworzyć „drugiego kanału” obok standardowego procesu.
Czy OCR ma sens, skoro rośnie udział dokumentów z KSeF?
Tak, bo część dokumentów pozostaje poza KSeF, a dodatkowo organizacje obsługują też umowy i dokumenty wewnętrzne; OCR spięty z workflow w PKBR enova365 utrzymuje jeden standard obsługi zamiast wracać do wyjątków i komunikacji mailowej.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Kwantowy przełom w cyberochronie - nadchodząca dekada przepisze zasady szyfrowania na nowo
Przez długi czas cyfrowe bezpieczeństwo opierało się na prostym założeniu: współczesne komputery potrzebowałyby ogromnych zasobów i wielu lat, aby złamać silne algorytmy szyfrowania. Rozwój technologii kwantowej zaczyna jednak tę regułę podważać, a eksperci przewidują, że w perspektywie 5–10 lat może nadejść „dzień zero”. Jest to moment, w którym zaawansowana maszyna kwantowa będzie w stanie przełamać większość aktualnie stosowanych zabezpieczeń kryptograficznych w czasie liczonym nie w latach, lecz w godzinach.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
F5 rozszerza portfolio bezpieczeństwa o narzędzia do ochrony systemów AI w środowiskach enterprise
F5 ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych rozwiązań - F5 AI Guardrails oraz F5 AI Red Team - które mają odpowiedzieć na jedno z kluczowych wyzwań współczesnych organizacji: bezpieczne wdrażanie i eksploatację systemów sztucznej inteligencji na dużą skalę. Nowa oferta łączy ochronę działania modeli AI w czasie rzeczywistym z ofensy
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy eksperymentów do codziennych procesów biznesowych. Nowe rozwiązania w ramach AI Data Cloud integrują modele AI bezpośrednio z danymi, narzędziami deweloperskimi i warstwą semantyczną. Partnerstwo z OpenAI, agent Cortex Code, Semantic View Autopilot oraz rozwój Snowflake Postgres pokazują, jak budować skalowalne, bezpieczne i mierzalne wdrożenia AI w skali całej organizacji.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Migracja z SAP ECC na S4 HANA: Ryzyka, korzyści i alternatywne rozwiązania
W ostatnich latach wiele firm, które korzystają z systemu SAP ECC (Enterprise Central Component), stoi przed decyzją o przejściu na nowszą wersję — SAP S4 HANA. W obliczu końca wsparcia dla ECC w 2030 roku, temat ten staje się coraz bardziej aktualny. Przemiany technologiczne oraz rosnące oczekiwania związane z integracją nowych funkcji, jak sztuczna inteligencja (AI), skłaniają do refleksji nad tym, czy warto podjąć tak dużą zmianę w architekturze systemu. Przyjrzyjmy się głównym powodom, dla których firmy rozważają migrację do S4 HANA, ale także argumentom, które mogą przemawiać za pozostaniem przy dotychczasowym systemie ECC, przynajmniej na krótki okres.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Ponad połowa cyberataków zaczyna się od błędu człowieka
Ponad 2/3 firm w Polsce odnotowała w zeszłym roku co najmniej 1 incydent naruszenia bezpieczeństwa . Według danych Unit 42, zespołu analitycznego Palo Alto Networks, aż 60% ataków rozpoczyna się od działań wymierzonych w pracowników – najczęściej pod postacią phishingu i innych form inżynierii społecznej . To pokazuje, że w systemie ochrony organizacji pracownicy są kluczowym ogniwem – i że firmy muszą nie tylko edukować, ale też konsekwentnie egzekwować zasady cyberhigieny. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, w październiku, gdy obchodzimy Europejski Miesiąc Cyberbezpieczeństwa.
MES - holistyczne zarządzanie produkcją
Nowoczesna produkcja wymaga precyzji, szybkości i pełnej kontroli nad przebiegiem procesów. Rosnąca złożoność zleceń oraz presja kosztowa sprawiają, że ręczne raportowanie i intuicyjne zarządzanie coraz częściej okazują się niewystarczające. Firmy szukają rozwiązań, które umożliwiają im widzenie produkcji „na żywo”, a nie z opóźnieniem kilku godzin czy dni. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają narzędzia, które porządkują informacje i pozwalają reagować natychmiast, zamiast po fakcie.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wiz… / Czytaj więcej
Snowflake + OpenAI: AI bliżej biznesu
Snowflake przyspiesza wykorzystanie danych i sztucznej inteligencji w firmach, przenosząc AI z fazy… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji
Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej
